Comment réussir l’organisation de son événement d’entreprise ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     21/10/17    
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Fêtes de fin d’année, anniversaires de l’entreprise, arrivée d’un salarié… Les occasions d’organiser des évènements d’entreprise ne manquent pas et permettent d’apporter cohésion et partage à vos collaborateurs. La réunion de certaines conditions demeure nécessaire à la réussite de ces évènements. Mode d’emploi pour en faire un moment inoubliable.

Une occasion de célébrer son entreprise et ses salariés

Il s’agit d’un moment de détente et de convivialité qui s’offre à vous et vos salariés. On laisse de côté la vie quotidienne pour passer un moment agréable auprès de ses collaborateurs. Un temps d’arrêt dans votre parcours d’entreprise peut être l’occasion de retracer son parcours, mais également de penser à l’avenir. Vous véhiculerez une image positive et chaleureuse, qui s’associera à votre culture d’entreprise. Évitez la routine, la démotivation et le stress à travers ce type d’évènements, en créant une ambiance de partage et de bien-être pour vos salariés et vous-même. Un bon moyen de rebooster vos équipes.

Repartir correctement son budget

Ne soyez pas avare sur le budget si vous souhaitez que votre évènement soit réussi, sans pour autant tomber dans l’excès. Il ne s’agit pas de ruiner votre boite ! Sachez le répartir dans plusieurs domaines afin de ne pas tout miser sur un aspect de votre soirée. Prenez le temps de visiter les lieux et de ne pas vous fier à ce que vous avez entendu. Se rendre sur place et se rendre compte par soi-même, reste la meilleure façon d’en être convaincu et d’imaginer ce que vous pourrez faire. D’autres impondérables restent à prendre en compte comme les services d’un traiteur, le vestiaire, la sécurité etc… Le son, l’éclairage et la taille de la salle représentent également des critères suivant ce que vous comptez organiser. Attention si vous voulez organiser cocktails, petits-déjeuners, dîners ! Certains lieux font appels à leur propre traiteur et vous ne pourrez en déroger. N’hésitez pas une nouvelle fois à tester les propositions de traiteurs et surtout à commander en quantités suffisantes pour satisfaire tout le monde.

Des soirées à thème

Fêter les 10 ans de votre entreprise n’est pas un thème en soi. Sachez en trouver un qui va pimenter vos évènements tel qu’un bal masqué ou une soirée sur le thème des années 80. Autrement, si vos évènements tombent en période de fêtes, pourquoi ne pas les jumeler à Noël, Pâques ou bien Halloween.

Une fois votre thème défini, prévoyez des animations. Mettez en place un karaoké, une piste de danse ou encore une scène ou vos employés pourront dévoiler leurs talents cachés. L’organisation de séances photos avec un professionnel peut être l’occasion de créer des souvenirs inoubliables. N’hésitez pas à interroger vos collaborateurs sur les animations de la soirée qu’ils souhaiteraient voir, un bon moyen de leur faire plaisir.

S’organiser en temps et en heure

L’organisation d’un évènement prend du temps. Plus vous vous y attelez tard, plus vous risquez de ne pas être satisfait du résultat, par manque de temps. Pour éviter ce désagrément, préparez une check-list qui vous permet de vous organiser avant, pendant et après l’évènement. Vous serez sûr de ne rien oublier. Choisissez la bonne date, évitez les week-ends et les vacances scolaires qui représentent des moments de repos et privilégiez les milieux ou fins de semaine. Si vous souhaitez favoriser la cohésion entre vos collaborateurs, pensez à tous les inviter et à ne pas délaisser certains services. Si le budget vous le permet, montrez à vos salariés que leurs proches (conjoints, enfants) demeurent également les bienvenus.

Élaborer son discours

En tant que dirigeant et même si l’ambiance est festive, vous devez prendre le temps d’élaborer un discours pour vos salariés. Vous ne devez certes pas plomber l’ambiance, mais il s’agit d’une bonne occasion de faire le point (rapide) sur votre entreprise et de retracer son parcours. Motivez les troupes en parlant de l’avenir et des perspectives à l’horizon notamment lors des fêtes de fin d’année. « Il ne s'agit pas seulement de regarder d'où nous venons mais de se réinventer pour les prochaines années, de se projeter vers l'avenir», explique Charles-Armand de Belenet, Directeur du marketing international de Martell Mumm Perrier-Jouët. Adressez-leur vos remerciements car, si votre entreprise a pu atteindre ses objectifs, c’est aussi grâce à leur contribution ! Se sentir estimé et valorisé lors de ce type d’évènements symboliques demeure important pour vos salariés.

Prenez en compte les feedbacks

Une fois votre évènement terminé, ne vous arrêtez pas là. À l’aide d’un sondage, demandez des retours à vos collaborateurs : ont-ils apprécié l’ambiance ? Le lieu convenait-il ? Qu’auriez-vous aimé ajouter à cette soirée ? Grâce à leurs avis, vous pourrez optimiser votre prochain événement. Pensez une nouvelle fois à les remercier d’avoir pris de leur temps pour y participer.

Externaliser, c’est possible !

Vous détenez, désormais, les cartes en main pour réussir votre évènement mais, lorsqu’on débute, la tâche peut s’avérer difficile. L’événementiel demeure une activité professionnelle. N’hésitez donc pas à faire appel à des agences spécialisées pour vos évènements surtout si l’organisation n’est pas votre fort ou celle de votre équipe.

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