L’externalisation fait partie des nouvelles habitudes des entreprises car elle offre l’opportunité à un entreprise de réaliser avec des prestataires experts dans leurs domaines des activités spécifiques et, parfois, de réduire les coûts. 

Dans leur baromètre annuel des DRH , Gras Savoye et Willis Towers Watson notent que le principal enjeu, quelle que soit la taille des entreprises, consiste à « adapter les organisations aux enjeux de la crise actuelle et accélérer la sortie de crise.

Certaines TPE sont trop petites pour disposer des ressources nécessaires au sein de leurs équipes ou pour piloter les bons experts.  Les dirigeants recherchent un sparring partner qui saura porter un regard neuf sur l’organisation. Celui-ci pourra jouer le rôle d’un manager de transition. Il est là pour une durée déterminée, pour faire avancer l’organisation sur différentes problématiques stratégiques.

Selon un sondage réalisé par le cabinet Deloitte, les perspectives de croissance du marché de l’externalisation sont de l’ordre de 14 à 36% sur l’ensemble des fonctions support. L’innovation se portera sur 4 domaines : la qualité de service, le coût du service, l’expérience utilisateur et la croissance du chiffre d’affaires. D’ailleurs, pour 84 % des employeurs interrogés 64 % vont externaliser certaines fonctions.

Quelles sont les raisons qui conduisent une entreprise à utiliser l’externalisation ? L’externalisation est-elle vraiment une opportunité pour les entreprises ? Quelques éclaircissements.

L’externalisation, kesako ?

L’externalisation, « outsourcing » est le fait de confier les activités d’une entreprise à des prestataires de services extérieurs. Ces prestataires offrent à l’entreprise leur expertise et leur performance. L’objectif est de permettre au dirigeant comme aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, sur la stratégie de l’entreprise essentielle à son développement ou sur des tâches essentielles à externaliser pour ne pas ouvrir une brèche à la concurrence. L’externalisation permet à une entreprise de pouvoir gérer son activité sans être submergée. Cependant, elle nécessite de guider l’entreprise à laquelle on donne l’ordre de réaliser la prestation. Elle peut s’utiliser pour de multiples activités de l’entreprise comme par exemple la gestion de paie, la comptabilité et la gestion informatique.

Ne pas confondre externalisation et sous-traitance

La confusion peut être facile à faire. Cependant une grande différence existe. Selon l’Association française de Normalisation (Afnor) : « la sous-traitance est définie comme l’opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant, tout ou partie de l’exécution du contrat d’entreprise ou du marché public conclu avec le maître de l’ouvrage ».

L’externalisation, un avantage ?

Elle permet un gain de temps précieux car les prestataires sont experts d’un domaine et donc performants. Ils offrent un travail de qualité qui permet de réaliser une économie non négligeable car les coûts de prestation sont souvent inférieurs au coût d’un salarié en interne mais aussi parce qu’il n’est pas toujours nécessaire d’avoir un permanent sur des tâches qui sont ponctuelles.

Les raisons pour être un adepte de l’externalisation

Les petites structures et les start-up en particulier ne possèdent pas les compétences et structures nécessaires pour réaliser certaines tâches en interne.  De plus, recruter et former le personnel demeure une activité chronophage qu’elles ne peuvent s’octroyer. Gérer des équipes sur une tache spécifique qui n’apporte pas de développement peut rapidement s’avérer un centre de coût et une perte de temps considérable.

Attention !

Il reste essentiel de mettre en œuvre des objectifs clairs aux prestataires afin d’éviter une perte de temps mais aussi des difficultés de communications qui conduisent à une impasse. Grâce à leurs diverses expériences, les entreprises portent une attention particulière en amont aux termes du contrat passé avec leur prestataire. Pour faire face aux risques liés à l’externalisation, elles consacrent du temps à la sélection du fournisseur, à la rédaction du contrat et à la mise en place des tâches externalisées afin d’avoir d’une relation pérenne mais surtout qui leur permet d’être compétitives.

La communication, un domaine dans lequel l’externalisation demeure à forte valeur ajoutée

Les petites entreprises et les start-up ont peu de temps pour analyser la communication de la concurrence ou de comprendre les évolutions du comportement de leurs clients. Or, il s’agit de rester en éveil et de décrypter les tendances. La communication demeure en constante évolution car elle ne se limite plus à la création d’un logo, d’une brochure attractive ou d’une publicité. Il s’agit d’être présents dans des communications tout azimut : sites web, référencement, marketing de contenu, email, marketing, médias sociaux, retail, salons et événements, relations publiques, etc. qui impliquent une maîtrise des canaux, des réseaux et des techniques ainsi qu’une analyse pointue des résultats pour communiquer à bon escient.