Fonction RH, peut-on tout externaliser ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     20/04/18    
Fonction RH, peut on tout externaliser ?

Externaliser devient une pratique courante car libératrice de certaines tâches fastidieuses et chronophages. Gestion de la paie, des recrutements, de la formation, ou encore de la GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi), l’externalisation des RH concerne aujourd’hui tous les périmètres de la fonction, jusqu’au pilotage de la masse salariale. Alors qu’il s’agit d’une demande grandissante des entreprises, l’opportunité d’externaliser la gestion de la masse salariale n’est pas sans risque et elle doit être bien réfléchie.

L’externalisation de l’activité de gestion de la masse salariale

Si la gestion de la paie est un pan de l’activité RH pour lequel on entend souvent parler d’externalisation, la fonction pilotage de la masse salariale l’est beaucoup moins, bien qu’elle réponde à un besoin croissant exprimé par les PME.

La gestion externalisée de la masse salariale consiste à fournir aux gestionnaires d’entreprises, RH et/ou Dirigeants, des outils fiables pour suivre et anticiper au plus juste leurs budgets afin de prendre les décisions au bon moment. Ceux-ci se matérialisent sous la forme de tableaux de bord mensuels et annuels. On distingue entre autres le suivi de l’absentéisme (taux et coût), le coût des heures supplémentaires, la prévision des augmentations (réalisation de scénarios avec hausse globale et individualisée), ou encore la masse salariale par projet ou par équipe de travail par exemple.

Les avantages à l’externalisation de la masse salariale

L’externalisation de la masse salariale est une solution de plus en plus plébiscitée, que ce soit par les PME dans le cadre d’une offre de services globale, mais également par les plus grosses structures pour des projets spécifiques. 

Si le bénéfice des compétences d’un expert en RH est la principale raison de faire appel à ce type de prestation, afin notamment de pallier l’absence de la ressource en interne, elle n’est toutefois pas la seule, et la solution présente de nombreux autres avantages.

D’une part, l’externalisation de la masse salariale permet à l’entreprise de mieux contrôler ses coûts. On parle ainsi de rationalisation des coûts RH. En effet, en ayant une vision claire des charges salariales, l’entreprise peut ainsi planifier au mieux ses activités.

D’autre part, elle permet un recentrage de la fonction RH dans son approche sociale. En confiant la partie complexe d’élaboration des tableaux de bord à un prestataire, le gestionnaire dégage du temps pour se concentrer sur l’aspect décisionnel, mais surtout pour se consacrer au dialogue social que ce soit avec les collaborateurs ou les partenaires sociaux.

Les limites à l’externalisation de la masse salariale

L’externalisation de la masse salariale présente donc un intérêt certain pour les décisionnaires RH, mais elle doit cependant être mise en œuvre avec la plus grande prudence.

En effet, comme toute solution d’externalisation de services, elle entraîne une dépendance vis-à-vis du prestataire, mais surtout elle peut engendrer une certaine perte d’identité pour l’entreprise si ses spécificités et sa culture ne sont pas suffisamment prises en compte. Aussi, elle pose toujours le problème de la confidentialité et de la sécurisation des données qui circulent entre les deux partenaires.

De plus, la masse salariale représentant un véritable enjeu stratégique pour l’entreprise, résultant outre les coûts d’une vision interne et d’une politique RH précisément définie, son externalisation est extrêmement complexe, si bien qu’elle doit s’appuyer sur un partenariat solide entre le décisionnaire et le prestataire pour pouvoir fonctionner.

Pour ce faire, sa mise en œuvre repose sur une démarche longue. En amont, les objectifs et les besoins doivent être identifiés puis formalisés pour aboutir à un processus clair qui permet d’identifier le rôle et le champ d’intervention de chacun. Ce même processus doit ensuite être appliqué en toute transparence et proximité pour une communication optimale entre les deux partenaires. Aussi, l’implication du décisionnaire RH de l’entreprise reste fondamentale pour ne pas avoir d’effets pervers.

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