L’intelligence n’est pas qu’une faculté innée. Elle se travaille, aussi invraisemblable que cela puisse paraître. Voici les 10 astuces qui vous permettront d’être plus rationnel et réfléchi et de sembler ou être plus intelligent. Et quand on est chef d’entreprise, inutile de dire que c’est indispensable !
Apprendre à vous organiser
Souvent problématique, la gestion du temps crée parfois la polémique. Soyez astucieux, organisez-vous pour optimiser votre temps. Classez vos dossiers par catégorie, tout en plaçant les mêmes documents ensemble. Cela peut paraître bête mais l’organisation du bureau peut également optimiser votre temps. En effet, un bureau bien rangé stimule la concentration et le mythe du bazar organisé a été remis en cause depuis longtemps. Plus vous serez organisé, plus vous gagnerez du temps et éviterez de perdre du temps à chercher vos dossiers. Dans l’idéal, vous pouvez même optimiser vos rangements pour vous permettre d’effectuer certaines tâches plus rapidement.
Savoir planifier
Chaque tranche horaire peut être sacrée, à condition de bien savoir s’en servir. Un emploi du temps bien planifié peut contribuer à une bonne gérance de temps et à un gain de temps faramineux. La veille de votre prochaine journée, prenez quelques minutes pour programmer votre emploi du temps du lendemain. Vous éviterez ainsi de perdre du temps ou de vous stresser dès le matin pour déterminer ce qui est le plus urgent. Une fois cette liste établie, il ne vous reste qu’à la suivre. Vous trouverez facilement une photo d’un emploi du temps type sur internet si vous en recherchez.
La difficulté demeure souvent dans l’établissement des priorités ainsi que dans le fait savoir les tâches à attribuer à chaque moment de la journée. Il est clair que si vous comptez faire un déjeuner copieux, vous devriez éviter de mettre une tâche trop intellectuelle à ce moment de la journée. N’oubliez pas de vous laisser des plages de battement pour gérer d’éventuels imprévus.
Identifiez les pertes de temps
Il peut arriver de se faire distraire à un moment de la journée. Ce moment d’égarement conduit souvent à une perte de temps inutile. Si certaines sont bénéfiques afin de vous permettre de vous reposer ou de vous aérer le cerveau, d’autres sont des pures pertes de temps comme le fait de consulter ses emails toutes les minutes. Choisissez un moment opportun d’une à deux heures par jour pour lire vos e-mails, et ce durant vos moments de concentration, que ce soit dans la matinée ou en après-midi. N’hésitez pas à couper votre téléphone pendant les tâches qui demandent de la concentration.
Se fixer de vrais objectifs
Pour ne pas perdre du temps pour rien, il faut vous fixer de vrais objectifs. Soyez réaliste, faites une analyse pointue avant d’effectuer un projet. Planifiez vos tâches une à une. Après avoir commencé une tâche, terminez-la. Allez jusqu’au bout, pour ne pas culpabiliser. Ne laissez rien de côté, il faut employer tous les moyens pour mener une chose à terme.
Vos objectifs doivent être non seulement réalistes mais ambitieux (sans pour autant trop l’être). Vous devez avancer à un rythme cohérent qui vous permet de tenir sur la distance. L’entrepreneuriat est plus un marathon qu’un sprint alors mieux vaut passer du temps à bien déterminer ceux-ci.
Apprendre à dire non
Il peut arriver d’être confronté à de nombreuses tâches à la fois, voire à un surplus de choses à effectuer. Apprenez à refuser une tâche, pour ne pas être débordé ou à ne pas forcément dire oui dès que vous voyez une personne dans la difficulté. Cela va vous permettre de gérer votre temps et vos tâches sans être ralenti en permanence par de nouvelles qui s’accumulent au gré de votre journée. A l’inverse, n’hésitez pas à demander de l’aide à vos collaborateurs, pour éviter d’être submergé ou à orienter le demandeur vers une autre personne qui aura le temps de l’aider à gérer la situation voire à la former.
Rationaliser le temps passé devant l’électronique
Le temps c’est de l’argent. C’est pourquoi il est préférable de bien le gérer. La technologie ne cesse d’évoluer et est censée nous faire gagner du temps. Faites de vos outils de travail des moyens pour gagner du temps et non en perdre. Servez-vous de votre ordinateur avec efficacité et éviter qu’ils ne deviennent une source de temps perdu. Il n’y a qu’à constater le nombre de salariés et dirigeants qui restent scotchés devant un Solitaire pour voir que la technologie peut nous faire perdre énormément de temps. On soulignera notamment les réseaux sociaux, les emails ou encore le téléphone parmi les éléments électroniques qui ont tendance à nous accaparer finalement trop de temps. La technologie doit vous aider à rendre votre journée plus productive, pas l’inverse. Aussi, pensez aux logiciels présents et disponibles sur le web qui peuvent vous faire gagner du temps.
Avoir un agenda
Il ne faut pas minimiser la valeur des outils pour gérer le temps comme : un agenda ou un calendrier. Le plus simple et très utilisé par les entrepreneurs reste la to do list qui vous permet d’organiser vos tâches de la journée voire de la semaine.
De la même manière, avoir un agenda vous permet d’organiser votre emploi du temps et de rapidement identifier vos plages de temps libres et occupées. Il facilite l’administration de ses rendez-vous, sans risque de faire une erreur, ce qui peut engendrer des pertes de temps inutiles. Pensez à le synchroniser. La manipulation peut vous faire perdre quelques minutes mais peut s’avérer très utile notamment si vous avez tendance à prendre vos rendez-vous à l’extérieur.
Bien communiquer avec autrui
Une meilleure communication permet de gagner du temps de façon considérable. En effet, si vous diffusez des consignes à la fois claires et compréhensibles, le travail de vos équipes se fera efficacement. Cela vous évitera aussi des retours ou de devoir expliquer certaines notions ou tâches par la suite. Surtout, bien communiquer vous permet d’éviter le risque d’erreurs qui, elles, sont souvent très chronophages à rattraper et qui peuvent même vous interrompre tout au long de la journée. De la même manière, assurez-vous que vos réunions soient communiquées à tout le monde, un long moment avant.
Gérer ses émotions
Beaucoup d’entrepreneurs ont tendance à mélanger leur vie personnelle à leur vie professionnelle, surtout s’il y a du souci ou des difficultés. Un trop plein d’émotions peut vite devenir source d’une perte de temps considérable car vous pouvez avoir le réflexe de vous renfermer dans votre coquille pour absorber celles-ci. Si vous êtes trop stressé, n’hésitez pas à prendre du recul quelques minutes pour vous demander si ce qui vous met dans cet état est si important que cela à l’échelle de la vie. Ce n’est pas parce que vous allez perdre un client que c’est la fin du monde. Alors, ne vous laissez pas submerger par l’émotion, essayez de vous déstresser avant de commencer votre travail, quitte à prendre du temps pour vous.
S’offrir du repos
Prenez du recul, et pensez à prendre du repos de temps à autre, pour vous ressourcer un peu. Le travail est stressant et un moment de détente peut vous être bénéfique. Profitez-en pour réfléchir un peu, sans oublier de vous reposer, pour enlever la fatigue. Cela peut vous donner l’impression de perdre du temps mais en réalité booste souvent votre productivité future. Si vous êtes trop fatigué, vous risquez fort de vite ralentir la cadence même sans vous en rendre compte. Votre cerveau a besoin de repos et globalement tout votre corps aussi.