3 outils pour partager et transférer des documents

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     18/12/14    
Comment partager et transferer des documents

Envoyer une pièce jointe par e-mail ne vous pose aucune difficulté. Mais comment procéder si votre message est beaucoup trop lourd ?

Tenir informés vos collaborateurs, fournisseurs ou encore des clients d’un changement dû à l’évolution inattendue de vos affaires reste primordial. Vous avez entendu parler de « cloud » mais apprenez en davantage sur son utilité. Depuis longtemps déjà, vous travaillez dans le cloud sans le savoir, ne serait-ce que lorsque vous utilisez une adresse de messagerie telle que Webmail, Hotmail, Gmail ou autre. Au lieu d’exécuter vos applications installées sur votre ordinateur, vous travaillez sur une plateforme Internet. Aujourd’hui, les entreprises utilisent toutes sortes d’applications dans le cloud (gestion relation client, comptabilité, applications métiers...) et partage des documents en interne mais aussi en externe. Certains de ces logiciels sont en accès gratuit, d’autres sur abonnement. Dans la plupart des cas, votre entreprise achète une capacité de stockage qui vous est facturée en quelque sorte comme le sont l’eau, le gaz ou l’électricité : vous payez à la consommation. Outre une forme de sauvegarde de fichiers, le Cloud permet de partager et de travailler sur un même document depuis plusieurs postes de travail de natures diverses (ordinateur, tablette voire smartphone). Les mises à jour se font en direct et vous évitent d’avoir plusieurs sauvegardes puis de vous tromper sur la bonne version à utiliser. Vos collaborateurs accèdent ainsi aux dernières versions des documents et peuvent les mettre à jour directement ! Comme tout système, le Cloud a ses points faibles, qui pourront rebuter certains. Qui dit Cloud dit web, avec tout ce que le réseau implique de complications et de risques. Plusieurs cas de pannes voire de piratages ont déjà secoué le secteur. Enfin, vous pouvez transférer les fichiers qui ont un volume important (plus de 10 Mo) via certaines solutions présentées ci-dessous. Elles vous éviteront de faire encore appel à votre bonne vieille clé USB.

Google Drive

Est un service de stockage et de partage de fichiers. Vous pouvez modifier et visualiser différents types de fichiers puis les synchroniser à distance avec des terminaux fixes ou mobiles. Avec Google Drive, établissez un suivi du travail des uns et des autres et intervenez en temps réel sur le document partagé. Vous disposez des outils de base et notamment d’Excel.www.drive.google.com

WeTransfer  

Vous permet d’envoyer jusqu’à 2 Go de données. Les fichiers téléchargés sont en ligne durant 2 semaines (version gratuite). Pour envoyer un fichier, sélectionnez le(s) fichier(s) à envoyer, entrez l’/les adresse(s) mails des destinataires et cliquez sur « Transfert ». Vous recevrez un e-mail de confirmation et votre collaborateur recevra le sien avec le lien de téléchargement. www.wetransfer.com

Dropbox 

Est une application de stockage en ligne de fichiers, gratuite et facile à utiliser. Cet outil est accessible depuis n’importe quel navigateur Web et désormais en français. Offrant un espace gratuit de 2 Go, Dropbox crée automatiquement un nouveau dossier dans le disque dur : il vous suffit d’y placer les fichiers que vous souhaitez synchroniser puis de lepartager en ligne. www.dropbox.com

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