Petits conseils pour gérer sa relance de factures

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     17/08/17    
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La relation commerciale débute à la signature du contrat et se termine au paiement des factures, non à la facturation. La transformation de ce document comptable en cash ne peut donc pas être négligée, principalement car elle constitue la source de votre trésorerie !

Il existe des outils internes à l’entreprise qui vous permettent de contrôler et suivre le cheminement de votre facture. Parmi ceux-ci, on peut citer la balance âgée, les conditions de facturation, le process et le scénario de relance.

La balance âgée

La balance âgée constitue l’ensemble de vos factures non payées, classées par tranche d’ancienneté. Ce document vous permet de connaître rapidement le volume (exprimé en k€) de factures qui vous sont dues, le tout classé par tranches de retard (0-30 / 31-60 / 61-90 / +90 jours). Son avantage : vous pouvez visualiser rapidement l’urgence à agir, cibler les actions à mener. Réaliser une extraction mensuelle permet d’observer l’impact des actions que vous établirez.

Les conditions de règlement

Vos CGV (Conditions Générales de Vente, ndlr) et vos factures indiquent-elles les bonnes mentions légales, le délai accordé à vos clients est-il conforme à la typologie de vos clients ? En cas de litige, les conditions de règlement constituent un support important de négociation et de défense de vos droits. Pensez que le temps passé à relancer n’est pas prévu dans votre prix de départ, mais que les CGV peuvent le prévoir ! 

Le scénario de relance

Ce type de process possède l’avantage de permettre de rythmer vos relances auprès de vos clients et de les habituer à traiter vos factures. Les relances écrites vont entraîner un certains nombre de règlements ou de retour sur les motifs de retard de paiement et réduire ainsi les relances téléphoniques à effectuer.

La relance téléphonique

Cette action est très importante car elle a des impacts différents. Elle permet de maintenir la relation commerciale, de savoir pourquoi une facture est bloquée, de trouver des arrangements, de discuter de points mal interprétés ou bien de rattraper un malentendu. Connaître les motifs de non-paiement permet de réviser des process internes mal adaptés, de rectifier des erreurs administratives et de repositionner des clients.

Actions post-relances

Les relances vont entraîner soit un paiement, soit une remontée d’informations à traiter. Il est primordial pour votre crédibilité de traiter les demandes des clients. Il peut s’agir d’envoyer un duplicata d’une facture non reçue, de modifier une erreur qui s’est insérée... Votre temps de réponse auprès de votre client aura un impact sur le sérieux de la gestion de votre entreprise.

Le tableau de bord

Il vous permettra de suivre l’évolution de vos actions, le traitement des demandes de vos clients, de renseigner les coordonnées des interlocuteurs côté comptabilité... Grâce à cet outil, vous ne perdrez plus d’informations et vous gagnerez du temps lors des prochaines relances à effectuer.

Les informations administratives

Lors de la conclusion de la vente, n’hésitez pas à demander à qui et où vous devez adresser les factures. Qui sera l’interlocuteur comptable (numéro de téléphone et e-mail), existe-t-il un numéro de bon de commande à indiquer, etc. ? Ce temps que vous prendrez sera autant de temps gagné au moment de relancer ou d’obtenir le règlement de votre facture.

Le sérieux et les efforts réalisés en amont auprès de vos clients pour les satisfaire ne doivent pas être ébranlés par une gestion administrative de vos factures inexistante, mal adaptée, ou non-suivie d’effets. A vous de jouer !

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