Tout savoir sur la facturation client

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     06/10/14    
tout savoir facturation client

Une facture reste la preuve incontestable d’une transaction entre deux entités : le vendeur et son client. Quelques règles sont prescrites quant à sa forme, car elle risquerait dans le cas contraire de ne pas être valide et de ne pas vous être réglée. Quand et comment facturer, que mentionner sur une facture, focalisons-nous un peu sur cette formalité.

Quand facturer ?

L’émission d’une facture est obligatoire dans le cas d’une vente à un professionnel. Celui-ci en aura besoin pour tenir sa comptabilité et récupérer sa TVA. Par contre, lors d’une vente à un particulier, l’établissement d’une facture est facultatif. Elle ne sera établie qu’aux conditions suivantes : si le client le demande, si le client peut récupérer sa TVA, si le client achète à distance. L’omission d’une facture en faveur d’un particulier relève d’une amende maximum de 3 000€ et 75 000€, si en faveur d’un professionnel. Il n’est donc pas conseillé de négliger l’établissement des factures.

Comment facturer ?

Lorsque l'on procède à une facturation, que ce soit pour un professionnel ou un particulier, celle-ci doit être faite en deux exemplaires originaux : l’un reviendra au client, tandis que le second sera à conserver par le vendeur, en tant que justificatif de comptabilité, pendant au moins 5 ans. Si l’article ou le service vendu est remis immédiatement, il doit en être de même pour la facture. Sinon, elle sera donnée au client le jour de la livraison ou de la fin des prestations vendues.

Que mentionner sur une facture ?

Il existe des mentions obligatoires à faire figurer sur une facture, sous peine de non validité de celle-ci, d’où paiement ou paiement en retard, ou encore sous peine d’amendes. Voici ce qui doit être mentionné sur votre facture :

- l’identité du vendeur, avec le nom et l’adresse du siège
- la forme de la société (SA, SARL, EURL, etc.)
- le numéro SIRET
- la date de la facture
- le numéro de facture
- l’identité du client, avec son nom et ses coordonnées
- le ou les produits vendu(s) ou les prestations réalisées
- la quantité
- le prix HT, la TVA et le prix TTC
- le mode de règlement
- la réduction s’il y en a
- la date limite de paiement
- les taux de pénalité en cas de retard de paiement

Facture d’acompte et facture définitive

Si le client ne paie qu’un acompte, il faudra lui délivrer préalablement une facture d’acompte, comportant un numéro et avec le montant et la date de l’acompte. Lorsque tout le paiement sera effectué, on donnera de nouveau au client une facture définitive avec la date et le numéro de la facture d’acompte.

Au vu des amendes encourues en cas d’oubli ou d’invalidité des informations sur une facture, établissez-en un exemplaire prédéfini en veillant à n’oublier aucune des mentions légales citées ci-dessous, et transmettez-la à vos employés. Veillez également à vérifier si un logiciel de facturation répond bien à ces normes avant d’en faire l’acquisition.

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