Que ce soit par flemme ou à cause des distractions externes, vous pouvez rapidement perdre du temps tout au long de votre journée. Voici quelques habitudes très simples pour gagner du temps, diminuer votre stress et qui pourront vous apporter un gain en productivité.
Adapter vos horaires de travail au bureau
Changer vos horaires de travail représente une technique qui n’a pas pour seul bénéfice que de vous faire gagner du temps. Certes, vous pouvez les adapter pour augmenter votre productivité mais il s’agit également de les aménager pour éviter les éventuelles distractions : venir plus tôt sur votre lieu de travail permet de bénéficier de davantage de calme et de ne pas être sollicité par vos collaborateurs, des appels téléphoniques ou encore des emails. D’ailleurs personne ne s’attend à une réponse à certains horaires.
Surtout, cette technique réduit votre stress, par exemple, en évitant l’encombrement de la circulation ou des transports bondés ou encore en vous permettant de mieux gérer votre équilibre travail-vie personnelle. A noter que vous pouvez également choisir une nouvelle méthodologie de travail comme celle de travailler à distance qui vous fait gagner du temps et de l’argent. Cependant, changer vos horaires de travail peut également présenter des défis tels que la coordination avec les collègues ou les clients.
Apprendre à vous déconnecter
Pour en finir avec les perturbateurs externes, il peut être utile d’intégrer à votre planification des temps de déconnexion ou de connexion. N’hésitez pas à planifier les moments de la journée où vous vous connectez et ceux où vous vous déconnectez complètement de vos appareils électroniques voire de vos obligations professionnelles. Cela vous permet d’éviter les perturbateurs mais également de réduire votre stress en améliorant votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Pour cela, vous pouvez établir une routine de déconnexion avec des horaires qui peuvent être dédiés à la méditation, la lecture, la promenade ou tout autre chose qui vous aide à vous détendre. Il n’est pas si compliqué que cela de désactiver vos notifications ou de planifier des horaires où vous ne travaillez pas et où vous n’êtes pas connecté comme le soir ou le week-end. Si vous n’arrivez pas à ne pas céder à la tentation, il existe des outils de déconnexion, des applications ou encore des assistances virtuelles. Surtout, essayez d’être déconnecté pendant les tâches primordiales qui vous demandent une forte concentration. Si vous angoissez à l’idée de rater quelque chose d’important, n’hésitez pas à mettre en place une réponse automatique et à donner un numéro en cas d’urgence.
Faites une désintoxication numérique.
En 2017, dans son enquête sur le stress aux États-Unis, l’American psychological association (APA) concluait que les « vérificateurs incessants » (les personnes qui vérifient leurs e-mails, leurs textos et leurs réseaux sociaux constamment) sont davantage stressés que les autres. Plus de 42 % des sondés attribuent leur stress à des discussions d’ordre politique et culturel, qu’ils ont eues sur les réseaux sociaux. Or, ce n’est le cas que pour 33 % des personnes ne vérifiant pas de façon compulsive leurs écrans. Selon l’APA, même s’il paraît impossible d’arrêter tout net sa consommation technologique, le fait de couper ou de limiter périodiquement votre accès numérique peut être grandement bénéfique pour votre santé mentale.
En finir avec le mythe du « bordel organisé »
Il existe une croyance selon laquelle certaines personnes peuvent se concentrer efficacement dans un environnement de travail en apparence désorganisé et chaotique. Cette superstition est souvent utilisée pour justifier un certain niveau de désordre ou de négligence dans l’organisation de l’espace de travail. Cependant, la recherche montre que le désordre peut en fait avoir un impact négatif sur la productivité et la qualité de l’activité. Des études ont montré qu’il entraîne généralement une diminution de la concentration, une augmentation du stress, une réduction de la motivation et une augmentation des erreurs. Les adeptes de ce mythe ont en réalité mis en place des systèmes et des habitudes qui leur permettent de travailler efficacement malgré l’apparence de désordre. Pour éviter toutes les conséquences négatives, il reste conseillé de bien organiser votre bureau que l’on parle de manière virtuelle ou physique. Votre bureau d’ordinateur reste un bureau.
Préparer votre travail du lendemain
N’avez-vous jamais remarqué à quel point il est désagréable le matin de devoir chercher certaines affaires voire de vous demander le programme de la journée ? Car oui, préparer votre travail du lendemain ne sert pas qu’à gagner du temps en vous évitant de chercher les documents nécessaires à vos tâches ou vos affaires, cela réduit également votre stress et l’anxiété liés à l’incertitude et à la charge de travail (ou encore à ne pas trouver ce dont vous avez besoin).
