Quand et comment relancer les fournisseurs ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     30/11/16    
quand comment relancer fournisseurs

Certaines entreprises ne se soucient pas de la manière dont ils relancent leurs fournisseurs. Ce type de gestionnaires pense que c’est le fournisseur qui a besoin d’eux. Ce que ces entrepreneurs semblent ignorer, c’est que les fournisseurs jouent un rôle vital dans le développement de leur entreprise. Sans fournisseur, vous n’aurez pas de produit à livrer à vos clients. Faites donc attention à la façon dont vous vous comportez avec eux. 

L’importance d'un accusé de réception

Lorsque vous effectuez une commande, vous devriez premièrement réclamer un accusé de réception. Ce dernier vous servira de contrat qui affirmera que vous avez bien effectué la commande. D’un autre côté, l’accusé de réception confirme la réception de la commande et la date de livraison. Lorsqu’une personne demande un service après-vente à son fournisseur, le devis de réparation est plus important pour lui que l’accusé de réception. Pourtant, ces deux pièces sont toutes les deux aussi bien importantes. Si vous avez oublié de réclamer votre accusé, faites-le dès à présent.

Quand relancer votre fournisseur ?

Plusieurs cas peuvent se présenter. 

1. Une commande en retard

Si votre commande est en retard, vous devriez le rappeler tous les jours jusqu’à ce que le fournisseur vous la livre. Il se peut que le fournisseur ait oublié votre commande et le nie. Dans ce cas, l’accusé de réception vous permettra de bien établir la preuve de votre commande.

2. Une livraison proche

À l’approche de la date de la livraison, vous pourriez ou non envoyer une relance. Si vous avez un fournisseur de confiance, vous n’avez pas besoin de le faire. Par contre, pour les fournisseurs qui ne respectent pas souvent la date de livraison, cette relance est indispensable.

3. Une relance pour une date de livraison non connue

La relance doit être effectuée en fonction de la proximité de la date à laquelle vous souhaitez qu’il fasse la livraison. La date de livraison peut être inconnue à cause d’un accusé de réception non reçu ou d’un renseignement non saisi. 

4. Une commande de livraison assez loin

Dans ce cas, une relance n’est pas vraiment nécessaire. Tout de même, cela servira comme un élément d’information qui peut être nécessaire à votre fournisseur. Certains produits demandent une relance importante comme c’est notamment le cas des grandes commandes. 

5. Les quantités manquantes ou les erreurs de livraison

Si le fournisseur vous a envoyé les mauvais articles, ou s’il n’a pas respecté la quantité des articles voulus, vous pouvez tout à fait envoyer une relance au fournisseur. L’idéal est de signaler les erreurs le jour même de la livraison. Il faut donc vérifier tous les produits livrés à la réception. Vous marquerez dans la relance la quantité livrée et la date de réception, et la quantité manquante avec la nouvelle date de livraison que vous souhaitez.

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