Gérez votre boîte e-mail avant de tomber en état d'enfer

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     21/02/18    
Dominez boite email

La boite e-mail, votre alliée, un gain de temps ? Vous lui consacrez un temps qui vous permettrait de remplir des taches, créatrices de valeur et de business. Mais de peur de manquer un message important, vous vous astreignez à lui accorder du temps et vous pensez la plupart du temps que vous perdez votre temps. Et elle devient votre pire ennemie car elle déborde de messages. Si gérer votre messagerie électronique devient un véritable enfer, voici quelques conseils !
Votre boite e-mail est devenue votre meilleure amie. Elle vous aide à envoyer des documents, fixer et vous rappeler vos rendez-vous, donner des instructions… Mais voilà, celle-ci commence à déborder d’e-mails et vous avez l’impression de passer votre temps à les traiter.

Triez ce qui doit être lu ou non

Vous ne pouvez pas lire tout ce que vous recevez. Triez donc rapidement les messages en vous basant sur l’objet des e-mails. Celui-ci permet en général d’en connaître la teneur, surtout si vous êtes envahi de messages publicitaires. Si vous avez un doute, les messageries possèdent en général un volet de prévisualisation qui pourra vous donner un aperçu du message. Si vous souhaitez aller encore plus vite pour trier, il existe des filtres et règles automatiques qui vous permettent de diriger directement le message reçu vers le dossier désiré. Classez ainsi les e-mails que vous avez par exemple l’habitude de recevoir et que vous souhaitez conserver.

Classez vos e-mails

Créer des dossiers sur votre bureau est devenu une habitude pour éviter que celui-ci ne ressemble à une liste interminable de fichier. Il vous faudra procéder de la même manière pour votre messagerie. Vous pouvez trier par nature (exemple : « Projet A »), par expéditeurs (exemple : « Olivier ») ou de la manière qui vous semble la plus adéquate. Pensez aussi à créer des sous-dossiers afin de pousser le classement encore plus loin. Vous pouvez également mettre des couleurs à ces dossiers afin de les repérer rapidement.

Faites disparaître vos spams

Les spams envahissent de plus en plus nos boîtes e-mails. Même si cela peut vous paraître un peu chronophage au début, prenez le temps de le signaler comme des courriers indésirables. Ils seront directement triés dans votre boite « spam ». N’hésitez pas à supprimer définitivement ces e-mails et à consulter de temps en temps votre boite spams. Des messages importants peuvent s’y trouver par erreur. Il vous faudra donc, à l’inverse, autoriser ces expéditeurs ou les indiquer comme fiables. Si vous avez la possibilité de vous désinscrire à des listes de diffusion, ne vous privez pas !

Traitez vos urgences

Afin de ne pas laisser traîner ce qui devrait être rapidement traité, signalez les e-mails urgents. Que ce soit avec une étoile (exemple Gmail) ou un drapeau (exemple Outlook), les messageries permettent de les mettre en évidence afin de ne pas les oublier. Créer un dossier « Urgent », « Moins Urgent », « À traiter » ou encore « À faire cette semaine » peut également s’avérer une très bonne solution pour vous faire prendre en compte l’ordre de traitement.

Rédigez plus vite

Insérez automatiquement votre signature dans vos messages. Celle-ci vous permettra d’éviter à chaque fois de devoir écrire votre nom, prénom et vos coordonnées. N’hésitez pas à y inclure la mention « Cordialement » ou « Bien à vous » ainsi que votre logo. Si vous avez plusieurs signatures récurrentes, en lien avec un cumul de fonctions dans l’entreprise, créez-en plusieurs et choisissez pour chaque e-mail la signature adéquate. S’il y a des messages que vous avez l’habitude d’envoyer régulièrement, pensez à créer des e-mails types, vous gagnerez énormément de temps ! Dans Outlook, la création de messages types se fait dans l’onglet Insertion / Quickpart.

Gérez vos contacts

Votre messagerie accumule les contacts : collègues, clients, fournisseurs … Tout le monde y passe. Prenez le temps de remplir la fiche contact de votre messagerie (nom, prénom numéro de téléphone et autres informations utiles) que vous pourrez synchroniser avec votre smartphone. La sécurisation de vos informations en cas de perte en sera renforcée. Pensez également à les inscrire dans des groupes, par nature du contact, par exemple « groupe fournisseurs » ou « groupe collaborateurs ». Cela vous permettra d’envoyer rapidement des e-mails à plusieurs interlocuteurs en même temps.

Identifiez le destinataire

N’oubliez pas que le ou les destinataires doivent apparaître dans le champ « à », alors que les personnes que vous souhaitez simplement informer doivent figurer dans le champ « Cc ». Le champ « Cci », qui parfois s’obtient en cliquant sur ce dernier, vous permet de mettre en copie des personnes, sans que votre destinataire ne soit au courant.

Videz votre boite e-mails

Bien que la tentation puisse être grande de ne jamais supprimer vos e-mails « au cas où », n’oubliez pas que les boîtes e-mails restent limitées dans le volume d’informations qu’elles peuvent contenir. Un surplus de messages dans la boîte peut également nuire à vos recherches. N’hésitez donc pas à supprimer les publicités et autres messages de moindre importance qui ne vous seront pas utiles par la suite.

Soyez efficace

Ne revenez pas dix fois sur le même e-mail, une fois ouvert traitez-le immédiatement. Répondez à vos interlocuteurs pour éviter qu’il vous relance tous les deux jours. Veillez à leur indiquer quand est ce qu’ils pourront revenir vers vous.