Savoir gérer son planning et ne pas se laisser submerger par les missions diverses font partie intégrante de l’art de se manager et de manager ses équipes. Vous ne pouvez pas perdre votre temps à remodeler sans cesse votre planning. Pour cela, il vous faut maîtriser certains fondamentaux auxquels il faut autant que possible éviter de déroger.
Ne pas se trouver d’excuses
Plus facile à dire ou à écrire qu’à faire. Les entrepreneurs ou managers sont avant tout des êtres humains et donc sont soumis aux aléas de la condition humaine : les émotions qui lui sont inhérentes, les relations avec sa famille qui peuvent à tout moment lui imposer des anxiétés, des obligations et les conditions de transport qui entraînent des retards peuvent rapidement le conduire à ne pas respecter le planning établi. Vos collaborateurs subissent les mêmes aléas alors ne vous trouvez pas d’excuses pour oublier d’en tenir compte sur votre planning qui vous servira de guide. A défaut, vous risquez fort d’être confronté à un joyeux désordre !
Faites une to do list
Même si vous avez une très bonne mémoire, la to do list représente un énorme gain de temps tout au long de la journée. Déjà, parce qu’elle vous permet de ne pas vous interroger sans arrêt sur ce que vous avez à faire. Surtout les actions qui doivent être impérativement accomplies et qui peuvent vous causer préjudice en cas d’oubli ne le seront pas.
Résultat : elles n’engendreront pas d’actions supplémentaires comme celles par exemple d’envoyer un mail d’excuses pour expliquer un retard ou ne s’accumuleront pas jusqu’à devenir un boulet mental. Celles-ci génèrent des pertes de temps considérables et rien n’est plus décourageant que d’être dans l’attente pour effectuer la tâche suivante parce que nous avons mal planifié le timing de nos activités. Vous avez alors 100 % de chance de trouver difficile de rechercher la tâche à faire pour combler le temps perdu et encore plus de l’exécuter.
La to do list vous permet aussi de quantifier en temps vos diverses tâches, d’optimiser leur traitement et l’organisation nécessaire à la bonne exécution. Vous pouvez grâce à elle identifier ce que vous devez faire en priorité. Bien entendu, remplissez-la avec bon sens et ne la surchargez pas. A l’impossible nul n’est tenu ! Il s’agit autant d’un mauvais réflexe pour votre motivation que pour votre stress.
N’oubliez rien dans votre planning
Un planning c’est bien mais si vous ne le consultez pas autant ne pas perdre du temps à en faire un. Il ne s’agit pas d’élaguer des tâches sous prétexte qu’elles ne sont pas marquées par le sceau de la productivité ou de la rentabilité mais de toutes les inscrire afin de n’en oublier aucune. Cumulées, elles peuvent vite vous prendre un temps que vous n’avez pas prévu. Ce n’est pas parce qu’une tâche vous paraît évidente et simple à réaliser que vous ne devez pas l’inscrire comme l’envoi d’un mail ou la réponse à une réclamation. Rien n‘est plus subtil que d’oublier une obligation dite secondaire. Si elle n’est pas effectuée, elle risque de devenir le grain de sable qui va faire dérailler votre organisation. Que vous le vouliez ou non d’autres tâches vont s’imposer sur le devant de vos priorités.
Fixez-vous des objectifs et des délais…
Lister reste facile mais mettre en face un timing relève de l’expérience. L’évaluation du temps de travail nécessaire pour effectuer une tâche participe à une bonne organisation. Si la to do list vous sert à organiser votre emploi du temps, elle est également utile pour vous fixer des objectifs et des délais. Une fois le délai fixé, vous aurez conscience du niveau de concentration nécessaire pour finir cette tâche dans le temps imparti et tendance à vouloir le respecter. Cela vous incite à vous mettre rapidement à l’action. Il s’agit d’ailleurs d’une des solutions anti-procrastination et qui sera un atout pour gagner en efficacité, certains utilisant les objectifs comme moyen de dépassement personnel. Dans tous les cas, cela régule votre tentation à vous éparpiller et à repousser la remise de votre rendu.
