Comment organiser un repas d'affaires ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     12/05/14    
Comment organiser un repas d affaires ?

S’apparentant comme une tradition s'inscrivant dans la culture française, réputée pour sa gastronomie, le repas d’affaires est idéal pour favoriser les échanges professionnels. Pour que ce repas fasse recette, son organisation doit se faire dans les règles de l’art sous peine de froisser son interlocuteur …

Le repas d’affaires : une mise en bouche

Réaliser un repas d’affaires facilite la prise de contact avec la personne en question. Dans un cadre convivial, ce repas est propice aux discussions et négociations avec un client, un investisseur, un associé ou un futur partenaire. En cela on peut parler d’une mise en bouche pouvant aboutir à la signature d’un contrat. Le repas d'affaires vous permet également de développer votre réseau. S'il ne revêt pas toujours un aspect solennel, il détient sa part d’importance. Il ne vous est donc permis de le négliger au vue de l’enjeu et de l’objectif que vous ciblez. Le but est d’arriver à définir des objectifs selon un intérêt commun. Tout cela dans un cadre agréable et détendu.

Concilier convivialité et business requiert un certain sens de la maîtrise. Cet équilibre découle d’un repas finement mené en adéquation avec son interlocuteur. Selon la personnalité ou la culture de la personne que vous avez en face de vous, vous devez faire en sorte de respecter ses valeurs tout au long du repas et de ne pas commettre d’impair. Ne vous inquiétez pas, au menu, un lot de conseils concoctés par le chef qui devrait éveiller vos sens …

Des ingrédients indispensables

Ce repas doit être un moment privilégié d’échanges et de partages. Vous devez veiller à ne pas trop en faire de peur que votre convive ne le prenne pas comme une agression et ne se mette sur la défensive. Ayez, dans l’ensemble, préparé votre discours (pas de notes sauf si elles s'avèrent indispensables à la compréhension de votre interlocuteur : chiffres, etc). Vous devrez compter d’avantage sur votre mémoire. Faites en sorte que votre interlocuteur vienne en connaissance de cause en clarifiant vos intentions avant ce repas. Pour ce qui est des négociations, le tout est qu’il ait le sentiment que l’idée vienne de lui, du moins en partie. Il faut qu’il ait l’impression, outre le fait qu’il y gagne quelque chose, qu'il opère la meilleure affaire (juste l’impression bien entendu). Il se sentira en position de force et en sera d’autant plus satisfait. 

Choisissez, selon la nature du sujet, un moment adapté. Si vous estimez la durée du repas relativement courte, ou si votre interlocuteur précise n’avoir que peu de temps dans sa journée, pourquoi ne pas opter pour un petit déjeuner ? Dans un hôtel de renommée par exemple, cela vous reviendra moins cher qu’un déjeuner en brasserie. Si vous avez besoin de plus de temps, privilégiez le déjeuner voire le dîner, plus détendu car situé hors des horaires de travail.

Cela va de soit, arrivez à l’heure, voire même en avance sur le lieu de rendez-vous afin de pouvoir accueillir votre convive. Rappelez-lui la veille le rendez-vous en lui demandant de le confirmer. Il serait dommage que ce dernier l’oublie …

Concernant le choix du restaurant, il vous revient en tant qu’organisateur. Optez pour quelque chose de relativement classique. Vouloir tester l’originalité n’est pas très recommandé, le risque étant que cela ne plaise pas à votre convive … Optez d'ailleurs pour un restaurant assez proche du lieu de travail de votre invité ou à mi-distance. Ne choisissez pas un lieu excessivement bruyant qui pourrait rendre difficile la compréhension, pourtant essentielle lors de négociations. Privilégiez un endroit que vous connaissez pour éviter de confronter votre invité à un service trop lent, une carte décevante ou encore une ambiance non appropriée par rapport au contexte.

Vous pouvez émettre quelques suggestions, mais n’hésitez pas à laisser votre invité donner le ton sur le choix de ses plats. Vous concernant, n’optez pas automatiquement pour les plats les moins chers, vous apparaîtriez comme quelqu’un de pingre en affaires. De même faite attention aux plats les plus onéreux qui pourrait être interprétés par le fait que vous ne faîtes pas attention à vos dépenses. Comme le veut la tradition française, accompagner le repas d’un bon vin est, généralement, bien vu. Toutefois, veille à rester concentré sur le but principal du repas et ne pas vous laisser déborder par cette partie de la tradition ... Au delà de la sécurité au volant, un taux d’alcoolémie élevé n'est guère avantageux pour les entamer les négociations ... De même, rappelez-vous, que la nourriture n’est qu’un prétexte.

Dans la mesure du possible adaptez votre rythme à celui de votre convive. Veillez à en être au même niveau du repas que lui. Regarder manger l’autre, sans manger également, pourrait être une situation embarrassante pour votre invité. Faire attention à ce détail, qui ne semble, de prime abord, sans importance, mais qui est perçu comme une marque de respect.

Si votre interlocuteur n’aborde pas de lui-même le sujet pour lequel vous devez trouver un terrain d’entente, estimant le moment favorable, vous pouvez engager cette conversation sans forcément attendre la fin du repas, du moment que l’instant s’y prête. Vous devez donc vous adapter selon l’humeur de votre interlocuteur et savoir saisir les moments opportuns. Avancer tout de même quelques banalités avant si vous n’en n’êtes qu’au début du repas, on parle de « small talk », ce qui désigne un type informel de discours qui ne couvre pas les véritables sujets de la conversation qui devraient être abordés. Réservez-vous suffisamment de temps pour pouvoir clore le débat.

Par convention, l’usage veut que ce soit la personne qui soit à l’initiative du repas qui reçoive, réserve et paye l’addition, autrement dit, vous. Il peut être judicieux de convenir au préalable avec le responsable du restaurant ou le maître d’hôtel que vous réglerez la note afin d’éviter de faire parvenir l’addition sur la table. En d’autres termes, devancez le paiement. Vous pouvez aussi aller payer rapidement et discrètement en fin de repas (« Excusez-moi, je vais aux toilettes, je reviens » peut-être envisageable). Cela évite d’ailleurs d’avoir à demander (un peu trop bruyamment) une note de frais … Inutile de laisser votre invité feindre de sortir son portefeuille.

Dans le cas de convives étrangers, il n’est pas toujours exagéré de se renseigner sur certaines de leurs habitudes au moment du repas, toujours dans le souci de ne pas commettre d’impair et de ne pas risquer de les vexer. 

La conclusion de l’affaire ne doit pas obligatoirement se faire au cours du repas, mais il faut toutefois avoir préparé un maximum le terrain. L’idéal reste néanmoins que la conclusion de l’affaire se fasse durant le repas. Le repas d’affaires est d’avantage conçu pour faire progresser les négociations.