Comment éviter qu'une réunion ne tourne au désastre ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     04/12/17    
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Au sein de l’Hexagone, les réunions restent très appréciées des dirigeants. 16 années : c’est le temps que passent les cadres à organiser, en compagnie de leurs équipes, des réunions. Certaines d’entre elles ont tendance à ne pas s’avérer utiles à cause de quelques erreurs récurrentes. Pour y remédier, voici une liste de sept erreurs à éviter si vous ne voulez pas voir vos réunions tourner au désastre.

1- Placer des horaires contraignants 

Vous fixez, certes, l’horaire de la réunion en tenant compte de vos disponibilités mais voici l’erreur trop souvent commise : un jeudi à 18h30, après une lourde journée de travail, les transports risquent d’être bondés et vos salariés doivent enchaîner avec leur vie personnelle ainsi qu’avec les responsabilités qui lui incombent. Il s’agit bien là d’une réelle mauvaise idée. Les salariés n’auraient, dans ce type de cas, qu’une seule envie : que la réunion se finisse au plus vite et leur concentration ne serait plus au rendez-vous. Remédiez à ce constat en plaçant vos réunions, lors de moments où leur attention sera plus présente, c’est-à-dire avant 18 heures.

Privilégiez le lundi matin, vos collaborateurs auront alors pu se reposer et reviendront au bureau avec les batteries rechargées, aptes à vous écouter et à vous faire part de leurs idées.

2- Laisser les Smartphones prendre le dessus 

Vous vous efforcez d’organiser la réunion du siècle, qui permettra à vous ainsi qu’à vos collaborateurs de fixer leurs objectifs. Elle reste également un moyen efficace de rassurer certains sur leurs craintes, tout en prenant en compte les avis et opinons de chacun. Vous souhaitez donc mettre en place des conditions propices au développement de l’entreprise pour que, finalement, un parasite vienne vous importuner durant vos réunions : les téléphones portables. Ces derniers ne manquent pas de harceler vos collaborateurs de SMS ou d’emails et les invitent même parfois à surfer sur le net au lieu de vous écouter… Un vrai calvaire, en somme. Animer une réunion avec le désespoir de voir ses collaborateurs rivés sur leur Smartphone devient vite démotivant et peut être plus qu’agaçant. Prenez ainsi les choses en main et placez à l’entrée de la salle de réunion une boite dans laquelle vos salariés devront impérativement y déposer leur téléphone. Un système ingénieux qui vous permettra d’éviter ce type de désagrément.

3- Ne pas prendre d’avance

Une bonne réunion est une réunion qui ne s’éternise pas durant des heures ! Malheureusement, c’est une tendance encore trop rependue. Et lorsqu’elle dure trop longtemps, l’effort de concentration de vos salariés diminue petit à petit et la réunion n’a plus vraiment de sens. Gagnez du temps en envoyant les sujets par mail à l’avance afin que chacun puisse venir à la réunion d’autant plus averti et mieux préparé.

4- Privilégier les causes aux solutions

Une erreur a été commise et les conséquences se font ressentir. Une pratique que vous devez constamment éviter à ce sujet demeure de prioriser les causes aux solutions. Même si connaître la source du problème s’avère utile afin de ne pas le reproduire, l’étaler en pleine réunion n’est pas la solution la plus adaptée. Vos collaborateurs auront tendance à se rejeter la faute les uns sur les autres et la réunion partira en débat, pas nécessairement constructif. Ce temps de concertation doit pourtant, essentiellement et prioritairement, traiter les solutions que vous pouvez mettre en place pour résoudre ce problème, et non pas ses sources.

5- Tenir le rôle du professeur

Ne confondez pas votre réunion avec une classe d’école, en ayant tendance à réprimander vos salariés pour leur moindre bavardage. Un simple « arrêter vos discussions » risque de les mettre mal à l’aise ou de créer des tensions inutiles. Ces discussions ne sont pas forcément en lien avec leur vie personnelle mais concernent parfois bien vos réunions et les faire cesser de cette manière pourrait freiner vos salariés à développer leur idée. En début de réunion, rappelez-leur que toutes remarques en lien avec cette dernière sont bonnes à faire partager. Si les discussions prolifèrent, rapprochez-vous d’eux pour attirer l’attention vers eux. Les salariés cesseront alors d’eux-mêmes leurs bavardages, sans que vous ne disiez quoi que ce soit.

6- Ne pas conclure efficacement

Vous terminez la réunion avec la fameuse phrase « C’est bon pour tout le monde, personne n’a de question ? », mais avant celle-ci, demandez-vous si vous avez fourni une conclusion satisfaisante. Les objectifs et missions de chacun sont-ils vraiment clairs ? Ne partez pas en laissant derrière vous des visages dubitatifs, ce qui représenterait la meilleure manière de commettre des erreurs par la suite. La fin de la réunion constitue, pour vous, un moment crucial qui permet de résumer les objectifs et les tâches de chacun afin que votre équipe connaisse parfaitement la direction à suivre. Si la prise de décision n’a pas eu lieu, vous avez alors peut être manqué votre conclusion et la réunion risque d’avoir été inutile.

7- Négliger son matériel

Vous vous centrez sur votre réunion et vous oubliez, malheureusement, votre matériel. Une erreur à éviter ! Il reste primordial de vous assurer que votre matériel fonctionne et ce, bien avant la réunion. Au risque de devoir faire face à d’éventuels problèmes techniques, qui vous retarderont et nuiront au bon déroulement de la réunion. À l’inverse, lors de la mise en page de votre PowerPoint, veuillez à ne pas trop le charger : plus de 50 diapositives et une tonne de texte sur chacune d’elle risquent de faire rapidement décrocher vos collaborateurs, qui n’auront plus envie de les lire. Soyez clair et concis, autant dans votre discours que dans votre PowerPoint, et incorporez-y les idées essentielles que vous développerez à l’oral.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour réaliser une réunion synonyme de performance et d’efficacité.

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