Gérer les absences des salariés

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     23/03/14    
Gerer les absences des salaries

Chaque année, l’absentéisme coûte près de 7 milliards d’euros aux entreprises françaises, selon les résultats de la dernière étude sur le sujet publiée par Alma Consulting Group. A titre individuel, chaque collaborateur s’absente en moyenne 16 jours par an, correspondant à une dépense journalière d’environ 40 euros pour l’employeur. Focus sur la situation, les causes et les solutions.

Cartographie de l’absentéisme dans ses grandes lignes

Si 52% des collaborateurs sont toujours présents à leur poste de travail, les absences augmentent depuis plusieurs années dans toutes les régions de France. A l’instar du bâtiment ou de l’industrie, le secteur des services s’avère plus touché notamment dans le domaine des transports et des activités des banques et des assurances. Le phénomène concerne toutes les entreprises quelles que soient leur taille, et toutes les catégories de salariés même si les cadres sont meilleurs élèves. Parmi les principaux motifs sont évoqués la maladie, mise en corrélation avec l’âge, puis les conditions et la charge de travail.

Organiser l’entreprise en cas d’absences

Au préalable, il convient de noter que l’on distingue différents types d’absences, à savoir celles qui sont justifiées (congés payés, formation et maladie), de celles qui ne le sont pas. 

Si l’entreprise peut anticiper les congés payés et les accorder à des périodes plus creuses en termes d’activité, il s’avère plus difficile de s’organiser dans les autres situations. En effet, dans la majorité des cas où l’absence est imprévisible, soit la charge de travail est affectée à un ou plusieurs autres collaborateurs et nécessite souvent des heures supplémentaires, soit aucun remplacement n’est mis en place et le retard accumulé doit être comblé au retour du salarié.

Loin d’avoir un remède miracle, l’employeur doit cependant apporter la solution appropriée pour limiter les retards trop importants. Pour cela, c’est bien à lui d’organiser le travail, en priorisant les tâches. Bien que souvent négligée, cette notion est très importante car elle évite de trop se décharger sur le personnel présent et réduit ainsi les risques de stress voire les effets boule de neige par exemple. De plus, pour les mêmes raisons, il doit se préoccuper d’envisager et de mettre en place un recrutement temporaire via le recours à un CDD ou un intérimaire, particulièrement si l’absence s’avère de longue durée.
Aussi, pour toutes ces problématiques d’organisation, les absences doivent obligatoirement être justifiées.

En cas de manquement, l’employeur peut mettre en demeure le salarié en cause de s’expliquer mais également de revenir à son poste. De plus, si ces absences revêtent un caractère avéré et répétitif, il est possible d’engager une procédure disciplinaire en vue de sanctions pouvant aller jusqu’au licenciement.

Pour chacune de ces étapes, l’employeur doit toutefois veiller à bien respecter le cadre réglementaire qui entoure la démarche.

Se doter d’une vision à long terme

Si les absences déstabilisent donc l’entreprise et sont nuisibles à son bon fonctionnement, l’employeur doit cependant être capable de les suivre et de les analyser dans le temps. Aujourd’hui encore, trop d’organisations n’ont pas conscience de ces enjeux. En effet, cette vigilance apportée au taux d’absentéisme permet notamment de détecter des problèmes plus profonds si celui-ci augmente ou s’avère particulièrement haut. 

L’employeur doit donc avoir cette visibilité pour être capable d’en analyser les causes et pour pouvoir mettre en place des actions correctives, particulièrement si les motifs concernent les conditions et la charge de travail. Par exemple, l’entreprise peut favoriser la polyvalence de ses collaborateurs, améliorer l’ergonomie des postes de travail, adopter une attitude de valorisation des compétences ou encore développer certaines activités liées au bien-être comme la sieste. Enfin, de la même façon que l’on contrôle le taux d’absentéisme, l’efficacité des actions mises en œuvre doit être mesurée.