Des réunions efficaces !

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     08/01/18    
reunions efficaces

Nous sommes atteints par le syndrome de la réunionite aigüe ! Plus nous montons en hiérarchie, et plus nous pilotons et assistons à des « meetings ». Les cadres dirigeants des grands groupes internationaux passent parfois plus de 72 % de leur temps en réunion. Alors, de grâce ! Ne faites pas subir aux autres ce que vous ne supportez pas… Commencez par vous poser quelques questions : Quel est l’objectif de votre réunion ? Les personnes qui ont été invitées sont-elles réellement et directement concernées par le sujet ? Pourquoi viennent-elles à cette réunion ? Distinguez bien le but de votre réunion : est-ce une réunion d’information ou de préparation à une prise de décision ? Est-ce une réunion de négociation ou une séance de travail ?

Selon le sondage réalisé par Opinionway pour Empreinte humaine réalisé en juin 2017, les réunions sont nombreuses et loin d’être toujours productives.
Les salariés assistent en moyenne à plus de 2 réunions par semaine, pour une durée totale cumulée de 4 heures et demie. " Au total, ce sont donc 3 semaines par an que les salariés passent en réunion et plus du double pour les cadres. A peine la moitié (52%) d’entre elles sont pourtant considérées comme productives " Un jugement sévère, qui tient sans doute au fait que ces réunions n’ont pas toujours un ordre du jour clairement défini (23%) et que les salariés ne sont pas toujours convaincus de la nécessité de leur présence (15%). Pour autant, à peine plus d’un tiers des salariés se sentent autorisés à ne pas participer à une réunion à laquelle ils sont conviés. " 

Un autre point essentiel du désintérêt des réunions 

Seule 1 réunion sur 4 aboutit la plupart du temps à une prise de décision. Près de la moitié des salariés (44%) emportent de fait leur ordinateur ou smartphone en réunion pour des raisons qui ne sont pas toujours en lien avec le contenu des échanges : consulter (57%) ou envoyer des mails (43%), mais également travailler sur leurs dossiers (40%).

A quelle heure commence une réunion efficace ?

A l’heure ! Pendant combien de temps allez-vous encore attendre les retardataires ? Est-ce une preuve de respect d’attendre celui qui est en retard au détriment de celui qui a fait l’effort d’être ponctuel ? à quelle heure arriveront les participants lors de la prochaine réunion ? 

A quelle heure se termine une réunion efficace ?

Quelques minutes avant l’heure ! Cela montrera que tous les points qui devaient être abordés ont été traités.

Comment préparer ?

Vous bien entendu ! Mais vos contributeurs également. Une invitation à une séance de travail, c’est une injonction à se préparer en amont. N’hésitez pas à demander à votre auditoire de répondre par mail à quelques questions envoyées au préalable. Et proposez-leur de venir avec leurs réponses lors de la réunion. Cela évite les échanges sur des banalités. Vous pourrez ainsi rentrer dans le vif du sujet rapidement et efficacement. La préparation écrite en amont permet aux participants de penser en termes de solutions et non plus en termes de problèmes, de réfléchir et de synthétiser leurs idées.
Posez des questions précises pour animer votre réunion ?
Votre auditoire sera beaucoup plus réceptif et concerné si vous les impliquez. Posez-leur des questions et générez des échanges

Slides ou pas slides ?

Vos slides sont là pour appuyer votre discours. Il ne faut pas tout noter sur les slides et les lire. Idéalement, vous devez avoir deux jeux de slides, ceux destinés à être envoyés avec le compte rendu, généralement très complets, et ceux qui vont servir à appuyer votre exposé. On y retrouve : 1 image, 3 chiffres, 1 citation, 1 message clé, rien de plus !

Faites un compte rendu concis de la réunion

Il ne sert à rien de tout y dire. Reprendre l’ensemble des échanges ne fera qu’embrouiller votre auditoire. Faites un compte rendu de décision au fur et à mesure de la réunion. À la fin, relisez les décisions qui ont été prises et envoyez le document par mail dans les 24 h.

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