Pourquoi est-il essentiel d’utiliser des outils de collaboration ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     05/07/14    
Pourquoi est il essentiel d utiliser des outils de collaboration ?

A moins de ne pas être équipées d’ordinateurs, toutes les entreprises utilisent aujourd’hui les outils de travail collaboratif, parfois même sans le savoir. Des plus simples aux plus complexes, ces outils sont fondamentaux dans les entreprises pour la gestion de leur activité au quotidien. Explications.

Les outils de collaboration, de quoi parle-t-on ?

A l’heure du tout numérique avec l’explosion d’internet, toutes les organisations, quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité, se servent des outils de collaboration. Véritable pilier, ces outils ont une vocation organisationnelle, avec chacun un degré d’importance et de complexité.

Se distinguent tout d’abord les outils de base, dit de travail coopératif, qui permettent le partage des informations. Il s’agit entre autre du mail, de la messagerie instantanée et de la visioconférence par exemple.

Existent ensuite les outils de travail partagé. Word, avec son mode « Révision », est certainement le plus connu d’entre eux. Cette option du logiciel permet en effet aux collaborateurs de travailler à plusieurs sur un même document, que ce soit pour partager leurs commentaires ou apporter leurs corrections par exemple.

Les outils de « knowledge management » définissent quant à eux les supports d’informations spécifiques au partage des connaissances. Les bases de données, annuaires, listes de diffusion et autres mémos entrent dans cette catégorie.

Enfin, les derniers en date, les outils de « workflow » sont montés en puissance de manière fulgurante ces dernières années. Agenda partagé, gestionnaire de tâches et divers outils de synchronisation ne sont plus uniquement réservés aux grandes structures aujourd’hui et concernent tout autant les plus petites.

L’intérêt vital des outils de collaboration

Si les outils de travail collaboratif sont fondamentaux pour les organisations, c’est qu’ils améliorent considérablement leurs performances en facilitant la communication dans son ensemble, de l’accès aux informations au partage des connaissances entre les collaborateurs, en passant par le processus de prise de décisions.

En effet, ils permettent de gagner un temps considérable et donc par effet de réduire les coûts des entreprises, que ce soit par la mutualisation, les possibilités de travail en simultané sur un même document ou encore par l’organisation de visioconférences par exemple. De plus, avec l’internet accessible quasiment partout, les outils collaboratifs en ligne sont disponibles à tout moment, aussi bien sur ordinateur, que sur tablette et sur téléphone portable.

Enfin, ceux-ci peuvent jouer un rôle dans la motivation et la cohésion des équipes en leur faisant gagner en autonomie, en les responsabilisant, ou en leur permettant de prendre certaines initiatives.

Les outils de travail collaboratif sont donc vitaux aux organisations pour maintenir, mais également accroître, leur niveau de productivité. Vous pouvez tester de manière gratuite certains d'entre eux comme Wimi.

Une limite aux outils collaboratifs ?

Alors qu’ils apparaissent comme un mode de fonctionnement indispensable pour les entreprises, qui ne pourraient plus se passer de cette ressource, les outils de collaboration doivent cependant être utilisés avec quelques précautions.

La principale inquiétude se situe évidemment au niveau de la sécurisation des données, et particulièrement pour les outils collaboratifs en ligne. Autant dire qu’il convient d’être bien protégé contre les éventuels piratages. De plus, les pannes de réseau informatique ou des sites internet proposant ces outils sont tout autant problématiques puisqu’elles empêchent l’accès aux données tout le temps du dysfonctionnement.

Aussi, ces outils de communication ne doivent pas conduire à un enfermement individuel. Ils doivent au contraire être employés avec une certaine nuance pour ne pas nuire aux échanges oraux. Rien ne vaut ponctuellement un partage en face à face ou une réunion physique entre collaborateurs, notamment pour expliquer les écrits qui peuvent parfois être source de mauvaises interprétations.