Les registres obligatoires

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     06/09/10    

Livres comptables

De première importance, ils doivent être tenus sans rature, ni altération, ni blanc. En cas de d'erreur, il est tout à fait interdit de barrer ou gommer : il convient alors d'opérer une comptabilisation en négatif ou de contrepasser l'écriture.

Les livres comptables se conservent 6 ans pour les professions libérales et les artisans. Ajoutez quatre années supplémentaires pour les commerçants et les sociétés commerciales.

Le livre-journal

D'un coût qui varie de 4 à 9€ TTC selon les greffes, il permet l'enregistrement de tous les mouvements relatifs au patrimoine de l'entreprise de façon chronologique, jour après jour et opération par opération. Tout enregistrement doit comporter l'origine de l'opération et les références de la pièces justificative correspondante. Il peut être paraphé et coté au greffe du tribunal de commerce.

La tenue d'un livre-journal est obligatoire pour les sociétés commerciales, les artisans assujettis à la TVA et les commerçants au réel. En revanche, il est facultatif pour les professions libérales soumises au régime de la déclaration contrôlée qui peuvent, au choix, tenir un journal des dépenses, un journal des recettes ou un livre-journal non coté et paraphé. Sa tenue est conseillée pour les autres cas de figure.

Le grand livre

Classant par nature de compte les informations qui figurent par ordre chronologique dans le livre-journal, il ventile selon le plan comptable ses écritures. Sa tenue est obligatoire pour les entreprises artisanales ou commerciales soumises aux régimes fiscaux du réel simplifié ou du réel normal.

Le livre d'inventaire

D'un coût qui varie de 4 à 9€ TTC selon les greffes, il assure le relevé des éléments d'actif et du passif au regard desquels la quantité et la valeur de chacun d'eux sont mentionnées à la date d'inventaire (stocks, dettes, créances, immobilisations).

Obligatoire pour les entreprises commerciales soumises au régime fiscal du réel simplifié ou du réel normal, le livre d'inventaire peut être coté et paraphé au greffe du tribunal de commerce. Formellement, il peut prendre la forme de documents écrits informatiques, identifiés, datés et numérotés dès leur établissement. À noter que la tenue d'un livre d'inventaire est facultative pour les artisans mais cela ne les dispense pas de tout inventaire s'ils sont soumis au régime du réel.

Les livres auxiliaires

Facultatifs pour toutes les entreprises, ils permettent de détailler le contenu du livre-journal et du grand livre selon l'activité de l'entreprise. On peut notamment citer le livre de caisse, le livre des achats, le livre de banque, le livre de chèques postaux,...etc.

Le livre des recettes

Obligatoire pour les entreprises du régime fiscal de la micro-entreprise, il permet l'enregistrement chronologique de l'origine et du montant des recettes perçues avec références des pièces justificatives et distinction entre règlements en espèces et autres règlements.

Le registre des achats

Ce registre permet de récapituler sur un cycle annuel le détail des achats en opérant une distinction entre règlements en espèces et autres règlements. Il doit aussi comprendre factures et autres pièces justificatives. Sa tenue est obligatoire pour les entreprises soumises au régime micro-BIC et pour les activités de fourniture de logement de vente d'objets, de marchandises, de fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place.

Le registre des immobilisations et des amortissements

Obligatoire pour les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée, ce registre doit comporter sans aucune forme particulière la date d'acquisition ou de création et le prix de revient des éléments d'actif affectés à l'exercice de la profession, le montant des amortissements effectués sur ces éléments ainsi que le prix et la date de cession de ces éléments.

Principaux registres du droit du travail

Afin d'éviter toute fraude, les registres du droit du travail doivent être tenus par ordre de date sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles, sur support papier ou de type informatique. Il appartient à l'entrepreneur de garantir un accès aux fichiers et la disponibilité des informations.

Selon le nombre de salariés et l'activité de l'entreprise, d'autres registres peuvent être nécessaires. On peut notamment mentionner le registre d'hygiène et de sécurité, le registre des délégués du personnel, le registre de comptabilité pour le travail à domicile, le registre des accidents du travail bénins,...etc.

