Que faire lorsque l’on n'a plus accès à ses mails ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     10/11/17    
faire lorsque on plus acces mails

L’hébergeur Internet OVH a été affecté hier par une panne électrique. Un problème technique dû à un souci d’alimentation électrique qui a eu des répercussions mondiales. Résultat ? Un grand nombre de sites internet rendus inaccessibles et des emails ne fonctionnant plus. Les courriels représentent un des moyens de communication les plus prisés par les entreprises modernes. Voici sept manières de procéder lorsqu’on n’y a plus accès.

1- Organisez une réunion

Votre boîte mail est hors-service ? Impossible de rétablir la communication et vous devez attendre des heures ? Pourquoi ne pas organiser une réunion ? Un bon moyen de réunir vos troupes et de fixer les objectifs de la journée voire de la semaine. Durant cette dernière, rassurez vos collaborateurs en leur expliquant la situation et le temps qu’elle risque de prendre. Organiser cette réunion représente un moyen de résoudre les problèmes liés à l’entreprise alors que vous n’y consacrez habituellement pas assez de temps. Ils sont disponibles et ne pourront pas évoquer l’excuse d’être trop pris par leurs mails ou leur travail !

2- Communiquez autrement

Les emails ne représentent pas le seul moyen de communiquer en interne avec vos salariés. Les réseaux sociaux en ligne permettent d’assurer de manière instantanée vos discussions et celles de vos collaborateurs. A titre d’exemple, la plateforme de communication collaborative Slack fonctionne à la manière d’un chat, pour transmettre vos informations et les recevoir. Elle permet également le partage de fichiers au sein des conversations et intègre des services externes tels que GitHub, Dropbox, Google Drive pour vous faciliter le suivi et la gestion de vos projets. Un moyen alternatif aux boites mails et efficace. Le système sauvegarde l’ensemble de vos messages et un robot répond à certaines de vos demandes.

3- Partagez un moment de convivialité

Vous et votre équipe avez passé votre matinée à rechercher l’origine du problème sans que celle-ci ne soit trouvée. Il est temps de prendre une pause. Profitez de l’occasion pour inviter vos collaborateurs au restaurant. Un moment de convivialité qui renforcera les liens de votre équipe et qui calmera les tensions causées par ce problème technique. Ce restaurant risque de prendre du temps ? Peu importe. Il vous faudra patienter pour le retour de vos mails, autant que cela se fasse dans un cadre chaleureux. Un petit incident qui a le mérite de rompre votre routine quotidienne.

4- Gérez votre travail différemment

Certaines de vos tâches ne nécessitent nullement l’utilisation de vos mails. Passer votre journée à vous occuper de ce type de travaux, vous permettra de ne pas accumuler une charge de travail trop conséquente. La rédaction de vos rapports, votre comptabilité, la recherche d’idées marketing et bien d’autres s’avèrent tout à fait réalisable sans utiliser vos courriels. Pensez également à réfléchir sur le long terme pour l’avenir de votre entreprise. Un temps de travail souvent négligé mais qui s’avère bénéfique pour la pérennité de la société.

5- Reposez-vous

Si votre activité et celles de vos salariés ne peuvent se réaliser sans l’accès à vos mails, pour motif exceptionnel, permettez à vos employés de se reposer en leur accordant un jour de congé. Celui-ci, inattendu, leur fera le plus grand bien et leur permettra de redémarrer de manière encore plus productive. Si le problème n’est censé durer qu’une matinée, proposez à vos collaborateurs d’autres activités telles que des jeux ou du sport, si les équipements nécessaires sont déjà à disposition dans vos locaux. Si cet incident représente pour vous une perte de temps, il peut également vous permettre de recharger les batteries ou de resserrer les liens à travers diverses activités.

6- Prenez exemple sur ces entreprises qui limitent les mails

Les mails représentent un danger toxique pour certaines entreprises, qui ont pris les devants en décidant de limiter leur emploie. C’est le cas de PriceMinister, un site d’achat et de vente en ligne où les salariés doivent chaque vendredi matin bannir l’utilisation des mails. Un moyen de lutter contre le stress provoqué par ces derniers. « On est très souvent coupé par les emails avec la tentation de répondre immédiatement, c’est une source de stress de se dire qu’on devra attendre l’après-midi pour répondre. Pourtant quand on ne répond pas immédiatement, on voit que ça pouvait attendre. » Explique Alexia Lefeuvre, chargée de communication chez Priceminister à FranceInter. La société de services numérique française Atos, souhaite, quant à elle, mettre en place une solution bien plus radicale en les supprimant définitivement de la manière de travailler de ses employés. Le PDG Thierry Breton estime que les mails représentent une perte de 10 à 20 heures par semaine pour chaque salarié (tri, consultation, réponse)

7- Créez une adresse de secours

Pensez à créer une seconde adresse de messagerie pour non seulement faire face à ce type de problème mais également pour éviter les piratages. Internet regorge de personnes aux intentions malsaines qui pourraient utiliser votre compte à des fins personnelles. Ne laissez pas cette situation s’installer, en possédant une adresse de messagerie de secours qui vous permettra de récupérer l’accès de votre compte. Si un bug informatique touche l’une de vos boites mails, l’utilisation de la deuxième demeure possible. Google, Yahoo, Microsoft, La Poste vous propose de posséder une autre adresse email en toute sécurité.

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