Organisez-vous pour gagner du temps !

Tiana Raoilison     19/02/14    
Organisez vous pour gagner du temps

Nouvelle année 2014 ! Bilan après 1 mois…Alors côté résolution ? Où en êtes-vous ? Fini les résolutions non tenues, place à l’action et à l’organisation…Voici quelques astuces concrètes et pragmatiques pour optimiser votre temps : une ressource rare et pourtant si essentielle, pour vous entrepreneurs !

Astuce numéro 1 : Identifiez vos tueurs de productivité et neutralisez-les !

Objectif : gagnez en efficacité et en productivité

Parmi les coupables, nous retrouvons principalement les multiples notifications digitales : email, FB, twitter, emailing, newsletter... Arrivant par centaine chaque jour, ce flot continu de notifications peut créer une potentielle ambiance de stress et d’angoisse, voire un sentiment de frustration et d'inquiétude. Selon une dernière étude du cabinet Radicati, le nombre moyen d’emails quotidiens est donc 72. Vous recevez donc 7 emails par heure, soit un email toutes les dix minutes.

Vous travaillez sur un document stratégique ou vous devez préparer une importante proposition commerciale nécessitant une forte concentration ? Coupez-vous de toutes les applications sources de notifications incessantes : smartphone, twitter, Facebook etc…afin de ne subir aucune interruption.

J’utilise depuis peu Boxti.me, qui me permet de se concentrer sur une tâche précise, tout en étant coupée (l’application coupe de façon automatique les potentiels sites de notification) de tous les sites de type réseaux sociaux ou divertissement. Un décompte (installée et visible sur votre bureau) se mettra également en place dès que vous débuterez la mission, afin d’évaluer le temps exact de réalisation de la mission, sans aucune notification ou interruption digitale.

Ce type d’outil vous permettra d’estimer de façon réaliste le temps de réalisation de vos tâches, afin de ne ressentir aucune frustration. Par exemple, vous souhaitez mettre à jour le texte d’une rubrique entière de votre site Internet, lancez l’outil et examiner votre temps de réalisation. Chronométrez les différentes étapes : conception, écriture et relecture…Et Challengez-vous !

Fixez-vous des objectifs délimités et planifiés dans le temps : n’hésitez pas à découper vos objectifs en sous objectifs et travaillez en plusieurs sessions dans la réalisation d’une tâche (par exemple, 2 fois 45mn). Et surtout ne restez pas trop longtemps devant l’écran !

Astuce numéro 2 : Notez, notez, notez pour vous souvenir de tout

Objectif : vider et soulager le plus possible votre mémoire vive

Vous avez une nouvelle idée dans le métro, dans le lit, en buvant votre café du matin, vite notez-là ! Votre cerveau est composé d’une mémoire de stockage long terme et d’une mémoire court terme (mémoire de travail également appelée « mémoire vive »). Cette dernière peut aisément vous jouer des tours, lorsque vous êtes multitâche ou ultra sollicité par de multiples notifications humaines (discussions, entourage etc..) ou digitales (FB, Twitter, Alertes, sms…).

Un conseil pratique : tout noter via votre smartphone grâce à un système de notes centralisé et totalement synchronisé dans le Cloud, vous permettant d’avoir vos notes sur n’importe quel équipement : smartphone, laptop, tablette etc…J’utilise Evernote pour archiver et trier toutes mes données et ainsi constituer ma Big Data perso.
Ne vous encombrez surtout pas l’esprit avec des to do list virtuelles interminables qui ne feront que vous frustrer, vous décourager et enfin vous culpabiliser.

Astuce 3 : Hiérarchisez les tâches de la journée ! Et faîtes les tout simplement.

Objectif : savoir ce que vous devez faire en priorité tous les matins

La veille, prenez le temps de faire le point sur les tâches urgentes et également importantes et listez les.

Listez-les de manière précise en explicitant l’action concrète à réaliser.
Essayez de les faire le matin et dès le début de la journée. Une devise : Just do It !

Astuce 4 : choisissez les bons outils une fois pour toute !

Objectif : adopter les meilleurs outils à vos processus de travail

Email : Pour me rappeler les tâches urgentes et importantes de la journée, je m’écris la veille un mail avec pour objet la tâche concrète et urgente à faire. Une fois la tâche réalisée, je supprime simplement le mail.

Trello : pour les tâches secondaires (non actionnables immédiatement) incombant à la réalisation d’un projet.
Dans Trello, je planifie dans le temps les tâches et différentes sous tâches à réaliser, afin d’avoir une vue globale et surtout visuelle sur ce que je dois faire, ce que je dois planifier et ce qui est en cours.

Evernote, Dropbox…etc... Et enfin archivez et constituez votre Big Data perso (base de donnée et connaissance personnelle, CRM…) dans un outil tel qu’Evernote. Par exemple, vos outils à tester, vos procédures, votre connaissance client ou votre veille marketing, veille concurrentielle etc…

PipeDrive : pour suivre l’état de ma prospection.

A noter : attention les outils ne feront jamais le travail à votre place. Après avoir fixé et choisi votre méthode de travail, il est fort utile de choisir les bons outils. N’oubliez pas les outils sont au service de votre méthode et processus et non le contraire. Vous êtes maître de vos outils !

Astuce 5 : bien organiser son planning quotidien

Objectif : avoir une journée rythmée mais bien dosée

Enfin un des meilleurs outils pour optimiser son temps reste le traditionnel Agenda, qu’il soit virtuel ou papier.
L’objectif est de ne pas avoir un agenda rempli de RDV, mais un agenda avec les « bons » RDV au bon moment. Cela ne signifie pas qu’il y ait des mauvais RDV, mais plutôt un type de RDV pour un créneau bien précis.
Afin de bien fixer les bons RDV aux bons moments, vous devez bien vous connaître.

Identifiez les créneaux où vous êtes les plus productifs pour produire, concevoir une proposition ou un document stratégique, pour déjeuner avec un membre privilégié de votre réseau, pour prendre un petit déjeuner avec un prospect, réunion hebdomadaire d’équipe ou encore pour faire votre veille marketing.

Exemple

** Vous êtes plus productif en milieu de semaine et en début de matinée : fixez-vous vos RDV « travail personnel" avec « vous-même » tous les mardi de 8h-9h et tous les mercredi de 8h à 9h.
Ces créneaux seront réservés pour tous vos documents de fond (partenariat, document de travail, documentation sur méthodologie …)
** Le lundi matin : vous êtes plus apte à scanner les dernières actus du web, réservez vous 1h dans votre agenda pour scanner toutes les news de la semaine. Réservez-vous tous les lundi matin 7h30 pour recenser toutes les actualités importantes pour cette semaine.
** Le vendredi : hum fin de semaine, casez vous vos RDVs préférés avec les membres privilégiés de votre réseau !

A bientôt pour de nouvelles astuces !