Quels sont les registres obligatoires ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     01/02/16    
quels registres obligatoires

Le chef d'entreprise a des obligations légales, notamment en termes de registre à détenir et à mettre à jour. Mais il est parfois difficile pour lui de s'y retrouver dans ses obligations. Nous vous proposons ici une liste des documents qu'il est obligatoire de détenir au sein d'une entreprise, en vous en détaillant le contenu.

Les documents suivants sont obligatoires. S'il n'est pas prévu de sanction spécifique en cas d'absence ou de mauvaise tenue, leur absence, si elle a pour effet d'empêcher la production de documents comptables annuels, expose le chef d'entreprise à une sanction financière pouvant aller jusqu'à 9000€. Par ailleurs, la production de faux documents expose le chef d'entreprise à une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 3 ans, ainsi que 45 000€ d'amende.

1. Registre unique du personnel

Dans ce registre, l'entreprise regroupe, en un seul et même lieu, les informations relatives aux salariés employés, et ce dès le premier jour de leur embauche. Les informations devant obligatoirement figurer dans ce registre sont: l'identification du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité), la carrière (emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise), le type de contrat (contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire, etc.), pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail, pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés). Ce registre peut être en version papier ou numérique, mais il doit comporter les informations énoncées ci-dessus pour l'ensemble des salariés, par ordre chronologique, et de manière indélébile. Les informations seront conservées pur une durée de 5 ans à compter du départ du salarié.

2. Livre de paie

Le livre de paie est un registre reproduisant l'intégralité des bulletins de salaire, en version papier ou sur un support numérique. Il peut être remplacé par la copie intégrale des bulletins de salaire, conservés pendant une durée de 5 ans.

3. Registre du CHSCT

Le registre du Comité Hygiène et Sécurité au Travail est obligatoire dans les établissements employant plus de 50 salariés. Il s'agit en fait d'un ensemble de registre, qui doivent être consultables à tout moment par les salariés, le CHSCT, la médecine du travail et l'inspection du travail: le registre spécial des dangers graves et imminents, le registre des accidents bénins et le document unique d'évaluation des risques professionnels, qui répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et en analyse les risques. Leur mise à jour est au minimum annuelle.

4. Registre des délégués du personnel

Il doit contenir les notes écrites exposant les demandes des délégués et les réponses de l'employeur.

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