… Mais ayez des créneaux pour les imprévus :
Vous détestez les imprévus et donc vous ne les planifiez pas. Oui mais comme nous l’écrivions au début de l’article, nous sommes dans le monde des humains et ils font partie de la vie. Avec la crise sanitaire nous avons dû affronter des kyrielles d’imprévus que ce soit sur le plan personnel ou que ce soit sur le plan professionnel. Les plannings réglés au millimètre sont impossibles à tenir alors autant vous prévoir des périodes de battement dans la journée pour rattraper votre retard ou encore traiter des tâches non planifiées ou qui nécessitent plus de temps que vous ne l’aviez pensé.
Savoir dire non et déléguer
Cela revient d’abord à faire confiance aux autres et à savoir leur dire non. Il est louable de vouloir épauler vos collaborateurs mais vous ne devez pas le faire systématiquement surtout si cela perturbe totalement votre planning. Ce n’est pas parce que vous refusez d’aider un collaborateur ou tout simplement que vous lui indiquez que vous le ferez plus tard qu’il ne pourra pas se débrouiller autrement.
Ce type de demandes peut d’ailleurs parfois intervenir simplement parce que votre collaborateur cherche à obtenir votre validation pour tout et n’importe quoi car il manque de confiance en lui. Vous devez certes le rassurer mais il doit aussi gagner en autonomie. Certes, s’il s’agit d’un conseil rapide, rien ne vous empêche de lui octroyer quelques minutes mais vous devez également respecter votre planning. Aussi et même si ce n’est pas toujours facile, vous devez apprendre à déléguer car vous ne ferez jamais le travail de cent voire mille personnes.
Apprenez à mieux vous connaître
Tout le monde a des périodes de la journée où il est plus productif. Pour gagner du temps, il faut donc vous connaître et identifier vos périodes les plus productives. Certaines personnes sont plus productives le matin, tandis que d’autres sont plus productives l’après-midi ou le soir. Vous devez comprendre votre fonctionnement personnel afin de planifier vos tâches en fonction des périodes où vous êtes le plus productif et concentré.
Si vous ne savez pas lesquelles le sont, vous pouvez commencer par vous fixer des horaires réguliers et avoir un journal de votre journée en notant les moments où vous travaillez le mieux et ceux où vous avez du mal à vous concentrer. Prenez en compte vos niveaux d’énergie dont vos coups de pompe (par exemple après le déjeuner) et n’hésitez pas à planifier une courte sieste ou une pause à ce moment-là pour vous ressourcer. Après cette période d’observation, examinez vos notes pour identifier les modèles et demander s’il y a des périodes où vous êtes plus productif que d’autres ? Vient alors la phase d’expérimentation où vous planifierez vos tâches les plus importantes dans vos moments forts.
Organiser votre poste de travail
Vous aimez vivre au milieu de désordre et pour vous cela a un effet rassurant. Oui mais il faut vous imposer des limites. Cela vous évitera de nuire à vos collaborateurs qui se diront sûrement « je ne sais comment il s’y retrouve dans son bazar » et « j’ai encore dû attendre qu’il retrouve le dossier. Il me fait perdre mon temps et lui aussi, il perd du temps ». Une nouvelle discipline du rangement consiste également à organiser son bureau d’ordinateur et à vous interroger sur la pertinence du classement de vos dossiers et sur les noms que vous leur attribuez.
Ne cédez pas à l’inertie
Il ne faut pas confondre la flemme avec le fait de vous reposer. Si vous avez décidé de prendre du temps pour vous ressourcer, il ne s’agit pas d’une perte de temps. Bien au contraire, cela peut se révéler positif pour votre productivité. Vous devez cependant avoir décidé de prendre ce temps pour qu’il vous soit profitable car rien ne sert d’être en pause si vous culpabilisez tout au long de celle-ci. Pour vous battre contre votre flemme, il existe de nombreuses méthodes que nous verront tout au long de ce dossier alors inspirez-vous en !