Rédiger un compte rendu de réunion avec brio

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     10/04/19    
rediger compte rendu reunion brio

Le compte rendu de réunion apparaît souvent comme une tâche rébarbative mais indispensable car il sert de guide pour les actions à mener à court terme, moyen terme ou long terme et permet aussi de dresser des constats qui sont la source souvent d’une nouvelle stratégie. Quelques clefs pour le rédiger ? 

Le compte rendu est un document administratif interne qui a pour objectif de permettre aux participants de disposer d’un aide-mémoire pour les présents  et de renseigner les absents. Il expose des faits constatés par une personne ou relate des événements dans la plus stricte impartialité.

Lors d’assemblées statutaires ou réglementaires, le document rédigé est un compte rendu appelé procès-verbal. Il constitue une preuve de ce qui a été dit et du respect des formalités obligatoires. Cependant, sa rédaction suit les techniques d’écriture du compte rendu.

On distingue trois formes de comptes rendus de réunion

  • Le compte rendu chronologique
  • Le compte rendu synthétique
  • Le compte rendu13synoptique

Le compte rendu de réunion demande de la part du rédacteur une totale impartialité lors de la retranscription des propos. En effet, le rédacteur n’est que le rapporteur des propos émis.

Le compte rendu chronologique

- L’objectif du compte rendu chronologique est de mettre en valeur les interventions individuelles et de présenter l’opinion de chaque participant. Ce type de compte rendu retranscrit environ 50 % des propos émis. Sa rédaction est en style direct à la troisième personne du singulier du présent de narration.

Monsieur Y propose de…, Madame X suggère de…

- Le plan du compte rendu chronologique est un plan linéaire, qui suit l’ordre des interventions. Cependant, il est fait  le plus souvent un regroupement des interventions relatives à un même thème est effectué.

Le plan chronologique, linéaire permet de décrire les faits :

– selon une progression chronologique (passé, présent, futur) :

  • autrefois,
  • aujourd’hui,
  • demain ;

– selon un positionnement dans l’espace :

  • en France,
  • en Europe,
  • dans le Monde.

- La richesse stylistique d’un compte rendu se traduit par l’emploi d’un vocabulaire précis qui permet de mieux traduire la pensée des participants à une réunion. En effet, il y a une grande différence entre dire et suggérer.

• Mettre en valeur une opinion

appeler l’attention, attirer l’attention, dégager, envisager, faire allusion, faire apparaître*, faire remarquer, mettre en lumière, noter, penser que, préciser, ajouter, proposer, s’étonner, souhaiter, souligner, suggérer

• Expliquer, informer

aborder (telle question, tel point), analyser, citer, constater, déclarer, dire, étudier, exposer, faire connaître, montrer, résumer

• Assurer, défendre

acquiescer, affirmer que, approuver, appuyer, confirmer, défendre, donner son assentiment, exprimer sa préférence, faire prévaloir, intervenir, plaider pour, privilégier, proclamer, se déclarer d’accord, témoigner de l’intérêt pour

• Craindre

déplorer, émettre des réserves, formuler des remarques, quant à s’alarmer, redouter, regretter que, reprocher, s’inquiéter de

• S’opposer

contester, désapprouver, infirmer, marquer son désaccord, nier, objecter,refuser de s’associer.

Le compte rendu synthétique

- L’objectif de ce compte rendu est de mettre l’accent sur les faits et les conséquences relatifs à un sujet. Il facilite au lecteur la lecture puisque le travail d’analyse et de synthèse est déjà effectué. Le compte rendu synthétique retranscrit environ 30 % des propos émis. Il sera rédigé de façon impersonnelle.

Lors de la réunion du 1er mars, il a été constaté que…

- Le plan du compte rendu synthétique suit un ordre thématique faisant apparaître des titres et des sous-titres. Les thèmes abordés ne sont pas obligatoirement retranscrits suivant la chronologie de la réunion mais suivant leur ordre d’importance. Cependant, dans les réunions, où le sujet est d’analyser un problème, il sera plutôt utilisé un plan analytique.

