Les e-mails, un vrai gain de temps pour les professionnels ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     16/12/15    
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Indispensables aux entreprises et professionnels, les e-mails permettent non seulement un gain de temps considérable, mais aussi d’améliorer la productivité. Gérer une messagerie électronique fait partie des attributions quotidiennes des salariés et collaborateurs, alors comment optimiser son temps en gérant judicieusement ses e-mails ?

Le poids des messageries électroniques dans l’entreprise

Selon une étude de l’ORSE (Observatoire sur la Responsabilité Sociale des Entreprises), près de 56% des utilisateurs passent plus de 2h par jour à la gestion de leur courrier électronique. Pièces jointes, envois groupés, messages multimédia avec son et vidéo, la messagerie électronique permet aujourd’hui de nombreuses tâches. Avec près de 200 milliards de mails envoyés chaque jour, les messageries sont cependant surchargées. 75% de ces envois sont en effet composés de spams et une configuration adéquate est obligatoire afin de pallier ces problèmes récurrents. L’archivage des emails les plus importants reste une priorité du personnel des entreprises afin de séparer le courrier électronique important des emails classiques. De même, vider sa boîte mail régulièrement permet d’éviter que ne s’entasse un nombre trop important de messages. Indispensable à la bonne communication entre les salariés et dirigeants d’une entreprise, le mail permet d’optimiser son temps en envoyant des pièces jointes à tout le personnel. 

Éviter les pertes de temps en optimisant sa gestion d’emails

Afin d’éviter au maximum d’encombrer les logiciels de messagerie et les boîtes de réception des destinataires, il convient à tout prix d’éviter d’envoyer des mails aux mauvaises personnes. Fréquemment commise, cette lacune est souvent le lot quotidien des entreprises lorsque leurs employés dupliquent leurs mails ou ne transmettent pas le courrier électronique aux personnes intéressées. Le routage dit intelligent d’une messagerie électronique permet alors de remédier à cette perte de temps et ainsi d’optimiser le travail collaboratif. Un routage approprié via des logiciels spécialisés qui transmettent les mails au personnel autorisé, constitue une solution optimale. Un traitement du statut permet également de remédier aux soucis de lenteur des réponses aux mails. Une simple application qui indique qu’un message est lu ou non lu, en traitement, traité ou clôturé, permet de connaître avec précision qu’un mail a bien été traité. La mise en place d’un chat interne dans une entreprise constitue aussi une solution adéquate afin de gagner du temps et s’assurer que la communication passe bien entre tous les collaborateurs. Afin d’éviter les emails dupliqués et envoyés aux personnes non concernées, la mise en place d’une messagerie interne évite d’encombrer les boîtes de réception.

Quelques astuces à adopter pour gagner du temps

L’avantage des technologies numériques permet également de gagner du temps en synchronisant les données et sa boîte de réception sur son smartphone et sa tablette tactile. Les professionnels en déplacement extérieur possèdent ainsi un moyen efficace et rapide de consulter leurs emails n’importe où, en s’assurant de ne pas perdre d’informations. Avec une messagerie électronique préalablement configurée, c’est la garantie d’optimiser son temps en disposant d’une boîte mail claire et lisible. Ainsi, classer ses dossiers par catégories et organiser ses contacts selon l’urgence sont des solutions simples pour gagner du temps et répondre le plus rapidement possible à ses interlocuteurs. Plusieurs choix sont alors possibles comme classer ses contacts par ordre de priorité ou encore créer des dossiers publics, privés et communs. Des codes couleurs peuvent également être adoptés pour une gestion efficace de ses mails.

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