Tout savoir sur le remboursement des indemnités kilométriques

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     17/05/16    
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Opter pour un véhicule de société ne constitue pas forcément une bonne solution pour un dirigeant. Si un salarié effectue des déplacements professionnels avec son véhicule personnel, vous pouvez choisir le remboursement de ses indemnités kilométriques. Focus. 

Qui est concerné et dans quelles conditions ?

Toute personne exerçant une activité professionnelle au sein de l’entreprise peut être soumise au remboursement des indemnités kilométriques. Il peut donc s’agir du salarié comme du dirigeant. Il existe deux types de situations pour lesquelles l’employeur est tenu de rembourser les indemnités kilométriques à l’employé. S’il s’agit de frais professionnels (c’est-à-dire de frais engagés pour les besoins de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise), et que ces derniers répondent à des critères précis (départ depuis l’adresse du siège de l’entreprise, la personne utilisatrice du véhicule doit en être propriétaire, nécessité de fournir des justificatifs (date et lieu du trajet, objet de la mission, etc.), présentation obligatoire d’une copie de la carte grise), alors l’utilisateur du véhicule est susceptible de percevoir des indemnités kilométriques, établies selon un barème précis (voir ci-dessous). Dans le second cas, s’il s’agit d’un trajet entre le domicile et le travail, le salarié ou le dirigeant utilisant son véhicule personnel peut être indemnisé uniquement si prendre le volant demeure une nécessité absolue, soit parce que son domicile n’est pas desservi par les transports en commun, soit parce que ses horaires lui imposent de prendre son véhicule. 

Avantages et inconvénients.

Parmi les avantages des indemnités kilométriques, notez que le remboursement de ces dernières n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. De même, la somme remboursée est exonérée des charges sociales et demeure déductible des résultats de l’entreprise, sous réserve de justification des frais engagés par le conducteur. Sachez que si vous décidez d’acquérir un ou plusieurs véhicules de société, vous devrez payer chaque année la taxe sur les véhicules de sociétés pour les voitures que vous possédez et que vous utilisez. Ce n’est pas le cas pour les véhicules personnels avec remboursements d’indemnités kilométriques, si les trajets concernés ne dépassent pas 15 000 km par an. Les coûts liés à la gestion et à l’utilisation du véhicule sont supportés par le salarié. Il existe néanmoins quelques inconvénients au remboursement des indemnités kilométriques. En cas de fort kilométrage annuel, cela peut devenir un poste de dépenses conséquentes. elle ne choisissant pas le véhicule, elle ne peut en gérer l’apparence et l’état, ce qui demeure un inconvénient notable dans certaines activités commerciales. Le remboursement des indemnités oblige parfois à puiser dans sa trésorerie personnelle, alors que le financement de la voiture de fonction se fait via la société. l

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