Quand et comment relancer les fournisseurs ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     06/07/18    
quand comment relancer fournisseurs

Le fournisseur comme le client est soumis à des impératifs. Penser que le fournisseur va vous livrer automatiquement dans les délais prévus, c’est faire fi de la réalité car le fournisseur est lié à des contraintes comme la livraison des matières premières, les intempéries, les grèves…. Or, le fournisseur joue un rôle vital dans le développement de toute entreprise. Sans fournisseur, vous n’aurez pas de produit à livrer à vos clients. Mettez en place des procédures qui ne pourront s’avérer que bénéfiques.

Souvent la relance auprès du fournisseur apparaît comme une démarche inutile puisque le contrat a été effectué avec une date de livraison. Or, relancer le fournisseur permet de lui montrer que vous êtes attentif et que vous comptez sur lui. Vous lui donnez la possibilité s’il rencontre des difficultés à vous livrer dans les temps prévus de vous prévenir et vous permet d’anticiper pour mieux faire face à un retard qui pourrait contraindre vos équipes à se trouver sans travail.

L’accusé de réception, votre atout majeur

Lorsque vous effectuez une commande, vous devriez demander automatiquement un accusé de réception. Ce dernier vous servira de contrat qui affirmera que vous avez bien passé une commande. Cet accusé de réception confirme la réception de la commande et la date de livraison. Lorsqu’une personne demande un service après-vente à son fournisseur, le devis de réparation est plus important pour lui que l’accusé de réception. Pourtant, ces deux pièces sont toutes les deux indissociables. Prenez l’habitude de demander de manière systémique un accusé réception qui vous servira de preuve en cas de litige mais surtout qui vous servira d’outil de contrôle.

Quand et pourquoi relancer votre fournisseur ?

Les situations sont fort nombreuses. Relancer est lié au fait d’être sans nouvelles mais aussi rappeler les engagements pris et dans ce cas il s’agit d’un simple rappel.

Une livraison proche

À l’approche de la date de la livraison, vous pourriez ne pas envoyer une relance car vous avez établi depuis plusieurs années des liens de confiance avec votre fournisseur. Cependant, l’évolution constante et les changements requièrent d’être attentifs et donc de prendre le réflexe de rappeler au fournisseur que vous attendez votre livraison par un mail courtois. N’hésitez pas à personnaliser vos emails de relance. Plus d’une entreprise s’est trouvée en difficultés en raison d’une non livraison due par exemple à des intempéries. Le rappel est donc une clef essentielle et la preuve de votre professionnalisme.

Une livraison en retard

Si votre commande est en retard, vous devriez réclamer ou demander jusqu’à ce que le fournisseur vous réponde. Ne vous contentez pas d’une réponse évasive sur la date de livraison, demandez-lui de vous confirmer une date précise. Sans réponse, il vus faudra envoyer une lettre recommandée.

Une livraison dont la date est lointaine

Si cette livraison est capitale pour le déroulement de votre activité, vous devez prévoir un calendrier de relance (rappel qui oblige le fournisseur à vous répondre et vous permettre éventuellement de trouver d’autres solutions s’il s’avérait qu’il ne puisse vous livrer dans les temps. Ne vous mettez jamais en péril par une confiance aveugle.

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