Voiture de fonction, de service ou personnelle : quels coûts pour quelle utilisation ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     31/03/15    
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Choisir le type de véhicules qui constituera la future flotte automobile de son entreprise est un pré-requis. L’utilisation qui en est faite est bien sûr indispensable à prendre en compte pour calculer les coûts induits pour la société. 

Les véhicules de fonction et les véhicules de service sont souvent considérés comme semblables alors qu’ils cachent des réalités d’utilisation, de fiscalité et de droit différentes. 

Différents types de véhicules pour différentes utilisations 

Le véhicule de fonction correspond à un avantage en nature, inscrit dans le contrat de travail d’un salarié. C’est un levier efficace pour recruter. Le salarié dispose de la voiture à la fois pour ses déplacements professionnels et personnels, en semaine, en week-end et durant sa période de congés. Un véhicule de service est une automobile de société utilisée par le salarié seulement pour ses déplacements professionnels. Il ne peut donc pas s’en servir en dehors des heures de travail et le véhicule doit être reconduit à l’entreprise à la fin de la journée, même si certaines entreprises concèdent le droit de l’utiliser pour les trajets domicile-travail. Cette automobile ne constitue pas un droit en nature. Elle n’est donc pas spécifiée dans le contrat de travail du salarié et peut être supprimée sans consultation ni compensation financière. L’annulation dans le contrat de travail d’un véhicule de fonction, elle, est soumise à une revalorisation salariale. En tant que complément de salaire, l’avantage d’un véhicule doit être inscrit dans la fiche de paie. Il est soumis aux charges sociales salariales et à l’impôt sur le revenu du côté du collaborateur. Une voiture personnelle, comme son nom l’indique, appartient au collaborateur. Il peut l’utiliser pour ses besoins professionnels si sa société ne possède pas de flotte automobile. Dans ce cas, l’entreprise doit le rembourser selon un barème kilométrique. 

Les coûts directs et indirects

Le véhicule de fonction est soit acheté soit loué par l’entreprise. L’amortissement de l’achat, qui bénéficie d’une déduction fiscale limitée, représente l’un des premiers coûts directs auquel s’ajoutent les frais de carte grise, d’exploitation, d’assurance, de carburant. D’autres coûts indirects se greffent en supplément. Il s’agit de la taxe sur les véhicules de société (TVS) à payer chaque année et calculée en fonction des émissions de CO2 de l’automobile, de l’impôt société (IS) sur les coûts non déductibles, la taxe professionnelle en fonction de la valeur locative du véhicule. Dans le cas d’un accident de la route où le salarié serait responsable, la plupart des sociétés requiert la prise en charge de la franchise à leur employé. Les frais engagés par la société sont, dans le cas de la voiture de fonction, nombreux. Les véhicules personnels appartiennent aux salariés qui paient déjà une assurance automobile. L’entreprise doit souscrire une assurance spéciale, appelée « assurance mission », intégrée dans le contrat d’assurance de responsabilité civile générale de l’entreprise. Elle couvre les déplacements professionnels. La société octroie à ses employés, qui utilisent leur automobile privée pour des raisons professionnelles, des indemnités kilométriques. Ces remboursements se font selon un barème kilométrique. Décomposé en trois tranches de kilométrages annuels professionnels (jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà de 20 000  km), le barème prend en compte les frais de carburant mais également l’entretien de la voiture, sa dépréciation et sa pneumatique. Il engendre des problématiques de gestion, liées notamment aux certifications à apporter pour justifier du kilométrage. Constituer une flotte automobile peut coûter cher à une entreprise. Accorder une voiture de fonction ou une voiture de service peut s’apparenter à un excès de coquetterie qui n’est pas toujours nécessaire. Dans le cas de commerciaux ou d’indemnités kilométriques importantes au compteur, les sociétés ont cependant plus d’avantages à mettre à disposition un véhicule à leurs salariés. 

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