Les mentions obligatoires sur une facture

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     21/12/13    
mentions obligatoires facture

La facture requiert, de la part de toute entreprise qui l’émet, d’y apporter un soin particulier. En effet, la facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et possède une valeur juridique. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l'exercice des droits sur la TVA.

Quelles sont les fonctions de la facture ?

  • juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur ;
  • commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer ;
  • comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels ;
  • fiscale : elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l'impôt.

Les mentions obligatoires des factures

Tout professionnel est tenu de s'assurer qu'une facture est émise en double exemplaire, par lui-même, ou en son nom et pour son compte.

Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services.

L'article L441-3 du code de commerce précise les mentions obligatoires des factures, dont les principales sont les suivantes :

  •  nom et adresse des parties
  • date de la vente ou de la prestation de service
  • quantité et dénomination précise des produits ou services
  • prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties
  • date d'échéance du règlement et pénalités en cas de retard

Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit également mentionner le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement, conformément à l'article 121-II de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012. Cette indemnité est fixée à 40 € par le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012.

Les articles R123-237 et 238 du code de commerce ajoutent à cette liste des éléments d'identification de l'entreprise : numéro d'immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique, etc.

La direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la répression des Fraudes propose sur son site une fiche pratique dédiée à la facturation entre professionnels et aux mentions obligatoires, ainsi qu'une rubrique sur l'actualité normative en matière de facturation.

En matière fiscale, un certain nombre d'obligations spécifiques encadrent l'établissement des factures par les assujettis à la TVA. Elles sont introduites par l'article 289 du Code général des impôts et précisées par l'article 242 nonies A de l'annexe II qui prévoit notamment des éléments d'identification du vendeur et de l'acquéreur et des précisions sur les produits et services vendus. Cet article est modifié par le décret n° 2013-346 du 24 avril 2013.

Les règles fiscales relatives aux mentions à porter sur les factures sont détaillées par la doctrine BOI-TVA-DECLA-30-20-20.

Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers :

  • Il est obligatoire d'établir une note :

- dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
- si le client le demande,
- ou pour certains travaux immobiliers.

  • Cette note doit être établie en double exemplaire, l'original étant donné au client qui doit le conserver pendant au moins 2 ans. Elle doit également contenir certaines mentions obligatoires :

- date de la rédaction de la note,
- nom et adresse de l'entreprise,
- nom du client, sauf opposition de sa part,
- date et lieu d'exécution de la prestation,
- décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
- somme totale à payer.

Toute infraction sur l'existence ou le contenu de la note est sanctionnée d'une contravention de 1 500 à 3 000 euros en cas de récidive.

Certaines activités sont soumises à des obligations particulières de facturation : hôtels, pensions de famille, maisons meublées, restaurants, bâtiments et équipements de la maison, garages, entreprises de déménagement, auto-écoles, syndics de copropriété, experts-comptables, prestations topographiques, prestations sanitaires, travaux immobiliers pour les particuliers.

Délai de conservation des factures

Le délai de conservation des factures varie de 3 à 10 ans suivant la nature du document ou de son support.
Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu'elles peuvent servir de preuve devant la justice pendant ce délai.

Factures émises par voie électronique

  • Les factures peuvent être émises par voie électronique selon trois procédures. Dans tous les cas, l'accord du destinataire est requis pour la transmission et la mise à disposition des factures par voie électronique.
  • La transmission selon la norme EDI (échange de données informatisées) : la facture est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties.

Ce message doit permettre une lecture par ordinateur ainsi qu'un traitement automatique et non équivoque de la facture.

  • La transmission sécurisée par la signature électronique : dans ce message, c'est la signature électronique qui valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle permet en effet l'authentification du signataire et de la source d'informations.
  • La transmission sous toutes formes électroniques dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services qui en est le fondement.
  • Les factures transmises par voie électronique sont valables à condition que l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient garantis.
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