Des réunions (Enfin) efficaces

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     18/06/19    
reunions enfin efficaces

Votre entreprise est atteinte du syndrome de la réunionite et vous manquez cruellement d’efficacité lorsqu’elles sont organisées. Ne vous inquiétez, vous n’êtes pas les seuls car  selon de nombreuses études montrent que seulement la moitié des participants les considèreraient comme productives.

Les salariés passeraient en moyenne 4,5 heures par semaine soit 3,4 semaines par an, et 6,2 semaines pour les cadres, autant vous dire que la perte de temps est considérable si elles ne sont pas efficaces. Pour réussir à bien organiser votre réunion, pas de secret, une bonne préparation est la condition essentielle ! Hors de question d’en faire l’impasse !

Préparez en amont.

Le B.A. ba d’une réunion consiste à se poser 3 questions : « Quels sont mes objectifs à travers cette réunion ? En quoi cette réunion est vraiment utile et nécessaire ? N’y a-t-il pas d’autres moyens pour atteindre mes objectifs que d’organiser cette réunion ? ». Avant que la réunion commence, n’oubliez pas que vous devez préciser le type de réunion : commerciale, stratégique, gestion de projet, ou réunion de l’ensemble du personnel… Les objectifs doivent également être précisés en amont, dès l’envoi de la convocation. Il reste donc nécessaire d’envoyer un ordre du jour précis et détaillé. Envoyez-leur celui-ci la veille de la réunion afin qu’ils puissent déjà y réfléchir et arriver avec des propositions. Si vous souhaitez juste passer un message à vos salariés, sachez qu’un simple e-mail général ou un document affiché sur le panneau du CE devrait convenir. Les réunions servent avant tout à obtenir les avis des participants. 

Choisissez les personnes à inviter

Il ne s’agit pas d’inviter n’importe qui dans votre réunion. Il faut cibler les participants qui sont directement concernés par le sujet. Certaines personnes non concernées peuvent assister aux échanges pour donner un nouveau point de vue mais il s’agit d’une exception. Pour ceux qui désirent assister à la réunion mais ne sont pas conviées, vous pouvez leur fournir un compte rendu de la discussion. Ils seront ainsi informés des propositions et décisions qui auront émergé au cours de la réunion, sans pour autant influer sur les échanges. Demandez-vous aussi si elle peut être faite à distance. Dans certains cas, une réunion virtuelle ou par conférence téléphonique peut faire gagner énormément de temps et limiter les coûts. Le lieu de la réunion reste également important et le choix d’un lieu externe peut être privilégié notamment s’il s’agit d’une réunion créative. Le changement d’environnement motive davantage et permet une meilleure concentration.

Lancez avec brio la réunion

Le démarrage d’une réunion vous permet de rappeler les règles du jeu. Le lancement des échanges fait partie intégrante de votre préparation et contribue très nettement à la réussite de celle-ci. Pour cela vous devez rappeler les objectifs, l’ordre du jour ainsi que le timing. Votre réunion ne doit pas s’éterniser au risque de devenir contreproductive. N’hésitez pas à rappeler que vous pouvez être amené à interrompre un participant qui monopoliserait la parole ou qui partirait dans des digressions. 

Faites attention à la ponctualité

Vos collaborateurs doivent s’habituer à une exigence de ponctualité lors des réunions. Les retards représentent un fléau pour les réunions et en plombent l’efficacité. Faites votre possible pour bien lancer la réunion. Si les échanges lors des 5 premières minutes sont efficaces, cela donnera le ton pour l’ensemble de la réunion. Enfin, veillez à ne jamais clore une réunion avant qu’une décision n’ait été prise. Si aucune décision n’aboutit, il n’est pas exagéré de dire que la réunion n’aura servi qu’à faire perdre du temps à tous... 

Prenez garde au temps de la réunion 

Il s’agit d’une des grandes difficultés et les réunions ont tendances à s’éterniser plus facilement qu’on ne le croit. Tout d’abord commencez par évaluer le temps nécessaire à la tenue de cette réunion et à rappeler si nécessaire aux participants que ce temps est précieux. Le respect du temps est primordial notamment si vous faites régulièrement des réunions. Si vous dépassez trop le temps imparti, vous risquez une démotivation des participants qui considèreront vos réunions comme une perte de temps. Chaque partie doit être fait dans un timing précis et si vous prenez du temps sur une partie, sachez que vous devrez rattraper les minutes perdues sur une autre. Vous devez montrer que vous êtes vigilants sur temps qui passent. Pour cela, vous pouvez ostensiblement regarder votre montre. Vous pouvez même nommer un « gardien du temps » qui limitera le temps de prise de parole. Il pourra veiller à ce que chaque partie de la réunion soit abordé à l’heure. Gardez en tête que votre réunion doit aboutir sur des décisions et non être une occasion de ne faire que du relationnel. 

Veillez au matériel

Peu importe l’espace choisi, vous devez vous assurer qu’il soit accueillant, pourvu d’eau minérale et de boissons chaudes éventuellement. Vous devez avoir traité l’ensemble des détails techniques en amont pour éviter de perdre du temps avec un projecteur défectueux, l’absence de chaises ou de marqueurs ! Chaque minute perdue est à multiplier par le nombre de collaborateurs présents. 

Gérez les participants

Certains participants ont tendance à monopoliser la parole ou à chercher le conflit lors d’une réunion. S’il n’existe pas de réponse type, votre réunion n’est pas organisée pour faire un monologue ou pour régler ses comptes. Pour cela vous devez être ferme et votre introduction doit bien avoir mis en place les règles du jeu. Rien ne vous empêche de rencontrer en tête à tête une personne qui aurait ce type de comportement avant ou après votre réunion pour lui faire prendre conscience de la contre-productivité d’une telle attitude et de les inviter à les modifier. ». La diplomatie joue un rôle essentiel dans ce cadre. Pensez également à reformuler ce qui doit l’être et à faire un tour de table final pour poser des questions, tout en respectant le délai fixé. 

Faites des retours

Après la réunion, vous pouvez envoyer un compte-rendu synthétique et clair. Il s’agit de montrer les suites à donner et les actions que chacun doit mener pour concrétiser la décision prise lors du rassemblement. Vous montrez ainsi que votre réunion n’a pas été faite pour rien mais poursuivait un objectif précis que vous avez atteint. l

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