Ranger et trier ses documents d’entreprise

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     09/10/14    
ranger trier documents entreprise

Classer les documents de l’entreprise n’est pas forcément très plaisant et peut être preneur de temps si on ne le fait pas régulièrement. C’est pourtant un impératif, car rien ne serait plus ennuyeux que ne pas pouvoir mettre la main sur un document au moment où l’on en a besoin. Avec de la méthode et de la régularité, tout pourra se faire en un tour de main.

Avant de commencer le classement, n’oubliez pas de vous munir au préalable de tout le matériel nécessaire pour ne pas avoir à les rechercher ensuite : paire de ciseaux, scotch, agrafeuse, trombones, stylo, feutres etc.

L’ennemi du classement : la procrastination

Le classement de vos dossiers nécessite du temps, et plus vous les remettrez à plus tard, à demain, à la semaine prochaine, plus ce moment durera des heures, voire des jours. Prenez du temps au moins une fois par semaine pour ranger vos papiers. Mais le mieux, si vous y arrivez, est de s’y prendre à la fin de chaque journée. Déjà, à l’arrivée du courrier, ne mettez sur votre bureau uniquement les documents en cours d’utilisation, et prévoyez une place pour les papiers à classer. Vous pouvez utiliser des classeurs multi-tiroirs pour d’ores et déjà classer vos documents par jour d’arrivée (documents du lundi, mardi, mercredi, etc.) et pouvoir ainsi les ranger par ordre de priorité. N’oubliez pas de jeter directement à la poubelle les papiers qui ne vous sont d’aucune utilité.

Prévoir des lieux et mobiliers de rangement

Autant que possible, réservez une ou plusieurs pièces dans votre entreprise pour ranger vos documents, ou à défaut des mobiliers de rangement dans chaque bureau : armoires, étagères, bibliothèques, caissons mobiles… Faites également l’acquisition des accessoires à mettre dans ces mobiliers de rangement, tels que corbeilles superposables, chemises, intercalaires, protège-documents, etc. Vous pouvez faire usage des couleurs pour classer vos documents.

Catégoriser chaque document et lui trouver une place

Évitez absolument de catégoriser vos documents dans le divers, tout finira par y atterrir et vous prendrez un temps fou à le rechercher. Classez vos documents par année, en privilégiant une place de proximité pour ceux de l’année en cours. Donnez ensuite un intitulé à chaque document selon leur nature. Pensez à un intitulé compréhensible et facile à mémoriser, par exemple : clients, fournisseurs, factures, devis, projets, etc. Et comme nous l’avons dit précédemment, vous pouvez utiliser une couleur pour chaque catégorie de document. Vous pouvez ensuite étiqueter chaque document par un numéro de référence ou un système de datation.

Support papier ou numérique

De nombreuses sociétés proposent de renvoyer directement les documents administratifs par e-mail. Libre à vous dans ce cas de les imprimer ou non pour les classer, selon la facilité et le confort que l’un ou l’autre du système papier ou numérique vous apporte. Le classement informatique facilite la recherche par mots-clés, tandis que les documents papier offrent plus de commodité de lecture.

Quelle que soit la méthode de classement que vous adopterez, sachez qu’il est important de sauvegarder ses données, pour se préserver notamment des éventuels incendies ou inondations. Dans ce cas, n’hésitez pas à numériser les documents importants (statuts par exemple) et à les conserver sur un support durable, hors de l’entreprise, ou conservez-en une copie dans un coffre à la banque.

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