Au secours, je dois organiser une réunion !

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     21/11/17    
Au secours, je dois organiser une reunion !

Halte à la réunionite, vive les rassemblements efficaces ! 5 questions pour apprendre à organiser et animer des réunions qui ne sont pas des pertes de temps pour tout le monde… Selon une étude réalisée par Opinionway du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1012 salariés d'entreprises de 500 salariés et plus (méthode des quotas) dans des secteurs économiques variés, pour Empreinte humaine, ces résultats sont dus à "la surcharge collaborative", la multiplication des consultations et des avis demandés, et dont il n’est pas tenu compte dans la prise de décision.

La conclusion est sans appel, les réunions sont nombreuses et loin d’être toujours efficaces. Les salariés assistent en moyenne à plus de 2 réunions par semaine, pour une durée totale cumulée de 4 heures et demie " Une moyenne qui varie très fortement selon le statut (4,3 réunions / semaine pour les cadres) et le type d’organisation (4,1 réunions pour les organisation matricielles). " C’est-à-dire 3 semaines par an que les salariés passent en réunion et plus du double pour les cadres. A peine la moitié (52%) d’entre elles sont pourtant considérées comme productives " Un jugement sévère, qui aient sans doute au fait que ces réunions n’ont pas toujours un ordre du jour clairement défini (23%) et que les salariés ne sont pas toujours convaincus de la nécessité de leur présence (15%). Chiffre révélateur, près de la moitié des salariés (44%) emportent de fait leur ordinateur ou smartphone en réunion pour des raisons qui ne sont pas toujours en lien avec le contenu des échanges : consulter (57%) ou envoyer des mails (43%), mais également travailler sur leurs dossiers (40%). Alors  5 questions pour apprendre à organiser et animer des réunions qui ne sont pas des pertes de temps pour tout le monde…

Comment bien préparer une réunion ?

Une bonne préparation est la condition essentielle de la réussite d’une réunion, donc pas question de faire l’impasse dessus ! Patrice Beyer, consultant spécialisé dans les techniques de communication interpersonnelle, explique le B.A. ba de cette préparation : « Il faut absolument se poser 3 questions avant de programmer une réunion :
1. Quels sont mes objectifs à travers cette réunion ?
2. En quoi cette réunion est vraiment utile et nécessaire ?
3. N’y a-t-il pas d’autres moyens pour atteindre mes objectifs que d’organiser cette réunion ? ».

Les objectifs de la réunion doivent être très clairement indiqués aux participants dès l’envoi de la convocation. La préparation doit être également l’occasion de réaliser un ordre du jour précis de la réunion, qui sera communiqué en amont aux participants.

Qui inviter à la réunion ?

Finies les réunions emplies de participants qui ne sont pas directement concernés par le sujet, mais qui veulent assister aux échanges. À ces personnes-là, il sera communiqué après la réunion un compte rendu de la discussion. Cela leur permettra d’être au courant des propositions et décisions qui auront émergé au cours de la réunion, sans pour autant nuire aux échanges.
Patrice Beyer précise : « En réunion, il n’y a pas de place pour les gens non concernés. Toute personne qui assiste à une réunion doit avoir une réelle valeur ajoutée dans le cadre de ce rassemblement. Si des personnes pas ou peu concernées prennent part à la réunion, cela contribue à créer une dynamique de groupe négative. ». Les personnes ayant un vrai intérêt à participer, celles dont l’objectif de la réunion les touche directement, vont bien la préparer et mettre tout en œuvre pour qu’elle réussisse.

Comment lancer la réunion ?

Travailler le lancement des échanges fait partie intégrante de la préparation. Si ce travail a bien été effectué, alors la réunion a toutes les chances d’être une réussite ! Le démarrage d’une réunion est l’occasion pour l’animateur de rappeler aux participants les règles du jeu. Patrice Beyer explique : « Les objectifs sont réexposés, l’ordre du jour est rappelé, et le timing de la réunion est clairement annoncé. L’animateur peut même préciser en ouverture de réunion qu’il pourra être amené à interrompre les participants monopolisant la parole ou partant trop dans des digressions. » En trouvant les bons mots, l’animateur peut faire bien prendre conscience à chacun des participants qu’il est dans l’intérêt de tous de respecter ces règles du jeu.

Comment bien gérer le temps ?

Réussir à maîtriser le temps dans une réunion… pas facile ! Mais on peut y parvenir. Pour cela, deux conditions : avoir déjà bien évalué le temps nécessaire à la tenue de cette réunion et faire prendre conscience aux participants de l’importance du temps qui passe. Le respect du temps alloué à la réunion est primordial, surtout dans des entreprises où les réunions sont très régulières. En dépassant sans cesse le temps des réunions, on finit par démotiver les participants qui assimilent réunion à perte de temps. « L’animateur doit annoncer aux participants la répartition du temps entre les différents points à aborder. Et il doit bien veiller à ce que ce timing soit parfaitement respecté. Si une partie a pris plus de temps, il faut alors rattraper les minutes perdues sur les autres parties. L’animateur doit montrer aux participants qu’il veille sur le temps qui passe, en regardant ostensiblement sa montre de temps à autre par exemple. »   rappelle Patrice Beyer. Une réunion prévue sur une heure doit durer une heure max, c’est la règle ! Une réunion est faite pour aboutir efficacement à des décisions. Elle n’est pas organisée pour « faire du relationnel ».

Comment gérer les participants qui monopolisent la parole ou qui cherchent visiblement le conflit ?

Il n’y a malheureusement pas de réponse type… Et traiter les cas de participants ingérables est souvent très difficile. Une chose est sûre, la réunion n’est pas organisée pour permettre à une personne de faire un monologue. Ce n’est pas non plus le lieu des règlements de comptes. Patrice Beyer donne son point de vue : « Il faut savoir être ferme lorsqu’on anime une réunion. Ça sera d’autant plus facile qu’on aura pris le temps en introduction d’expliquer les règles du jeu. Les rencontrer en tête-à-tête avant ou après la réunion peut être un excellent moyen de les inciter à prendre conscience de la contre-productivité de leurs comportements et de les inviter à les modifier. ». Fermeté et diplomatie seront les meilleurs alliés de l’animateur de réunion.

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