Le registre unique du personnel

À conserver pendant 5 ans et obligatoire pour tous les employeurs, il doit être tenu à jour quelque soit l'effectif de l'entreprise. Pour chaque salarié, il répertorie nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie et date d'autorisation d'embauche ou de licenciement. Sa tenue doit être le fait de chaque établissement et non celui du siège.

Le livre de paie

À conserver pendant 5 ans voire 10 ans pour plus de sûreté, il ne présente aucun caractère obligatoire pour l'employeur. En revanche, ce dernier doit conserver les bulletins de salaire en double. Concrètement, le livre de paie reproduit les mentions qui figurent au bulletin de paie. Il peut être côté et paraphé au tribunal de commerce, au tribunal d'instance ou à la maire de la commune. Il est gratuit en maire et coûte entre 4 et 9€ TTC selon les greffes.

Le registre de l'inspection du travail

 À conserver pendant 5 ans et obligatoire pour tous les employeurs, il recense les mises en demeure et observations formulées par l'inspecteur du travail en matière d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.

Le registre relatif à l'évaluation des risques

Obligatoire pour tous les employeurs, il doit être tenu à jour au minimum sur une base annuelle. Dans le cas contraire, l'employeur s’expose à une amende pénale d'un montant de 1 500€.

Il recense tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et offre une analyse des risques. Il doit être transmis aux membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), aux délégués du personnel, aux personnes exposées à un risque pour leur sécurité ou leur santé ainsi qu'à l'inspection du travail, sur demande en ce sens.

Registres imposés par le droit des sociétés

Les feuilles de présence aux assemblées générales

Obligatoires pour les sociétés anonymes, recommandées pour les sociétés à responsabilité limitée, elles sont logiquement tenues à l'occasion de chaque assemblée générale et émargées par les actionnaires présents ainsi que les mandataires. On y trouve les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance, le nombre de droits sociaux dont chacun est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions. De même, pour les mandataires, l'on consigne leurs nom, prénom, domicile, le nombre de droits sociaux des mandants et le nombre de voix attaché à ces droits.

Le registre des procès-verbaux d'assemblées générales

Obligatoire pour toutes les sociétés, il prend la forme d'un procès-verbal établi au terme de chaque assemblée générale. Il doit être signé par le ou les gérants pour une SARL ou une EURL, par chacun des associés présents pour une SNC et par les membres du conseil dans le cas d'une SA. Ce registre doit être coté et paraphé auprès de la mairie de la commune, du greffe du tribunal de commerce ou du tribunal d'instance. On y trouve notamment la date et le lieu de la réunion, les nom, prénom des associés présents et représentés, le nombre de parts sociales détenues par chacun d'eux, un résumé des débats ainsi que les résolutions mises en voix et le résultat des votes. Il est gratuit en mairie et son coût oscille entre 4 et 9€ TTC selon les greffes.

Le registre de présence aux conseils

Obligatoire pour les sociétés anonymes, il est tenu et signé par les administrateurs qui participent à la réunion du conseil d'administration.

=> En l'absence d'indication dans les textes, il est fortement recommander de conserver ces registres pendant toute la durée de vie de la société.

Le registre des procès-verbaux de conseils

Obligatoire pour les sociétés anonymes, il prend la forme d'un procès-verbal établi à l'issue de chaque réunion du conseil d'administration. On y trouve l'objet de la réunion, le résumé des débats, le texte des résolutions, les noms des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents ainsi que la notification de la présence ou de l'absence des personnes convoquées à la réunion du conseil. Ce registre doit être coté et paraphé et son coût varie selon le greffe – comptez entre 4 et 9€ TTC. À noter que le registre de présence aux conseils évoqué ci-dessus et le registre des procès-verbaux de conseil doivent demeurer distincts.

Le registre des mouvements de titres

Obligatoire pour les sociétés anonymes à régime simplifié, il sert à constater les changements dans la propriété des nantissements et des titres par ordre chronologique. On y trouve la date et la nature du mouvement, le nom ou la dénomination sociale du titulaire et son numéro d'immatriculation, la quantité de titres faisant mouvement ainsi que le nom ou la dénomination sociale du bénéficiaire. À parapher obligatoirement, il coûte entre 4 euros et 9 euros TTC selon les greffes.