En fin d’année, les entreprises organisent souvent un pot ou une soirée. L’organisation d’un tel évènement ne doit aucunement faire l’objet de négligence, l’entreprise restant soumise à une obligation générale de sécurité. Le chef d’entreprise doit prendre les mesures nécessaires pour éviter que cette Soirées d’entreprises ne tourne au cauchemar.
Quand la réaliser ?
Pour garantir le succès de la fête, séparez-la de l’activité de l’entreprise. Dans la mesure du possible, organisez-la en dehors des heures de travail que ce soit à la fin de la journée ou après le travail, voire pendant le week-end. Dans l’idéal, elle doit se distinguer, au maximum, d’un temps de travail car il s’agit d’un temps pour que vos collaborateurs se rencontrent dans un autre contexte que celui de l’entreprise. Elle doit donc dans l’idéal se passer dans des horaires/jours où ils ne travaillent pas normalement.
Le lieu de la fête d’entreprise
Vous pouvez aussi bien la faire dans le local de bureau en l’aménageant de sorte qu’il puisse accueillir la fête que dans une salle de fêtes afin d’en faciliter l’organisation. Dans tous les cas, la sécurité du local constitue un élément à ne pas négliger. Elle concerne surtout la sécurité incendie et l’évacuation. Même en dehors des heures de travail, l’entreprise demeure le premier responsable en cas de préjudice. Les dispositions du Code du travail continuent à s’appliquer.
Avant de commencer quoi que ce soit, l’entreprise doit vérifier si les dispositifs de sécurité de son local sont adaptés aux circonstances. En cas de besoin, elle ne doit pas hésiter à renforcer la sécurité de son local pour garantir sa sécurité et celle de ses employés.
La consommation d’alcool
La gestion de la consommation d’alcool est nécessaire notamment si la fête se passe dans l’enceinte de l’entreprise. C’est une des raisons pour lesquelles les fêtes se passent moins souvent au sein de l’entreprise. Il vous faut alors respecter les dispositifs prévus par les textes en vigueur et notamment l’Article R4228-20 prévoit qu’aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n’est autorisée sur le lieu de travail. Le non-respect de cette loi entraîne l’application d’une sanction pécuniaire à la hauteur du nombre d’infractions relevées dans le procès-verbal. Avant l’événement, rappelez la politique de l’entreprise en matière d’alcool si vous avez décidé de la réaliser au sein de vos locaux.
La gestion des invitations
Pour une fête réussie, l’entreprise ne doit pas obliger ses employés à assister à la fête. Si celle-ci dispose d’un caractère obligatoire, les invités la considèreront comme en lien avec le travail et ils risquent par ailleurs de vous réclamer des heures de travail. L’obligation reste contreproductive, elle entraîne généralement une mauvaise ambiance qui pourrait contraster avec l’objectif. Essayez de les inciter à y participer pour optimiser l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise. Pour éviter les malentendus, assurez-vous que tous les membres du personnel aient connaissance de la fête et sachent que leur présence n’est pas obligatoire.
Le recours au service d’un professionnel
Si l’entreprise fait appel à un organisateur événementiel pour préparer la fête, elle doit tenir compte de plusieurs éléments, notamment de la nécessité d’établir un plan de prévention. Pour éviter les soucis, signez un document fixant les règles relatives à la sécurité des locaux et celles des employés. L’entreprise demeure responsable de tout ce qui se passe dans ses locaux et dans tous les événements qu’elle organise.
Dans le cas inverse, un professionnel vous aidera à faire en sorte qu’il y ait le moins de couacs possible. Si vous décidez de la réaliser vous-même (à l’aide de quelques prestataires souvent), n’oubliez pas d’avoir une liste qui vous permettra de ne rien oublier afin que la fête se déroule au mieux.
Petit détail mais pas des moindres, n’oubliez pas qu’il s’agit d’une fête !