Bannir les réunions pour plus de productivité ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale    26/02/17    1
boring meeting

Faire le point sur toutes les activités de l’entreprise et établir les objectifs futurs de votre équipe. Voici le but principal d’une réunion mais les réunions sont-elles réellement nécessaires ? Mal utilisé la réunion peut frustrer vos employés et leur productivité. Les entrepreneurs voient la réunion comme un rituel classique et surtout obligatoire. Néanmoins, les réunions ne seraient-elles pas toxique pour les entreprises ? 

Un développeur de logiciels chez Microsoft fut longtemps frustré par le nombre de réunion auquel il participait. Frustré, il s’est mis en tête de développer un programme qui regroupe le nombre de participants, leurs salaires et le temps complet de réunion. Après plusieurs meeting, l’employé calcule que une réunion moyenne gaspille plus de 500 $. Au final peu de tâches sont accomplis et la productivité de département fût réduite.

De toutes les interruptions qu’une entreprise traverse, les réunions sont les pires. Voici pourquoi: généralement, elles offrent que des tâches ou des concepts abstraits, rien de réel. Elles véhiculent peu d’information par rapport à leur durée. Dans les startups la plupart du temps, il existe une bonne ambiance qui casse les traditions et les sujets on tendance à s’éloigner plus facilement durant une réunion. Par exemple, le sujet était au départ basée sur le chiffre d’affaire puis dérive vers le match de football vu la veille. Parfois, les réunions requièrent des préparations qui font perdre du temps aux employés. Ou encore les entrepreneurs arborent un agenda si vague durant ces rassemblement que personne n’est sûr des objectifs finaux. Enfin, il y a souvent un ou deux clowns dans l’équipe qui font perdre du temps à tout le monde avec des remarques hors-sujet ou des blagues.

Bref, vu sous cet angle les réunions ne représente qu’une perte de temps car au final une réunion mène à une réunion qui mènera encore à une réunion ainsi de suite … Il est également regrettable de voir que les réunions sont généralement programmées comme des émissions de télévision. Nous passions d’un sujet à l’autre toutes les trente ou vingt minutes alors que la réunion ne peut que durer 7 minutes. Les entrepreneurs ont l’habitude de tout étirer pour pouvoir tout faire rentrer : 20 minutes pour parler d’une sujet alors 5 minutes suffisent alors 15 minutes sont du vent.

Lorsque l'on y pense, le véritable coût d’une réunion est impressionnant. Disons que vous organisez une réunion qui dure une heure, et vous inviter dix personnes pour y assister. Votre réunion devient alors une réunion de 10 heures et non 1 heure. Vous avez changé 10 heures de productivité pour 1 heure de réunion.

Est-il toujours OK de gaspiller dix ou quinze heures de productivité pour une heure de réunion? Parfois, oui. Mais c'est un prix très lourd à payer. Jugé sur la base du coût pur, les réunions de cette taille deviennent rapidement passives et des fardeaux. Pensez au temps que vous êtes en train de perdre et demandez-vous si cela en vaut vraiment la peine. Si vous décidez que vous devez absolument vous réunir, essayez de faire de votre réunion productive et respecté ces règles simples:

• Réglez une minuterie. Quand il sonne, la réunion est terminée.
• Période. Invitez le moins de personne possible.
• Toujours avoir un ordre du jour clair. Commencez par un problème précis.
• Se réunir dans à l’endroit où il y a un problème au lieu à la place de la salle de conférence. Par exemple, si il y a un problème au niveau du codage de votre site internet. Il faut réunir les personnes nécessaires et allez dans le bureau du programmeur afin de créer et visualiser directement des solutions.
• Pointez sur des choses réelles et suggérer des changements réels.
• Terminez avec une solution et rendre quelqu'un responsable de sa mise en œuvre.

Larry Page chef de la direction de Google, a limité la plupart des réunions à 10 participants et a forcé les gestionnaires à définir des objectifs clairs avant de planifier une réunion. Facebook a une politique lâche appelé No-Réunion,les ingénieurs sont encouragés à "rester concentré sur leur travail.

Certaines startups tentent de capitaliser sur le mouvement contre les réunions. Asana, une société fondée par deux anciens cadres Facebook en 2008, construit logiciel de productivité de l'entreprise qui permet aux employés d’établir des listes de tâches, prendre des notes, et discuter des projets. Justin Rosenstein, l'un des fondateurs, estime Asana peut découper au moins la moitié des réunions d'une entreprise. Tout est alors automatisé et interactifs. Plus besoin de se réunir et perdre du temps.

Donnez une note à cet article
d Vidéo
14 novembre 2014 6
À propos de l'auteur
Dynamique Entrepreneuriale
L'équipe Dynamique Entrepreneuriale
Dynamique Entrepreneuriale
Articles similaires