Faites de votre temps un levier de réussite

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     04/06/11    
Le temps court après vous : vous êtes surmené, débordé et votre liste de tâches est un remake de « mission impossible » ! C’est le moment de vous ressaisir. Une mauvaise gestion de votre temps peut rapidement impacter l’efficacité globale de votre entreprise et vous conduire au « burn out ». Pour éviter d’en arriver là, il existe des techniques éprouvées et simples qui offrent un gain d’efficacité et un gage de sérénité. Prise de conscience, rigueur et discipline suffiront à faire de vous un « time performer ».

La positive attitude

Les six « maladies du temps »

• L’« urgentophilie »
L’urgentophile est le priotariste de l’urgence. Son moteur se résume à la formule : « dépêche-toi ! ». Il se précipite sur les urgences, sans tenir compte du degré d’importance d’une tâche : « Si c’est urgent, c’est automatiquement important », dit-il. Il a des difficultés à se projeter à long terme. Il attend généralement la dernière minute pour faire les choses, car ce sentiment d’urgence le stimule. Il reporte au lendemain les tâches dont l’échéance est éloignée (procrastination).

• La « tempsdinite »
Il a l’impression de manquer de temps pour aller au bout des choses. Son moteur se résume ainsi : « Sois parfait ! ». Il privilégie la qualité, quitte à y passer plus de temps. Ah ! Si les journées étaient plus longues et si on n’était pas obligé de courir après les autres, le travail serait tellement plus facile ! Difficile d’évaluer sa charge de travail. Du fait, il accumule les soirées au bureau et apporte des dossiers à la maison.

• La chronophagie
Le chronophage pense que les autres lui mangent son temps. Il est victime de l’« informationite » et de la « réunionite » aiguë. Le manque d’organisation (qui fait quoi où quand comment) et l’agencement de bureaux en open space peuvent générer la chronophagie.

• La maladie du « cavalier seul »
Le « cavalier seul » éprouve des difficultés à faire confiance à ses subalternes. Il délègue difficilement ou mal et préfère agir, plutôt que de faire agir. Son moteur : « sois utile ! ». Ce profil de dirigeant fonctionne en mode artisanal et a tendance à s’enfermer dans la croyance selon laquelle on ne peut faire confiance à personne. Ses équipes sont réduites à de la pure exécution.

• La « ouïte »
La ouïte est la maladie de celui qui dit oui quand il faudrait dire non. Son moteur : « fais plaisir ! ». Il a tendance à s’oublier et à se centrer davantage sur les besoins et attentes des autres (clients, collaborateurs, fournisseurs…). Il en oublie ses propres priorités. Il a des difficultés à s’affirmer, à négocier ses priorités et ses délais, à affronter les réactions de mécontentement.

• La maladie du « sans structure »
Le « sans structure » souffre d’une désorganisation chronique. Son moteur : « fais des efforts ». Ce rebelle refuse de se fixer un cadre de travail clair et bien défini. Sa principale difficulté : se synchroniser avec son environnement. Il peut parfois percevoir les délais imposés comme des ordres venus d’en haut.

Les trucs et astuces pour gagner du temps

• Prenez le temps
- D’abord, asseyez-vous… Les champions s’imprègnent de leur match avant de le jouer et gagnent dans leur tête avant de gagner sur le terrain. Pensez à visualiser l’avenir avant d’agir.
- Ensuite, pensez… Demandez-vous : « Où en suis-je ? De quoi ai-je besoin ? quel est le problème ? » Puis listez en vrac les tâches à faire du lendemain, de la semaine, du mois, de l’année.
- Enfin, Priorisez, même quand tout est prioritaire… Regroupez les tâches selon leur type, en commençant par les tâches urgentes et importantes, sans négliger les tâches importantes qui ne sont pas encore urgentes.

• Optimisez vos réunions
La réunion est préparée et l’ordre du jour envoyé à l’avance, elle commence et se termine à l’heure. Un temps est défini pour chaque point à l’ordre du jour, ainsi qu’un temps pour les points inattendus. Chaque point est traité et fait l’objet d’une décision et d’un plan d’action et de suivi.

• Ne soyez pas indispensable : déléguez
La meilleure minute dépensée est celle que le dirigeant investit sur les personnes, à commencer par ses collaborateurs. Il est essentiel de déléguer des responsabilités et non de simples tâches à exécuter. Cela vous évitera de devoir « repasser derrière » eux et suscitera davantage d’engagement et de motivation. Dès aujourd’hui, listez l’ensemble de vos responsabilités et décidez d’en déléguer plusieurs à des collaborateurs, sous-traitants ou fournisseurs. Voici les cinq questions essentielles à se poser au démarrage d’une délégation : Que fait-il (elle) ? Qui doit le faire ? ; Pourquoi doit-il (elle) le faire ? ; Comment doit-il (elle) le faire ? ; Pour quand doit-il (elle) le faire ?

• Utilisez activement votre agenda
L’agenda doit permettre de voir la semaine, le mois, l’année complète et la mise à jour doit être simple et immédiate. Notez toutes les tâches et pas seulement les RDV, sans oublier de fixer une durée réaliste et de réserver du temps de battement entre celles-ci, pour gérer les imprévus et les transitions. Gardez-le toujours sur vous et pensez à le consulter.

• Gagnez du temps au bureau
- Débarrassez votre bureau de tout ce qui n’est pas lié à une action en cours
- Ne placez rien sur votre bureau qui ne soit prêt à être traiter immédiatement
- Écrivez la version définitive du premier jet et manipulez un papier une seule fois
- 80 % des lettres ne devront pas dépasser la longueur d’un simple recto
- Déléguez à des participants les rôles de décideur, animateur, secrétaire et gestionnaire du temps.

Le temps : un concept crée par l’Homme

• Le temps est relatif
Einstein disait que « le temps est relatif » et la nature rend hommage à sa théorie. Les animaux et les végétaux vivent en temps réel. Leur seule horloge est l’instant présent, que nous appelons « l’ici et maintenant ». La nature ne connaît ni le passé, ni l’avenir. Le calendrier est une création de l’être humain. L’Homme se distingue de ses congénères grâce à son cerveau préfrontal, qui lui permet de s’abstraire de l’« ici et maintenant » pour se projeter ailleurs autrement.

• Monochrone ou polychrone ?
Le temps est le même pour tous. Ce qui diffère, c’est la façon dont chacun le perçoit et l’utilise. Le temps est un des systèmes fondamentaux d’une culture. Que dire de la ponctualité française et de l’efficacité de nos réunions ? La France, pays latin, est de culture polychrone : les individus sont engagés dans plusieurs évènements à la fois et le temps n’est pas un élément essentiel. L’accent est mis sur l’engagement à accomplir le contrat plutôt que sur le respect des horaires. Les anglo-saxons et l’Europe du Nord, pionniers de la gestion du temps, sont de culture monochrone. Pour eux, le temps est étroitement mêlé à la trame de l’existence et l’on fait une seule chose à la fois. Ils accordent plus d’importance aux résultats qu’à la qualité des relations.