Face aux nombreuses possibilités de problèmes informatiques et au risque de vol de matériel, les professionnels ont tout intérêt à sécuriser leurs documents professionnels dans un coffre-fort numérique.
Le coffre-fort numérique : qu’est-ce que c’est ?
Depuis quelques années se développe de plus en plus dans les entreprises le réflexe de la conservation numérique des documents. Problème : les ordinateurs professionnels ne sont pas à l’abri de soucis informatiques tels que la perte des données ou la contamination du système par un virus par exemple. Les risques de vol du matériel informatique ou encore de sinistres ne sont pas à négliger non plus. Les conséquences peuvent en être très préjudiciables pour le professionnel. Imaginez le cas d’un docteur perdant l’intégralité de son fichier de patients suite au vol de son ordinateur ou d’un professionnel voyant toutes ses factures partir en fumée lors d’un incendie dans ses locaux… On voit bien ici qu’il est essentiel de trouver des solutions externalisées de sauvegarde des informations et documents.
Quels documents sauvegarder en priorité ?
Dans le cadre d’une entreprise, de très nombreux documents doivent impérativement être conservés et sauvegardés. C’est le cas de tous les papiers liés aux banques et aux assurances ainsi qu’aux documents administratifs tels que les bulletins de salaires, les contrats et factures, les papiers officiels, quittance de loyer… à savoir tout de même : les documents conservés dans le coffre-fort numérique n’ont pas la même valeur juridique que les originaux.
Comment choisir son prestataire ?
Il existe beaucoup de plateformes qui proposent un service de coffre-fort numérique. Parmi ces différents acteurs, le professionnel se doit de choisir une solution sécurisée, auprès d’un prestataire de confiance et reconnu. Quelques critères permettent de différencier les solutions : l’ergonomie, la diversité des formats acceptés, la présence d’un outil de recherche pour retrouver facilement les documents ou encore le mécanisme de dépôts des documents. Le prix de la solution sera bien entendu un critère important de choix.
A qui s’adresser ?
Pour être conseillé sur le type de solution à choisir pour sécuriser ses documents numériques, le professionnel peut s’adresser à son expert-comptable. L’entrepreneur peut également s’entretenir avec son banquier qui le guidera vers des solutions de stockage personnel sécurisées dans le cadre du service de banque à distance, comme le propose le CIC par exemple.
Quels sont ses avantages ?
Opter pour un coffre-fort numérique intégré à une solution de banque à distance apporte de nombreux avantages. Le service est modulable et sans limite de taille de stockage. Il suffit que le client adapte la capacité de stockage à ses besoins qui évoluent. Autre point fort : le professionnel peut classer et réorganiser à l’envie ses documents dans l’espace de stockage. Il peut accéder quand il le souhaite à ses documents, les visualiser ou les imprimer, simplement à partir d’un ordinateur connecté à Internet, où qu’il se trouve dans le monde ! Enfin, les documents sont garantis confidentiels et accessibles uniquement au client qui saisit son code secret d’accès à son espace de banque à distance.