Soyez vigilant sur la géolocalisation pour véhicules d’entreprise

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     19/02/18    
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Dans les articles liés aux accidents et particulièrement ceux qui engendrent des décès, la géolocalisation du véhicule est évoquée pour permettre une expertise exacte. Voitures, camions, utilitaires, et autres… il existe aujourd’hui tout un panel de solutions de géolocalisation pour véhicules, qui se développent à vitesse grand V auprès des entreprises quelle que soit la nature de leur activité. Quels intérêts à se doter d’un système de géolocalisation pour sa flotte automobile ? Quelles sont les précautions à prendre en compte ?

Qu’est-ce que la géolocalisation ?

Pour bien comprendre le concept, la géolocalisation est un système qui permet de suivre en temps réel la position de tout type de véhicules (voiture, camion, engin de chantiers, machine agricole…) grâce à un dispositif de traçage utilisant la technologie GPS (par satellite) ou GPRS/GSM (par antenne relai).

Pourquoi géolocaliser ses véhicules ?

Depuis quelques années maintenant, les solutions de géolocalisation professionnelle sont en plein essor auprès des entreprises. De moins en moins chers, ces systèmes présentent de nombreux avantages en termes de productivité et de sécurité.
Grâce à l’implantation de petits boîtiers sur l’ensemble de sa flotte automobile, l’entreprise sait à tout moment où se situe chaque véhicule, ce qui garantit une meilleure organisation de son activité mais également une meilleure réactivité face aux situations d’urgence ; cette fonction est particulièrement adaptée pour les entreprises de transport, de livraison, ou de dépannage comme les ambulances et les ascensoristes.
La géolocalisation permet de deviser et de facturer au plus juste les prestations, tenant compte pour chacune du nombre exact de kilomètres parcourus, de l’itinéraire emprunté, mais également des éventuels temps de pauses et difficultés de circulation rencontrées. De plus, le système peut être un outil utile au calcul des indemnités de petits déplacements des salariés pour les entreprises soumises à cette obligation, comme celles du paysage par exemple.
Ces différents éléments, auxquels s’ajoute l’analyse plus globale des données statistiques issues du suivi des véhicules, fournies sous forme de tableaux, permettent à l’entreprise de mieux maitriser ses coûts et de les optimiser si nécessaire.
Les systèmes de géolocalisation favorisent la sécurité des salariés, mais également des marchandises ou des personnes dont ils ont la charge, notamment en cas de pannes ou d’accidents ; Cette exigence peut par ailleurs revêtir un caractère obligatoire d’un point de vue réglementaire selon la nature de l’activité exercée. Ils sont un moyen de dissuasion contre les vols de véhicules, et de les retrouver le cas échéant.
La gestion de flotte automobile devient un jeu d’enfants.

Quelles sont les indications données par la CNIL ?

Des dispositifs de géolocalisation peuvent être installés dans des véhicules utilisés par des employés pour :

  • Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule. Par exemple : les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie. 
  • Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol (par exemple, avec un dispositif inerte activable à distance à compter du signalement du vol).
  • Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence. Par exemple : identifier l’employé le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident.
  • Suivre  le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen. 
  • Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.

Comment géolocaliser ses véhicules ?

Il existe aujourd’hui de nombreuses entreprises de géolocalisation proposant des solutions diverses et variées, à l'image d'Ocean. Pour vous y retrouver, il convient, avant de vous lancer, d’identifier clairement vos besoins pour choisir le type d’offres qui vous est le mieux adapté, en tenant compte de la taille et la nature de votre flotte automobile, de votre budget, et de la législation en la matière.
Ces systèmes ne peuvent être déployés que dans un cadre précis, pour ne pas nuire aux droits de vos salariés, certains abus ayant été constatés par le passé. Ils ne peuvent pas être utilisés pour contrôler le travail de vos collaborateurs ou pour vous assurer qu’ils respectent bien le code de la route par exemple.

L’information aux salariés, une obligation

Avant d’équiper vos véhicules, vous devrez au préalable avoir informé les représentants du personnel, ainsi que les salariés eux-mêmes, de la mise en place du dispositif (finalités, destinataires des données, droits d’accès, de rectification et d’opposition). La communication sur ce point est particulièrement importante pour que la géolocalisation soit vécue le mieux possible par les équipes, qui la considèrent au premier abord comme un outil de « flicage ». Le dispositif de géolocalisation devra également, dans certains cas, faire l’objet d’une déclaration (déclaration simplifiée de conformité à la norme n°51 ou déclaration normale) auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Un système qui n’a pas fait l’objet d’une déclaration à la CNIL ne peut être opposé aux employés. Si l’organisme qui a mis en place un tel dispositif a désigné un Correspondant Informatique et Libertés (CIL), aucune formalité n’est nécessaire auprès de la CNIL, le CIL devant noter ce dispositif dans son registre.

L’information des employés

Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules mis à la disposition des employés.

Chaque employé doit être par ailleurs informé :

  • de l’identité du responsable de traitement 
  • des finalités poursuivies, 
  • des destinataires des données issues du dispositif de géolocalisation,
  • de son droit d’opposition pour motif légitime,
  • de ses droits d’accès et de rectification. Cette information peut se faire au moyen d’un avenant au contrat de travail ou d’une note de service, par exemple.

Une fois le système en place, l’entreprise devra veiller à bien respecter le délai légal de conservation des données recueillies, qui ne peut excéder une durée de deux mois, sauf dans certains cas particuliers.

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