Quand on signe un contrat, notamment ceux qui sont complexes et qui peuvent être déterminants pour la pérennité de l’entreprise, il ne faut pas prendre l’exercice à la légère surtout si vous ne possédez pas un bagage juridique solide. Les conséquences d’un contrat mal formulé ou qui comportent des oublis peuvent être désastreuses notamment en cas de désaccord : retards de paiement, conflit avec le client ou encore délai de négociation à rallonge.
Des erreurs qui peuvent mettre longtemps à apparaître
Il n’existe pas de contrat standard pour toutes les opérations commerciales même si les exemples de devis et factures pleuvent sur internet et que cette partie peut être facile à automatiser. Le danger se trouve souvent dans la recherche sur internet d’un contrat type et de ne pas savoir l’adapter. Or ces contrats sont souvent limités à des grands principes généraux mal adaptés à votre spécificité. Celle-ci dépend largement de votre prestation et de votre secteur d’activité. Un contrat, on l’apprend souvent à nos dépens, doit certes comporter les bonnes clauses mais surtout éviter toutes les ambiguïtés qui pourraient vous plonger dans l’avenir dans les affres juridiques dont votre entreprise ne sortira pas intacte. Souvent, les conflits n’apparaissent que bien plus tard lorsque et avec le mauvais client donc autant vous prémunir de cette difficulté en travaillant bien sur vos contrats.
La détermination des cocontractants
De manière générale, votre contrat doit, de base, comporter certaines mentions relatives aux deux cocontractants (ou plus). Dans le cas d’une société, il s’agira ainsi de la dénomination sociale, l’adresse ou encore le numéro de Siret a minima même si d’autres informations peuvent être utiles comme le numéro de TVA intracommunautaire, le capital social ou encore la qualité de la personne signataire (afin de vous assurer qu’elle est bien habilitée à engager la société pour cet acte). Dans le cas d’une personne physique, il s’agit souvent de son nom, prénom, adresse, lieu et date de naissance.
Le descriptif et autres clauses
Bien évidemment, le descriptif de la prestation doit être particulièrement soigné pour définir les obligations respectives et que celles-ci ne prêtent pas à confusion ou ne soient pas contestables quant à leur réalisation. Les détails restent à ne pas négliger notamment quand on parle de livraison, de moyen ou délai de paiement, ce qui implique de bien actualiser la date de la signature de votre contrat. A noter que ce n’est pas parce que la relation avec votre client se passe bien, en amont ou au moment de la signature, que vous devez occulter ce qui se passera en cas de conflit et notamment connaître la juridiction compétente qui sera chargée de le régler. N’oubliez pas que ce n’est pas parce que vous trouvez la personne sympathique le jour de la signature qu’elle ne deviendra pas de mauvaise foi en cas de difficultés.
Expert et contract Management
Pour éviter les impairs, gagner du temps ou professionnaliser votre démarche, rien ne vous empêche de faire appel à un expert (avocat par exemple) ou utiliser un logiciel de contract management. Ces dernières peuvent vous proposer des modèles fiables mais également vous faire gagner du temps en évitant de nombreuses actions manuelles (en vous proposant des clauses par exemple). Elles vous permettent généralement de sauvegarder et de partager vos documents mais également de suivre les modifications efficacement, ce qui peut représenter un véritable gain de temps car vous n’avez pas forcément à relire votre contrat en totalité à chaque modification. Cela peut également se révéler utile en cas de contestation. Dernièrement, elles proposent même d’effectuer des rappels afin de recouvrer les échéances au besoin et des interfaces vous permettant de gérer l’ensemble de vos contrats.
Limiter au maximum le risque
Il existe plusieurs bonnes pratiques avant de démarrer votre prestation. D’abord, vous pouvez vérifier la solvabilité de votre client car rien ne sert de faire une prestation lourde si votre interlocuteur ne sera pas en mesure de vous payer à la fin. Ceci est particulièrement vrai si votre contrat est majeur et que la prestation engendre pour vous des frais importants pour la réaliser.
Même si cela n’est pas la norme dans tous les secteurs, vous pouvez demander un acompte. Celui-ci permet de vous éviter d’avancer la trésorerie nécessaire à la réalisation de la prestation mais également de sécuriser une partie du paiement pour être sûr que vous soyez payé. Dans la mesure du possible, essayez de ne pas commencer votre prestation avant d’avoir reçu le paiement surtout avec les clients que vous ne connaissez pas.