3 idées pour ceux qui gèrent un espace de travail partagé : le coworking

Camille Blaise     08/11/13    
3 idees pour ceux qui gerent un espace de travail partage le coworking

L'équipe de Neocamino se retrouve chaque matin dans un espace de travail partagé. C'est une solution idéale à notre sens pour une entreprise de notre taille, ça l'est également pour un indépendant ou pour des équipes de tailles différentes: on y parle le même langage, celui des entrepreneurs, on y partage les mêmes joies (et parfois les peines), on y rencontre des soutiens ou des partenaires potentiels ...

Nos amis, créateurs de startups, ont aussi choisi cette solution et nous voyons régulièrement de bonnes pratiques qui méritent d'être rassemblées pour donner des idées à ceux qui gèrent un tel espace pour qu'il fonctionne à plein régime pour le bénéfice de tous - en avant donc et vive le coworking !

1. Annoncer clairement le fonctionnement de l'espace de travail partagé

Pour que des individus, des structures de petite taille, des élements fragmentés à la base, se sentent appartenir à une même structure et collaborent pour la rendre plus forte, il faut que les règles soient bien définies.

Il est primordial de formaliser et de mettre en oeuvre clairement :
• l'offre de services
• le coût
• le mode de fonctionnement

Une entreprise qui vient chaque matin dans un espace de travail partagé doit savoir ce qu'elle doit payer régulièrement, à quelle hauteur les autres participent de leur côté et pourquoi des différences éventuelles existent : si l'on doit travailler ensemble, les relations doivent être saines.

De la même façon, les entreprises seront heureuses de savoir de façon transparente :
• les services auxquels elles ont accès : impressions, connexion internet, ligne téléphonique, boîte postale, ménage, fournitures ou quoi que ce soit;
• les tâches auxquelles elles participeront : ménage, cuisine, communication ou formation pour le compte de l'espace par exemple, on peut imaginer de multiples façons de fonctionner.

Si chacune des entreprises possède sa culture, l'espace rassemble aussi des individualités et fonctionne à son rythme propre. En tenant les membres au courant de la direction qui est suivie, des modalités pratiques, des objectifs qu'on souhaite atteindre et des indicateurs associés, les décisions seront mieux comprises et acceptées au fur et à mesure du temps.

2. Favoriser les échanges et faire bouillir la marmite

Les entreprises qui sont un espace de travail partagé ont souvent de l'énergie à revendre - pas toujours du temps.

Pour organiser la création de liens forts et durables, faire qu'il y ait de l'émulation et apporter de la valeur à ses membres, il faut orchestrer de façon méthodique la gestion de cet aspect communautaire.

Vous avez déjà mis en place des actions ou des idées ?

Nous aussi :
permettre aux travailleurs de ... travailler : chacun doit pouvoir travailler à sa mesure avec les éléments nécessaires à son efficacité - du silence, la possibilité de s'isoler pour téléphoner, du papier dans l'imprimante et une connexion internet efficace, des toilettes tout simplement;
créer des rencontres : lors de petits déjeuners, de déjeuners des membres, de présentations des avancées de chacun ou de séances brainstorming;
donner des souvenirs communs : en permettant de passer son temps libre dans l'espace avec un baby-foot, une table de ping-pong ou une console, une bibliothèque de BD ou une salle TV, proposer une salle de (vrai) repos avec un canapé - olé !

Finalement, vous voulez que les entreprises participent bien sûr et se sentent membres à part entière de cet espace de travail partagé. Il faut aussi les voir comme des clientes à qui vous pouvez apporter de la valeur ajoutée. Dès lors qu'elles verront cette valeur, elles seront des alliés précieux pour nourrir la dynamique que vous aurez installée.

Cela ne se déclare pas, c'est une situation à laquelle on arrive de fait.

3. Promouvoir l'espace pour et par les membres 

Les espaces de coworking ont une vraie carte à jouer en ligne : ils sont des relais de contenus puissants. En impliquant leurs membres dans leur stratégie de marketing, ils peuvent fédérer une communauté qui va bien au-delà des résidents et favoriser leur business autant que celui des entreprises qu'ils hébergent.

Cette dimension est intéressante si l'on considère que l'espace de travail partagé :
a un potentiel de notoriété supérieur à celui de chacune des entreprises: en mettant en avant sa valeur fédératrice et en usant de son vivier d'entreprise comme matière pour sa propre communication, l'espace pourra finalement s'appuyer sur les réussites de ses membres pour obtenir une couverture médiatique;
• peut (doit ?) être utilisé comme un relais physique par et pour les membres : internet est un canal puissant, la rencontre IRL l'est tout autant si elle est bien pensée et ce que l'espace peut proposer avec des matinales thématiques, des formations dédiées ou des soirées;
• émergera en tant que média intéressant et reconnu s'il arrive à fédérer des contributeurs qui ont intérêt à participer: un cercle vertueux est à créer, il s'agit de générer du trafic sur le site internet de l'espace grâce au webmarketing de l'équipe qui le gère bien sûr mais en impliquant aussi les entreprises membres qui peuvent fournir des contenus associés à leurs compétences et relayer ce qui est publié.

L'objectif est que l'espace de coworking ait une mécanique marketing à son propre service et surtout au service de ses membres. Indéniablement, cela peut lancer une entreprise au début et lui servir comme canal marketing supplémentaire ensuite.

Des initiatives inspirantes existent, ce ne sont pas toujours des espaces de coworking, mais ces derniers peuvent prendre ce qu'ils font de bon : The Family avec tous les événements proposés, Dojocrea avec Dynamique Mag et nous-mêmes, Neocamino sur le Jeudi du Webmarketing par exemple ou encore les matinales de la pépinière Acteurs du Tourisme Durable.

Quelles sont vos bonnes recettes de votre côté ? Si vous travaillez dans un espace de travail partagé, que verriez-vous de mieux à mettre en place par l'équipe qui vous accueille ?

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