4 méthodes pour mieux s’organiser et gagner du temps

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     17/04/17    
methodes mieux organiser gagner temps

« Le temps, c’est de l’argent ». Les entrepreneurs le savent, pour gagner du temps, il faut une organisation en béton ! La planification des tâches ainsi que la gestion de temps et de projets, sont pourtant loin d’être évidentes pour tous. Voici donc quatre méthodes pour vous aider à y voir plus clair.

Le mindmapping pour schématiser ses idées

Le mindmapping, carte heuristique en français, consiste à « dessiner » ses idées. Pensé par Aristote, ce concept prend forme dans l’ouvrage du psychologue anglais Tony Buzan, « An Encyclopedia of the Brain and Its Use » (en français, « Encyclopédie du cerveau et de son utilisation », ndlr). Cette méthode permet de mettre en place une stratégie ou de dresser un état des lieux à travers une schématisation très simple, réalisable avec un logiciel ou même une feuille et quelques stylos de couleur. La carte heuristique se construit comme suit : au centre se trouve le thème principal, en mots et en image. Depuis ce centre, partent des branches de couleur, qui elles-mêmes mènent vers des idées principales en relation avec ce thème, toujours sous forme de mots-clés et de dessins. Ces idées conduisent à d’autres branches présentant des idées secondaires… et ainsi de suite. La manière la plus simple de les schématiser consiste à inscrire chaque mot-clé dans un cercle et à relier ces cercles entre eux. Cette schématisation peut tout à fait s’opérer à plusieurs, il suffit de la poser sur un grand tableau ou sur une grande feuille pour qu’ensuite, des personnes participent à sa construction. Très utilisée au cours de brainstorming, cette technique sert, entre autres, à clarifier sa réflexion, à identifier des mots et notions clés, à visualiser des idées complexes et à structurer un projet. Réalisable par écrit, il existe également des logiciels de mindmapping, tels que Framindmap, VUE ou Wisemapping, ou encore Lucidchart, Bubbles.us ou Pearltrees, qui rendent possible un travail collectif.

Organiser son projet dans le temps avec le diagramme de Gantt

Popularisé par l’ingénieur américain Henry L. Gantt, cet outil met en image la progression chronologique d’un projet. Véritable tradition en gestion de projet, le diagramme de Gantt constitue une aide précieuse pour visualiser l’état d’avancement de chaque tâche.Cette méthode détient un double objectif : une visualisation optimisée et la communication d’un planning établi. Concrètement, sur ce diagramme figurent les dates de début et de fin de chaque projet, les marges de temps envisageables sur certaines tâches ainsi que le retard pris dans d’autres. Ce schéma se construit simplement avec, en abscisse, le temps, et en ordonnée, le poste de travail ou le nom de la tâche. La durée de celle-ci est représentée par une barre horizontale allant de sa date de début à la date de fin escomptée ou effective. Présenté ainsi, le diagramme n’indique que le temps mais il permet, d’un rapide coup d’œil, de constater le retard ou l’avance pris sur une tâche. Des flèches reliant chaque étape à la suivante permettent d’agrémenter et de préciser le diagramme et l’organisation du projet, ce que propose la méthode PERT (outil de gestion de projets basée sur le diagramme de Gantt). Des logiciels en ligne créent et adaptent d’ailleurs cet outil en fonction des besoins de chacun, comme AstaPowerproject, Gantter, Open Workbench ou Taskjuggler.

La méthode PERT pour faciliter la gestion de projets

Cette technique, mise au point par la marine américaine en 1950, se base sur le diagramme précédent pour optimiser la gestion et la panification de projets. La méthode PERT (Program evaluation and review technique, ou évaluation de programme et analyse technique, en français, ndlr) part également des dates de début et de fin pour l’ensemble des tâches et vise à définir un chemin critique menant à une estimation de la date de fin du projet. Le but est de trouver la meilleure organisation possible pour qu'un projet soit terminé dans les meilleurs délais et d'identifier les tâches critiques, c'est-à-dire celles qui ne doivent souffrir d'aucun retard sous peine de retarder l'ensemble du projet. Pour définir cette durée le plus précisément possible, il faut d’abord établir, pour chaque tâche, la date au plus tôt, celle à laquelle une activité pourra être terminée au plus tôt en tenant compte des étapes précédentes. Il faut aussi déterminer la date au plus tard, à laquelle l’activité devra impérativement être finie sous peine de ralentir le projet. Ces étapes sont reliées entre elles par des flèches et la forme finale du schéma présente leur enchaînement chronologique le plus rapide : le chemin critique. Les tâches annexes susceptibles de retarder le projet sont représentées sur le côté et rattachées aux principales par d’autres flèches, et rejoignent toujours la ligne de déroulement principale.

Définir ses objectifs avec la méthode OVAR

Imaginée et créée par trois professeurs de l’école HEC, OVAR se présente comme un outil de pilotage sous forme de tableau de bord conçu pour élaborer et déployer des stratégies à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Définir les variables d’action constitue le but principal de cette méthode, qui prend la forme d’une grille. Comme l’acronyme l’indique, ce tableau présente à la fois les Objectifs, les Variables d’Action et leurs Responsables. Il se remplit collectivement en cinq étapes : partage des informations contextuelles, élaboration individuelle des buts à atteindre, partage des perceptions, définition des indicateurs et mise en place du tableau de bord. Les indicateurs servent à trier les variables d’action, qui peuvent appartenir à différentes catégories et servir divers objectifs.Ils sont pour cela regroupés en résultats, impact et efforts. Une grille OVAR, téléchargeable gratuitement sur internet en format Excel, permet ainsi de clarifier ses objectifs et d’ordonner ses projets.

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