L’open space tend aujourd’hui à remplacer les bureaux individuels. Il contribuerait pour de nombreuses raisons à améliorer la productivité des collaborateurs. Cependant, cette méthodologie d’agencement est loin de faire l’unanimité. Cet agencement venu des États-Unis est-t-il vraiment plus efficace ? Éléments de réponse.
Un concept pas si nouveau
L’open space moderne tire ses origines des « bureaux paysagers » des années 50 : espace de travail dans lequel des dizaines voire des centaines d’employés de bureau se partageaient la même tâche. Il ne s’agit donc pas d’un concept véritablement nouveau. Ces bureaux, arrivés en Europe au cours des années 80, se sont néanmoins normalisés. L’Europe s’ouvre peu à peu à ce mode d’agencement, les principaux convaincus étant les Anglais qui sont plus de 50% à avoir adopté cette méthodologie. Les Français résistent encore et seuls une minorité des entreprises ont franchi le cap même si on est loin de 17% de l’ancienne étude Actinéo. L’open space connaît un bond significatif ces dernières années.
Quel avenir pour les open spaces ?
Depuis la fin du 20ème siècle, le boom des technologies de l’information suggère aux entreprises de nouveaux modes de fonctionnement. Si à son arrivée, il s’agissait parfois simplement d’une rationalisation des coûts, il faut constater que le développement du mode projet où la composition d’équipe change sans arrêt plutôt que de fonctionner par silos a fortement contribué à son développement. Les équipes se constituent et se séparent désormais au gré des projets, là où autrefois l’organisation était plutôt par métier (commercial, communication, …). Les aménagements révolutionnaires des entreprises high-tech, dans la Silicon Valley principalement, ont contribué au développement de ce mouvement comme un exemple de bonne pratique.
Pour parfaire la pratique, les open spaces se sont doublés d’autant d’espaces de détente et de réunion, de cafétérias en accès libre, de « bulles de travail » où se concentrent des espaces en libre-service destinés à favoriser la précieuse créativité des employés, les échanges et le travail collaboratif propices à l’innovation. La généralisation du télétravail et ses nombreux avantages a favorisé le remplacement des bureaux individuels vers l’open space parfois simplement pour une réduction de coûts ou pour que les salariés subissent moins les temps de transports.
Structures d’accueil pour entrepreneurs
Comme le nombre de sociétés en création ou en développement, les lieux de travail et structures d’accueil alternatifs qui leur sont réservés se multiplient. Incubateurs, couveuses, pépinières ou hôtels d’entreprises permettent de mutualiser les moyens et de favoriser les échanges entre créateurs.
Or dans ce cas, il s’agit souvent de bureaux partagés afin de disposer de locaux bien situés et agréables et de pouvoir organiser des réunions ou recevoir des clients alors que l’utilisation de ces mêmes salles n’est que très ponctuelle. A terme, l’entreprise pourra choisir un mode de fonctionnement autre mais force est de constater que cette méthodologie de travail demeure souvent sur le long terme.
Des inconvénients à prendre en compte
Si on parle souvent des avantages des open space, il ne faut pas oublier qu’ils ont aussi des inconvénients. Parmi ceux-ci, le bruit. Il est clair que sans espace dédié par exemple pour les appels commerciaux, il peut vite devenir une source de distraction pour chacun même si l’on résout ce souci avec des casques isolants ou des salles dédiées aux activités de groupe ou encore aux appels.
Autres souci des open space dont on parle peu, celui de la place des habitudes et automatismes en entreprise. Les bureaux individuels facilitent souvent le fait d’avoir ses marques et de faire certaines tâches notamment les plus désagréables de manière automatique, un peu comme quand vous vous levez le matin et que vous n’avez pas à penser à ce que vous devez réaliser pour le faire. Les open space impliquent parfois que les bureaux ne sont pas dédiés et donc de prendre de nouvelles habitudes chaque matin.