Voyage d'affaires, ce qu'il faut savoir

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     13/01/15    
voyage affaires savoir

En quête de nouveaux marchés, aller participer à un séminaire ou une réunion avec son entreprise filiale… Il existe beaucoup de raisons qui peuvent entraîner un dirigeant d’entreprise à quitter son pays pour un autre, le temps d’un court séjour. Selon ses fonctions, il peut voyager une ou plusieurs fois pendant une année. Pour que ces voyages ne virent pas au cauchemar, il faut faire preuve d’organisation. 

Se préparer

Une préparation pour le voyage est une action essentielle qui vous évitera les ennuis pendant vos séjours. Premièrement, il faut réserver à l’avance votre billet d’avion. Si possible, optez pour l’embarquement prioritaire, cela vous évitera de faire la queue. Les voyageurs les plus actifs gagnent souvent les espaces lounge, si vous en faites partie, n’oubliez pas de vous renseigner à ce sujet. 

Pour l’hébergement, choisissez un hôtel qui se place à proximité de votre lieu de mission, cela vous évitera les longs trajets, qui signifieront plus de dépense et beaucoup de temps perdu. Concernant les options, choisissez les chambres avec une connexion wifi, les hôtels qui possèdent des salles de réunion qui seront ouvertes à toute heure ou encore des enregistrements express. Il existe des hôtels qui sont spécialisés dans la réception des voyageurs d’affaires.

Pendant les voyages d’affaires, il ne faut pas oublier que vous représentez votre société. La tenue est donc un aspect qu’il ne faut pas négliger. Choisissez une tenue sombre et infroissable. Ne pliez pas vos vêtements, enroulez-les plutôt. Lorsque vous arriverez à l’hôtel, la majorité des hôtels possèdent un service de nettoyage à sec. 

Ranger sa valise

Habituellement, vous aurez à emporter un bagage à main et une valise. Dans la valise, vous mettrez toutes vos affaires personnelles. Dans le bagage à main, vous mettrez votre ordinateur et les documents nécessaires au business. Il va sans dire que vous devez emmener des devises. Vous aurez peut-être à avancer vos dépenses et c’est grâce aux factures que vous allez vous faire rembourser, alors, ne les perdez pas. Vous mettrez dans le bagage une pochette dans laquelle vous rangez : votre billet d’avion, les facteurs ainsi que les cartes de visite. Pour être plus prudent, et si elle est assez grande, mettez-y également votre costume, au cas où votre valise se perdrait dans l’avion. Aussi, il ne faut pas oublier tous les accessoires nécessaires pour votre téléphone comme le câble, une batterie de rechange ou un chargeur, pareillement pour votre ordinateur. Pensez également à mettre votre présentation ou vos dossiers indispensables pour la réunion sur un support USB. 

Communiquer aisément dans la diversité culturelle

Avant d’entrer dans un pays, renseignez-vous sur leur culture ainsi que sur leur environnement : les techniques d’expression, verbales ou non ; le code vestimentaire, les tabous. Si vous visitez des entreprises, renseignez-vous également sur l’entreprise. Dans un pays étranger, il faut toujours respecter la ponctualité, surtout si votre voyage se passe en Europe Centrale ou en Scandinavie. Et enfin, pour être plus proche des personnes, ne jugez pas leur culture, ne lancez pas des débats politiques et n’entrez pas dans les discussions trop personnelles. Abstenez-vous également de raconter des blagues, l’humour varie toujours selon l’environnement culturel des personnes.

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