Gestion administrative : les erreurs fondamentales à ne pas commettre

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     01/11/17    
Gestion administrative : les erreurs fondamentales a ne pas commettre

Que ce soit en phase de lancement ou de développement de son entreprise, la gestion administrative est souvent négligée par le dirigeant. Manque de temps, manque de compétences, ou encore manque d’intérêt, cette part de l’activité est pourtant une étape incontournable, un passage obligé pour l’entrepreneur au risque de mettre en péril son business. Focus sur quelques éléments simples de méthode pour éviter les erreurs.

Diane Ballonad Rolland, dans son livre « j’arrête de procrastiner » explique que « les causes de la procrastination sont multiples : l’ampleur de la tâche nous empêche de nous y mettre, le projet que l’on a manque de clarté, le peu d’intérêt que nous portons à ce projet nous empêche de le commencer, la peur de l’échec peut nous freiner, le manque de confiance en soi peut aussi nous empêcher de le commencer, la loi de laborit, encore appelée « la loi du moindre effort » qui a retenu toute notre attention »
Et vous qu’est-ce qui vous empêche de faire ce que vous devriez faire aujourd’hui ?

Organiser et planifier ses missions

La première chose indispensable pour le chef d’entreprise est de savoir organiser et planifier ses missions, tenant compte du principe qu’elles sont dépendantes les unes des autres et que chacune est essentielle au bon fonctionnement de l’activité. Si le dirigeant accorde la majorité de son temps au terrain, il doit aussi en dégager pour la gestion administrative de son affaire.
Cela passe tout d’abord par une bonne part de classement. Courriers, mails, factures… il convient de les mettre tous à des emplacements prédéfinis et selon l’ordre d’arrivée et le caractère d’urgence. Pour cela, l’entrepreneur doit mobiliser quelques minutes chaque jour pour prendre le temps d’ouvrir ces correspondances.
La deuxième étape consiste à se bloquer un temps de manière ponctuelle pour gérer l’administratif, une fois par semaine par exemple. S’imposer ce planning de travail, en se fixant des délais, est important pour éviter de crouler sous la paperasse, car dans la réalité, de nombreux entrepreneurs se laissent déborder et sont confrontés à des retards de paiement, notamment au niveau de leurs obligations sociales et fiscales, et doivent alors s’acquitter en plus de pénalités. Ce principe vaut également pour la gestion des achats ou encore le suivi commercial, où le temps alloué aux relances sur devis restés sans réponse est moindre, voire inexistant, alors qu’il apparaît qu’un tiers d’entre eux seraient porteurs d’affaires s’ils faisaient l’objet d’un suivi.
Aussi, selon la taille de l’entreprise, il convient de mettre en place des procédures internes qui permettent, de répartir les missions, de définir les rôles de chaque collaborateur, et de prévoir le suivi des tâches en l’absence de la personne ressource.
Enfin, si l’entrepreneur a le sentiment de perdre du temps, organiser sa gestion administrative lui permet indéniablement d’en gagner à moyen et long terme, pour peu qu’il s’y tienne, et donc de l’argent.

Anticiper ses obligations

Là encore, l’anticipation est un principe fondamental pour l’entrepreneur, qu’il s’agisse de pouvoir s’adapter à ses concurrents ou d’être dans les temps pour le paiement de ses cotisations. Pour ce faire, le chef d’entreprise peut planifier cette partie de son activité en s’appuyant sur les calendriers des échéances liées aux déclarations, aux paiements des charges et autres obligations selon la taille des organisations, disponibles sur les sites comme www.net-entreprises.fr ou www.urssaf.fr par exemple.

Encore des freins à passer à l’action ?

Vous êtes convaincu que vous avez des efforts à faire pour améliorer la gestion administrative de votre entreprise, mais vous avez encore des doutes sur la méthode ? Selon les cas, d’autres pistes peuvent être envisagées.
Si vous souhaitez absolument rester maître de cette mission mais que vous ne savez pas trop comment vous y prendre pour vous organiser, vous pouvez faire le choix de vous former ou de vous faire accompagner par un cabinet conseil. Renseignez-vous au niveau de votre département, auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie ou de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat.
Si ces tâches ne sont absolument pas pour vous, vous pouvez faire appel à un prestataire extérieur de types cabinet comptable spécialisé selon les effectifs de l’entreprise, assistante indépendante ou encore Centre de Services Partagés (CSP). Là encore, les réseaux CCI et CMA peuvent vous aider.

La méthode efficace est de se faire une check List des actions que l’on remet au lendemain, d’analyser pourquoi on les remet au lendemain. Et de prendre la résolution de devenir un pro du c’est aujourd’hui et surtout pas demain !!!

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