Organiser une soirée d’entreprise

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     11/02/14    
Organiser une soiree d entreprise

L’entreprise peut fêter beaucoup d’évènements : fête de fin d’année, anniversaire de l’entreprise ou d’un salarié, rencontre avec ses partenaires ou clients, signature d’un gros contrat, départ d’un salarié... Faire la fête peut s’avérer un bon moyen de fédérer les équipes ou de se rapprocher de ses partenaires ou clients. Il faut néanmoins prendre en compte des obligations telles que la sécurité des invités et du personnel de l’entreprise. Pour éviter de se retrouver dans une soirée cauchemardesque, quelques conseils de notre rédaction.

Le lieu et l’horaire de l’évènement.

Afin de minimiser les risques pour l’entreprise, il est en général préférable de l’organiser en dehors de l’entreprise. Et ceci que ce soit en termes de lieu géographique ou d’horaires de travail. Cette séparation avec le temps de travail et le lieu de travail permet à chacun de faire un break tout en restant lié à l’entreprise.

Les entreprises ayant souvent des lieux qui ne respectent pas les obligations légales et réglementaires de sécurité, il est aussi souvent nécessaire de l’organiser en dehors de l’entreprise. L’introduction d’alcool et la présence de comportements festifs invitent également à la prudence. Si cette solution s’avère plus couteuse, elle vous dédouanera de cette gestion sans toutefois vous enlever la responsabilité de la sécurité.

Si vous souhaitez tout de même faire votre évènement dans votre entreprise, n’oubliez pas d’établir un plan de prévention surtout si vous faites appels à des prestataires. Celui si regroupe les règles de sécurité destinées à réduire les risques même si sa rédaction n’est pas obligatoire pour les prestations de moins de 400 heures de travail ou de travaux liés à l’évènements considérés comme dangereux. Vous devrez également assurer la surveillance dans vos locaux que ce soit par un de vos salariés ou un prestataire.

Attention : si l’accueil dans l’entreprise des salariés uniquement n’entraine pas que la manifestation soit considérée comme une manifestation publique, vous devrez tout de même vérifier que les règles soient respectées : issues de secours en nombre suffisant, extincteurs… L’accueil d’invités extérieurs à l’entreprise entrainera des contraintes supplémentaires puisque votre établissement devra respecter la règlementation des ERP s’appliquera. Il vous faudra ainsi demander une autorisation auprès de votre commune 15 jours avant la manifestation.

Evènement de travail ou non

La présence du personnel peut être considérée comme quasi-obligatoire. L’évènement revêtira alors une forme de lien avec celui-ci. Pour ne pas qu’il soit considéré comme tel, vous devrez ne faire peser aucune obligation de présence, et pour vous en assurer, le signaler notamment sur l’invitation. A défaut, il sera nécessaire de rémunérer le temps comme du temps de travail.

Attention une démarche répétée de solution peut être interprétée par les juges comme rendant obligatoire la présence lors de l’évènement. Veillez donc bien ne pas être trop insistant dans vos relances.

La consommation d’alcool

Qui dit fête dit souvent présence d’alcool. Attention, si l’évènement se déroule sur le lieu de travail, l’article R4228-20 vous impose une liste limitative d’alcool : vin, bière, cidre pour l’essentiel. L’amende étant très lourde, il vous faudra être particulièrement attentif à cela.

Vous devrez également veiller à ce que vos salariés ne soient pas en état d’ébriété car à défaut votre responsabilité pénale et civile pourrait être engagée si l’évènement est lié à l’entreprise même en dehors de vos locaux.

N’oubliez donc pas de prévenir et sensibiliser vos salariés que ce soit avant ou pendant l’opération ainsi que de limiter si nécessaires la consommation. A la fin de l’opération, veillez à prévenir tant que possible les accidents éventuels.