Vous savez exactement ce que vous devez faire le lendemain et vous évitez les oublis. Pour cela, pas de secret : il vous suffit de réaliser une liste des tâches à accomplir ou to do list où vous écrivez une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir le lendemain. Dans l’idéal, classez-les par ordre de priorité et assurez-vous de planifier suffisamment de temps pour chaque tâche voire de créer des périodes de battements pour gérer les imprévus. Vous n’aurez plus à vous inquiéter de ce que vous avez à accomplir et dans quel ordre.
La nuit porte conseil, ou presque
Pour ceux qui ne le savent pas déjà, lorsque nous dormons, notre corps est à l’arrêt ou presque. En revanche notre cerveau, lui, est en pleine activité. Rien ne l’arrête, même pendant notre sommeil ! En effet, il va profiter de ce moment de répit (ou pas) pour trier, analyser et stocker tout un tas d’informations qu’il a reçues dans la journée. Et il n’est pas rare que certaines personnes parviennent à trouver la solution à certains de leurs problèmes pendant le sommeil, et plus précisément pendant leurs phases de sommeil paradoxal.
Intercaler des tâches lorsque vous vous déconcentrez
Il arrive des moments où quoi que l’on fasse, la procrastination peut prendre le dessus. Plutôt que de culpabiliser parce que vous n’arrivez pas à réaliser une tâche, il est peut-être temps de chercher à économiser du temps sur votre perte de temps. Tant que vous êtes dans l’action, vous n’êtes pas en train d’en gaspiller. Alors, si vous n’arrivez pas à trouver le courage d’attaquer votre dossier, vous pouvez exécuter toutes les petites tâches que vous avez habituellement la flemme de faire.
Cela pourrait avoir pour bonne conséquence de vous remettre dans le bain et de voir votre to do list s’amenuiser. Cela pourrait également avoir des effets positifs sur votre moral et votre capacité à vous relancer. Dans le cas où vous travaillez à la maison, vous pouvez intercaler par exemple des tâches ménagères ou des activités qui vous demandent un faible niveau de concentration. Ce n’est pas parce qu’il s’agit de tâches « personnelles » que vous pouvez les supprimer donc autant vous en débarrasser plutôt que d’attendre que la motivation revienne.
Automatiser au maximum
S’il y a bien un endroit où vous pouvez gagner du temps, ce sont bien les tâches qui sont répétitives et qui n’ont d’ailleurs souvent que peu d’intérêt intellectuel. Bien entendu, l’automatisation augmente la productivité et peut aider à accélérer le traitement de tâches qui ne nécessitent pas forcément d’intervention humaine. Vous ou vos employés pouvez alors vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et il faut donc y penser non seulement pour vous mais pour l’ensemble de votre société. Si sa mise en place peut prendre du temps, comme celle de vous intéresser à de nouvelles techniques, vous allez en gagner énormément sur le long terme. L’automatisation permet également de diminuer le stress car elle réduit souvent les possibilités d’erreurs mais également vos coûts.
Prenez le temps de bien transmettre l’information
Vous connaissez le sujet par cœur alors vous allez transmettre l’information sans tenir compte de la capacité de l’autre à intégrer une information nouvelle. C’est vraiment une erreur à ne jamais commettre ! Une information mal comprise car vous n’écoutiez pas votre interlocuteur à 100 %, ou un email juste survolé, et c’est peut-être une erreur que vous allez commettre sur la réalisation d’une tâche. Pour ne pas perdre du temps à refaire un dossier ou à rappeler un client, soyez pleinement attentif à ce que vous faites.
Transmettez vos méthodes qui marchent
Transmettre une méthode, c’est prendre le temps que les autres la fasse sienne. Il peut arriver qu’un collaborateur veuille continuer à appliquer sa manière de faire, alors vous devrez prendre le temps pour le convaincre de l’utilité de votre méthode. Il a fallu beaucoup de patience pour imposer l’ordinateur à celles et ceux qui avaient utilisé la machine à écrire pendant des années. Toutes ces techniques s’avèrent très pratiques pour gagner du temps à la seule condition que vous ne soyez pas le seul à les appliquer ! Si vous êtes très efficace mais que vos collègues n’ont pas intégré les bonnes pratiques pour gagner du temps, il y a fort à parier que vos efforts ne porteront pas les fruits espérés.
D’autres techniques existent pour augmenter votre productivité, comme faire des réunions efficaces ou régulièrement des pauses.