1. Le plan par catégories permet d’analyser le contenu d’une réunion sous différents aspects.

Ordre du jour

– Point 1

– Point 2

– Point 3…

Selon le sujet, les thèmes seront différents. On peut donc par exemple dégager les thèmes suivants :

Thème 1 Fonction 1 Cause 1 Rôle 1

Thème 2 Fonction 2 Cause 2 Rôle 2

Thème 3 Fonction 3 Cause 3 Rôle 3

2. Le plan analytique permet d’établir un constat, d’analyser les causes, d’envisager les solutions, d’émettre des objections, des limites aux solutions proposées :

  • Faits ou Constats ;
  • Causes ;
  •  Conséquences ;
  • Solutions (Propositions).
  • Pour faciliter la lecture, les titres doivent toujours garder la même forme grammaticale.

Si un titre contient un verbe conjugué, tous les titres doivent contenir un verbe conjugué.

Le journal interne fédère le personnel.

Le journal interne transmet des informations.

Si un titre ne contient pas de verbe conjugué, tous les titres ne contiennent pas de verbe conjugué.

Transmettre l’information

Structurer l’information

Si un titre n’a pas d’article, les autres titres n’ont pas d’articles.

Évolution de l’écriture

Évolution de l’orthographe

Si un titre a un article, les autres titres ont un article.

L’évolution de l’écriture

L’évolution de l’orthographe

Le compte rendu synoptique

Le compte rendu synoptique propose une vision d’ensemble d’une situation : des faits et des actions à mener. Il permet de visualiser rapidement l’ensemble d’une réunion. Il demande l’utilisation d’un vocabulaire précis pour éviter les interprétations.

Le compte rendu synoptique retranscrit environ 20 % des propos émis. Il se présente sous la forme d’un tableau de 3 à 4 colonnes maximum.

Il est rédigé :

– soit en français courant : phrases courtes (S+V+C) ;

– soit en français prise de notes (noms et verbes à l’infinitif porteurs des idées).

- Le compte rendu synoptique suit un plan thématique. Les thèmes abordés, lors d’une réunion, peuvent être retranscrits selon leur ordre d’importance et non selon leur chronologie. Cependant, dans les réunions, où le sujet est d’analyser un problème, il sera plutôt utilisé un plan analytique.

1. Le plan par catégories permet d’analyser le contenu d’une réunion sous différents aspects.

– Point 1

– Point 2

– Point 3 …

Selon le sujet, les thèmes seront différents. On peut donc par exemple dégager les thèmes suivants :

Thème 1 Fonction 1 Cause 1 Rôle 1

Thème 2 Fonction 2 Cause 2 Rôle 2

Thème 3 Fonction 3 Cause 3 Rôle 3

2. Le plan analytique permet d’établir un constat, d’analyser les causes, d’envisager les solutions, d’émettre des objections, des limites aux solutions proposées :

– Faits ou Constats ;

– Causes ;

– Conséquences ;

– Solutions (Propositions).

Le choix des titres

Le titre :

– capte l’attention du lecteur ;

– structure le compte rendu ;

– permet une lecture rapide et sélective.

Il existe deux types de titres :

– les titres vides qui énoncent l’objet du texte, de la réunion :

Les nouvelles installations de la crèche

– les titres pleins qui présentent l’idée principale du texte :

Les nouvelles installations de la crèche ont permis d’engager du personnel

 Les points essentiels des comptes rendus

  • Objectifs de la réunion. Il s'agit de la réponse à la question : " pourquoi avoir réuni ces personnes dans ce lieu, ce jour-là ?".
  • Date de la rencontre
  • Liste des  présents. Ajoutez éventuellement leur service si vous êtes dans une grande structure.
  • Personnes  en copie n'ayant pas participé, mais étant partie prenante dans les thèmes traités (exemple : supérieur hiérarchique, etc.)
  • Date et lieu d'une éventuelle prochaine réunion 

Enfin, il est conseillé de faire relire le compte-rendu par une personne autre que le rédacteur avant diffusion afin de s'assurer que tout est clair et que rien n'a été oublié.

Source : Rédiger avec succès, Aline Nishimata et Roselyne Kadyss -Editions Gualino

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