E-mail professionnel : les règles de politesse

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale    28/01/17    2
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De par son aspect pratique, l’e-mail s’est substitué aux courriers postaux depuis maintenant une bonne dizaine d’années, et s’utilise tout autant dans le milieu privé que professionnel. Dans le cadre professionnel, l’e-mail reste l’outil de communication le plus utilisé malgré la nette croissance des réseaux sociaux et autres messageries instantanées. Il s’avère utile de connaître quelques règles de politesse afin de ne pas froisser son destinataire et de ne pas détériorer les relations existantes.

À courriel professionnel, adresse e-mail professionnelle

Il va sans dire que pour vous adresser à un interlocuteur dans le cadre des relations professionnelles, des adresses personnelles telles lovelygirl@... ou greatman@... sont absolument à proscrire. Une adresse e-mail professionnelle est de mise, ou à défaut, une adresse personnelle avec votre nom et prénom, qui serait ainsi la signature de votre identité.

Bien choisir son destinataire

Dans le champ prévu à cet effet, renseignez bien l’adresse de votre destinataire et ne vous y trompez pas. Il serait fâcheux et d’une grande impolitesse d’envoyer un courrier adressé à votre directeur à votre fournisseur et vice-versa. De même, il faut porter une grande attention aux destinataires à mettre en copie, surtout pour les e-mails à contenu confidentiel.

Renseigner clairement l’objet

C’est en fonction de l’objet de votre e-mail que votre interlocuteur choisira de le lire ou pas, en priorité ou non. Marquez clairement de quoi il s’agit : « Rendez-vous du …/sur …, Retour sur … ». Il est possible d’indiquer devant l’objet « Urgent » ou « Haute priorité » si et seulement si le courrier est vraiment urgent. S’il s’agit de l’e-mail collectif ou général de l’entreprise, précisez également à qui l’e-mail est adressé avant de mettre l’objet en soi, par exemple : « Attn. Monsieur le Directeur Général, offre de collaboration ».

Commencer par vous adresser à votre destinataire

Il serait mal vu d’entrer directement dans le vif du sujet. Commencez par une appellation correcte de votre destinataire : « Monsieur X / Madame Y » ou par leur fonction : « Monsieur le Directeur ». Évitez de commencer votre e-mail par un « Bonjour », surtout s’il s’agit d’une première prise de contact.

Le vouvoiement est de rigueur

Dans un e-mail professionnel, le vouvoiement est de mise, surtout s’il s’agit d’une première correspondance ou de relations entre deux sociétés différentes, voire deux services différents. Bien sûr, il est possible de passer de ce vouvoiement au tutoiement si l’un des interlocuteurs le propose dans le but de déformaliser les relations, ou si les deux interlocuteurs se tutoient déjà dans l’univers quotidien de l’entreprise.

Un contenu épuré

Soignez le contenu de votre e-mail. Soyez clair et précis quant à vos intentions. Le texte se doit d’être lisible, subdivisé en plusieurs paragraphes au besoin. Il n’est pas conseillé d’utiliser des abréviations, les règles de ponctuation et les majuscules sont à respecter, en évitant au maximum, voire en proscrivant l’usage des points d’exclamation pour ne pas se montrer trop personnel. Évitez d’écrire un courriel trop long et relisez-vous pour éviter toute faute d’orthographe.

Concluez poliment

À la fin de votre e-mail, n’oubliez pas de conclure en remerciant votre interlocuteur de l’attention qu’il a porté à votre lettre. Puis, terminez par une formule de politesse du type : « Cordialement », « Bien cordialement », « Respectueusement » ou « Bien à vous » pour faire preuve de respect envers votre destinataire.

Il est vrai que nous vivons dans un monde instantané où les gens aiment que tout se fasse le plus rapidement possible, sans raccourci et droit au but, mais les règles de politesse échappent heureusement à cette règle et demeurent au beau fixe dans tous les domaines, tout comme une mère apprend à son enfant : n’oublie jamais de dire bonjour, pardon et merci.

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d Vidéo
19 novembre 2015 6
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2 commentaire(s)
Santagati

Bonjour,
Si je lis cette page de votre site, c'est par réaction et agacement à l’égard des dizaine de e-mails "inopportunes"qui envahissent mon PC, mon espace de travail, mon temps..
je dis "inopportunes" car la majorité de ces messages ne suive pas les plus alimentaires règles de diffusions en entreprise, ( ce que j’espérais trouver bien clarifié dans votre site, hélas!)
j’espérais pouvoir prouver à mes collègues que le champ DESTINATAIRE doit s'adresser à la personne que est concerné dans "l'action" relative au sujet, soit par son rôle soit par sa hiérarchie. il faut donc faire preuve de connaissance du rôles de chacun et savoir être sélectifs. à riens ne sert d'arroser 4 ou 10 personnes en le mettant comme destinataire principale..
Ensuite j’espérais leur prouver que le champ CC doit faire aussi l'objet d'une réflexion préalable afin de ne pas inclure en cc l'ensemble des collègues et collaborateurs des destinataires principaux (ca c'est leur job ) laissons leur décider à qui diffuser l'info au sein de leurs équipes.

Mais le pire, (ce qui me rends vraiment furieux) c'est quand les personnes en CC se mettent à répondre à l’expéditeur en se servant du "répondre à tous",..et vu que cela ne peut que susciter des réactions, aussi tous les autres déclenchent une fusillade sauvage de mails qui n’intéressent à personne.
Voilà ce que j'aurais aimé pouvoir discipliner avec des règles de courrieleducation

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