Qu'est-ce que la signature électronique ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     08/01/19    
signature electronique

Signature électronique, le cadre légal et les dates-clés

La signature électronique connaît une existence légale en Europe depuis 1999. En France, l'usage de la signature électronique est officiel depuis le début des années 2000 (Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 et du décret n° 2001-272 du 30 mars 2001). Dès lors, son utilisation se développe rapidement, entraînant la création d'organismes spécialisés dans la délivrance de certificats numériques (sortes de "cartes d'identité" destinées à authentifier les différents types de signatures électroniques, dès leur émission).

En Europe, les différences de gestion de ces certificats ont conduit à l'élaboration d'un cadre légal commun et à une simplification de l'utilisation de la signature électronique. Destiné à harmoniser les différentes normes de signature électronique coexistantes au sein de l'Union Européenne, le règlement eIDAS est applicable depuis le 1er juillet 2016. En France, c'est l'ANSSI qui est chargée de l'application du règlement. Elle intervient notamment en tant qu'organe de contrôle, dans le cadre de la certification des dispositifs de création de signature électronique, et en tenant à jour la liste des prestataires de services de confiance. Les principes de base de la signature électronique

Contrairement à une signature numérisée (c'est à dire une signature manuscrite classique, réalisée sur un écran tactile), une signature électronique ou signature numérique n'a pas réellement d'apparence visuelle. Il s'agit simplement d'une suite de caractères. Côté technologie, la signature électronique repose sur le cryptage de données numériques d'authentification. Concrètement, le document est protégé par une "double clé" numérique. L'une correspond à une "empreinte" cryptée (hachage) des données relatives au document, permettant de déceler toute modification de l'original numérique entre son émission et sa réception par le signataire. L'autre est une clé commune aux signataires, permettant de vérifier la validité de l'empreinte du document traité à la réception. Ce procédé complexe permet de garantir l'intégrité du document, d'authentifier son signataire et d'assurer sa non-répudiation une fois signé par les différentes parties.

Côté utilisateur en revanche, aucune complexité : le processus de signature est d'une simplicité enfantine.

Pour être valable, une signature électronique doit obligatoirement avoir été réalisée par un dispositif de création de signature, en conformité avec le règlement eIDAS, ou par l'intermédiaire d'un prestataire de services de confiance qualifié.

La signature électronique comporte 3 niveaux de sécurité : signature simple, signature avancée, signature qualifiée.

La signature simple ne présente pas de critère obligatoire (vérification d'identité, consentement, dossier de preuves...). Selon les prestataires, le processus peut être renforcé par une étape de validation de l'identité des signataires et s'accompagner de la création d'un dossier de preuves, constitué de traces informatiques et archivé de manière sécurisée chez un tiers archiveur.

La signature avancée est beaucoup plus sécuritaire car elle implique un système de vérification d'identité du signataire poussé, ainsi que l'usage d'un certificat numérique associé et la constitution d'un dossier de preuves attestant que le document n'a subi aucune modification après signature. Elle doit également être en conformité avec le règlement eIDAS et les normes de signature ETSI.

Plus contraignante à mettre en œuvre, la signature qualifiée répond à des contraintes juridiques parfaitement définies. Elle présente les mêmes critères de sécurité que la signature avancée, mais inclut également une vérification physique de l'identité du signataire en face à face. La signature qualifiée nécessite la remise au signataire d'une clé cryptographique destinée à valider son identité afin de lui permettre de signer les documents. Pour résumer, plus le niveau de sécurité est élevé, plus la signature est fiable et difficilement contestable devant les tribunaux. Bien qu'elles ne présentent pas le même niveau de vérification d'identité, toutes 3 ont une valeur légale bien supérieure à une simple signature numérisée, en cas de litige telle qu'une contestation d'un contrat, par exemple.

Les avantages de la signature numérique

Il y a tout d'abord le gain de temps indéniable (la signature d'un contrat peut s'effectuer en quelques secondes) et le côté pratique d'une solution qui ne nécessite aucun consommable.

Particulièrement sécurisée, la signature électronique est aussi une solution fiable qui assure une protection optimale des données. Le niveau de sécurité est tel que les risques liés à une falsification de documents dans le cadre d'un processus de signature électronique sont anecdotiques, en comparaison avec les risques de modification malveillante de documents papier...

Souvent intégrée à une solution globale de dématérialisation des processus d'une entreprise, la signature électronique offre aussi la possibilité d'un archivage externe sécurisé du document signé.

Des champs d'applications multiples

Particulièrement adaptée au rythme de la vie quotidienne et à notre mode d'existence de plus en plus nomade, la signature électronique trouve des applications concrètes dans de nombreux métiers et domaines d'activités. Elle offre un maximum de souplesse et de réactivité aux entreprises et aux particuliers, en réduisant considérablement les échanges de documents chronophages. Dans le domaine des ressources humaines, elle offre un maximum de flexibilité et facilite la signature des contrats de travail, avenants, mais aussi des entretiens d'évaluation annuels, etc.

Dans l'immobilier, la signature électronique est une véritable opportunité permettant des échanges de documents rapides et sécurisés. Mandats, états des lieux, contrats de bail ou PV d'assemblées générales : la signature électronique est une aubaine pour les professionnels de l'immobilier qui souhaitent gagner en temps et en efficacité ! Plus de fluidité pour une meilleure expérience utilisateur, c'est ce qu'offre la signature électronique aux services des banques et des assurances, en ligne ou au guichet grâce à la signature sur tablette de contrats, mandats SEPA... L'idéal pour booster le nombre de contrats finalisés en un minimum de temps !

Dans le commerce, c'est toute la chaîne de vente qui peut être impactée de manière positive : acceptation des devis, des CGV, signature des contrats et des bons de commande... Facile à mettre en place, la solution de signature électronique a un coût modéré. Elle simplifie la gestion quotidienne et offre un retour sur investissement très rapide. En interne, au sein d'une entreprise, aussi bien qu'en déplacement ou même en vacances, la signature électronique donne la possibilité de signer des documents importants en toute sécurité, partout et à toute heure.

Locarchives, votre partenaire de qualité

La sécurité, la confidentialité et la conformité sont au cœur des préoccupations de Locarchives depuis sa création. En tant que tiers de confiance, nous sommes spécialistes de la gestion documentaire depuis 40 ans, nous sommes en mesure de vous accompagner dans la transformation numérique de votre entreprise. Aujourd'hui, Locarchives vous propose de couvrir la gestion de l'ensemble de vos documents numériques et physiques, de la manière la plus sécurisée qui soit.

Donnez une note à cet article