Comment éviter les écueils lors de l’organisation d’un événement d’entreprise

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     10/02/19    
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L’événement d’entreprise a des objectifs précis comme celui de donner une nouvelle impulsion aux équipes. Il demande un certain budget, visible aux yeux des collaborateurs qui ne vous pardonneront jamais d’avoir gaspillé l’argent pour un événement qui aurait mérité de ne jamais exister. Quelques conseils pour ne pas tomber dans le piège de l’amateurisme.

1 - Mal définir les objectifs de l’évènement

Se poser les 3 questions fondamentales en amont (Quoi ? Qui ? Pourquoi ?)

  • Quel est le message que vous voulez faire passer ?
  • Qui voulez-vous toucher par votre événement ?
  • Pourquoi souhaitez-vous organiser un événement ?

Les réponses à ces questions vous permettront de réaliser un brief qui servira de canevas pour la préparation de l’événement mais aussi aux équipes qui vous entourent.

2 - Mal choisir le lieu, l’heure et la date

Le choix de la date, de l’heure et du lieu fait partie des clefs de la réussite.

  • Quel trajet et quels moyens de transport devront effectuer vos invités ? La difficulté d’accès rebute les participants et vous aurez de nombreux désistements si le lieu les oblige à marcher, à prendre de multiples transports…
  • La date : rien de plus difficile pour la choisir car il s’agit d’un véritable slalom pour tenir compte de tous les paramètres : vacances scolaires, veilles de jour Fériés, différentes fêtes religieuses, salons professionnels … 
  • L’heure : il faut prendre en compte les obligations des participants : s’il s’agit d’un public interne, il faudra tenir compte des obligations familiales alors que s’il s’agit d’un public externe, il faudra tenir compte de leur possibilité pour venir à votre rendez-vous. Dans ce cas, votre communication performante est là pour les attirer.

3 - Mal choisir le programme et son contenu

Que voulez-vous apporter comme message aux participants ? Comment le présenter ? Un événement réussi doit être dynamique : des temps forts, des moments d’échanges, du spectacle, de l’émotion etc. L’image, l’ambiance, le service : tout doit être pensé dans chaque détail, les intervenants…

4 - Négliger la préparation et l’organisation

L’évènement d'entreprise exige une préparation et une organisation minutieuses. Il faut éviter de s’y prendre à la dernière minute. Le temps de préparation varie en fonction de l’ampleur de l’évènement. A défaut de quoi, celui-ci risque d’être voué à l’échec et pire encore vous discréditer.

5 - Sous-estimer l’importance des détails

Chaque détail compte, quelle que soit son importance. Que ce soit la durée de location de la salle, la sonorisation, les différentes prestations et services inclus, le choix du traiteur, ils sont tous d’une importance primordiale. C’est pourquoi établir une Check List dès le départ avec un retro planning permet d’échapper aux écueils qui sont par exemple le fait que vous ne puissiez pas trouver le lieu ou la date qui vous conviennent et que vous soyez obligé de prendre un lieu ou une date qui ne seront pas adaptés à vos besoins.

Si vous ne voulez pas que votre événement se transforme en conflits avec vos collaborateurs, vous devez considérer que la logistique est un élément crucial et aux invitations par exemple. L’idéal pour l’envoi des invitations est de le réaliser au moins trois semaines avant l’évènement. La forme de l’invitation (mail, carton, sms, …) se fait en fonction de la personne visée.

Déco, traiteur, photographe, signalétique, parking, hôtesses, badges, supports de présentation…Tout doit être passé au peigne fin.

Mais surtout ne faites pas un planning trop serré, il faut toujours garder une marge de sécurité car gérer un événement, c’est faire face à nombre d’imprévus.

6 - Cerner avec précision le nombre de participants

Le nombre d’invités rentre dans le cadre des détails de l’évènement. Pour déterminer ce nombre, il faut établir une liste précise avec les personnes susceptibles d’annuler et celles que vous ajouterez au dernier moment. Il vous faut donc prévoir une certaine marge afin d’éviter d’avoir prévu trop grand ou trop petit.

7 - Négliger la communication avant, pendant et après votre événement

  • Avant, il faut communiquer sur l’évènement auprès de vos cibles : flyer d’invitation, newsletters et réseaux sociaux, presse…
  • Pendant, interagir avec votre communauté développera votre visibilité : Live tweet, Instagram Story et Facebook Live sont d’excellents moyens. Prenez soin de mentionner le # à utiliser sur tous vos supports. 
  • Après, un événement, n’oubliez pas de remercier les participants via un mail ou une newsletter, évoquez la soirée sur vos réseaux sociaux en utilisant le hashtag dédié et n’hésitez pas à demander en relation les personnes rencontrées sur Linkedin par exemple.
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