La convocation d’une assemblée générale demande une certaine organisation concernant les modalités à respecter. Elle nécessite de prévoir la convocation des actionnaires et des associés, ainsi que tous les documents nécessaires. Cette convocation doit généralement intervenir dans un délai à respecter qui figure dans les statuts. En amont, lors de la préparation d’une telle réunion, il s’avère obligatoire de déterminer un ordre du jour qui contient toutes les questions qui seront abordées par le directoire. Une assemblée générale demande une organisation sans faille mais comment se déroule-t-elle le jour J ? Voici tous les éléments à connaître pour être à l’aise et pour ne rien omettre.
Préparer l’ordre du jour
Pour toutes les sociétés aux différents statuts, il est obligatoire d’établir un ordre du jour avant la tenue d’une assemblée générale. Il notifie les questions qui seront abordées au sein du directoire. Par ailleurs, en fonction du statut de la société, des sanctions peuvent s’appliquer si une décision découle d’un élément non évoqué au préalable. Toutes les questions devant être abordées au sein d’une assemblée générale nécessitent d’être notifiées dans la convocation reçue par les associés et les actionnaires. Parmi les questions figurant à l’ordre du jour, de nombreux sujets peuvent être envisagés. Cependant, ils diffèrent en fonction du statut de l’assemblée générale. Il existe l’assemblée ordinaire qui consiste à débattre sur des sujets ayant un aspect courant pour l’entreprise. Dans le cadre de questions qui diffèrent d’un caractère régulier, il s’agit alors d’une assemblée générale extraordinaire.
Les questions abordées par l’assemblée ordinaire
Lors de ce type d’assemblée, les actionnaires et les associés se rassemblent pour évoquer des éléments réguliers qui concernent l’entreprise. Les assemblées générales annuelles relèvent du caractère ordinaire. Elles abordent les questions relatives à la bonne tenue de la société, de ses comptes et de la situation du dirigeant. Différentes décisions peuvent être prises durant ce rassemblement. Par ailleurs, elles doivent être en lien avec l’ordre du jour, sous peine de sanctions ou de nullités. Une fois l’assemblée passée, les décisions nécessitent d’être notifiées au sein d’un procès-verbal. Celui-ci fera un état des lieux de tous les changements établis au sein du débat.
1/ L’approbation des comptes
Lors d’une assemblée générale ordinaire, l’un des premiers sujets à l’ordre du jour concerne les comptes de l’entreprise. Le débat doit mener l’ensemble des actionnaires et des associés à discuter de la conformité des comptes annuels. Ils peuvent décider de les approuver ou bien de les rejeter en cas de raisons précises. En cas de manque de clarté, de faute de gestion ou même de fraude, les comptes peuvent entraîner un refus de la part du directoire. Il demandera alors de les réviser pour revenir sur leur décision.
2/ L’affectation du résultat
Une fois les comptes approuvés par l’ensemble du directoire, l’affectation du résultat devient aussi un sujet primordial dans le débat. Il consiste à évoquer les bénéfices de l’entreprise et ce que souhaitent en faire les associés et les actionnaires
. Différentes options s’offrent au directoire en fonction des résultats. Les bénéfices peuvent être affectés aux réserves, reportés sur l’année suivante ou encore être distribués sous forme de dividendes. Par ailleurs, en cas de perte, le directoire ne pourra pas décider de les reverser.
3/ Approbation des conventions réglementées
Lors d’une assemblée générale, des nouvelles conventions peuvent être établies. Elles concernent essentiellement des opérations courantes pour l’entreprise. Leur évaluation nécessite d’être indiquée à l’ordre du jour. Il peut s’agir d’une ouverture de comptes courants non prévue par les statuts, la constitution d’une société ou encore les rémunérations attribuées au dirigeant. En fonction des décisions des actionnaires et des associés, les conventions réglementées sont susceptibles d’ être rejetées en cas de non-conformité ou simplement par refus.
4/ Une possible modification des textes
Les questions évoquées durant l’ordre du jour ne sont pas toujours approuvées par le directoire. Celui-ci peut non seulement se permettre de rejeter un texte mais les associés et les actionnaires ont la possibilité de demander une modification au cours de l’assemblée générale.
Cette modalité nécessite tout de même de correspondre à l’ordre du jour. Celle-ci entraîne un changement de son contenu. Comme elle n’a pas été évoqué au préalable dans les questions à aborder, elle peut entraîner une nullité de la décision.
5/ Notifier les changements relatifs au dirigeant
Les assemblées générales ordinaires initialement organisées une fois par an peuvent aussi concerner la rémunération du dirigeant ou même son changement. Les modalités devront ainsi être débattues par les actionnaires et les associés durant l’assemblée.
Des documents à emmener
Une assemblée ne se déroule pas n’importe comment. Vous devez généralement amener ou avoir en votre possession certains éléments comme :
- la feuille de présence à l’assemblée,
- les pouvoirs des actionnaires représentés par des mandataires
- les formulaires de vote par correspondance,
- les copies des lettres de convocation,
- le rapport du président,
- les statuts sociaux,
- la liste des actionnaires
- le texte des résolutions proposées.
Ce dernier est particulièrement utile car vous devrez les lire afin que chacun puisse voter par oui ou par non.
Rédaction du procès-verbal
L’assemblée générale entraîne donc différentes prises de décisions qui nécessitent d’être reportées au sein d’un procès-verbal. Bien que durant la réunion, les textes peuvent constituer une preuve écrite des prises de décisions, il est capital de rédiger le procès-verbal en cas de litige. Il permettra de prouver les refus ainsi que les approbations concernant tous les sujets relatifs à l’entreprise. Un changement de rémunération du dirigeant, par exemple, devra être notifié au sein du procès-verbal pour éviter toute remise en question de la décision.
Le procès-verbal doit contenir toutes les informations relatives à la tenue de l’assemblée générale. Il s’agit donc de préciser les noms des associés et actionnaires présents, la date, le lieu de la réunion, les résolutions adoptées ainsi que les résultats de chaque vote.
À l’approche des nombreuses assemblées générales de fin d’année, il est préférable pour toutes les sociétés de se renseigner sur sa tenue et les obligations de chacun dans le cadre de cette réunion. Il s’avère nécessaire pour les entreprises de se préparer en amont pour éviter toute insécurité juridique.
