Déménagement d'entreprise : mode d'emploi

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     13/06/17    
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Le temps est venu pour vous de changer de locaux. Du choix de votre nouvel espace au déplacement concret de l’ensemble de votre matériel, un déménagement ne s’improvise pas. Il convient de bien cibler vos attentes avant de vous lancer dans cette aventure faite de questionnements, de visites et parfois même de stress sur fond d’organisation express !

Connaître ses besoins pour trouver l’endroit idéal

Avant de de faire vos valises, vous vous devez d’être au clair avec les besoins de votre entreprise face aux différents choix de locaux qui s’offrent à vous. Pour les petites entreprises, start-up, TPE/PME, plusieurs options se présentent. Commencez d’abord par lister vos attentes afin de sélectionner les structures intéressantes plus rapidement. Plus une recherche comporte de mots-clés, plus l’on obtient des résultats précis, peu importe le domaine d’activité. Les sociétés occupant d’ores et déjà un espace de travail peuvent, en fonction de l’évolution de leur effectif, rechercher un espace plus grand, plus ouvert, moins excentré… 

Le coworking, pour les petites structures

Pour les sociétés comptant peu de salariés, les espaces de coworking peuvent constituer un bon investissement. Ouverts à plusieurs entreprises qui travaillent les unes à côté des autres, ces lieux de travail s’organisent simplement et efficacement. Déjà meublés à votre arrivée, ces bureaux mettent à disposition tables, fauteuils et imprimantes, et offrent la possibilité de lier plus facilement des contacts avec les équipes de « coworkers » voisines pour ainsi élargir votre réseau. Autre avantage du coworking : son prix. Nettement moins coûteux que ceux à louer individuellement, ces lieux qui hébergent plusieurs entreprises proposent des tarifs moins élevés. Les espaces de coworking mettent également certains services à disposition de leurs occupants gratuitement. Tantôt des machines à café, tantôt des salles de sport ou de repos ou encore de réunion, réservables gratuitement en ligne. Autant de petites attentions sympathiques qui séduiront les petites équipes sans dispositifs de travail importants ou bien les télétravailleurs.

Louer ses propres locaux pour plus de liberté

Si le fait de côtoyer d’autres sociétés représente davantage une nuisance qu’une richesse pour vous, il vous faut chercher ailleurs. A moins que vous ne choisissiez d’acheter vos bureaux, ce qui implique que votre chiffre d’affaires soit suffisamment élevé pour amortir le remboursement de cet investissement conséquent, vous pouvez vous tourner vers la location. Ce choix peut constituer une option adéquate. Vous serez plus tranquille qu’au sein d’un espace où d’autres s’activent autour de vous et sans avoir à restreindre vos besoins en personnel ou en matériel si d’autres occupent déjà la place. L’ameublement d’un tel espace peut toutefois rester à votre charge et la décoration des lieux n’est pas toujours aussi libre que vous pourriez l’espérer. Chaque espace de location présente ses spécificités . Il faut ainsi affiner au maximum vos critères de sélection car, contrairement aux espaces de coworking, ce mode d’occupation implique plusieurs factures et plus de responsabilités.

Les nuances de contrat de location pour votre entreprise

Qui dit espace de coworking ou bureaux à louer dit loyer à payer. A moins que vous n’ayez choisi d’acheter, il faut vous préparer à verser un montant précis tous les mois. Pour les « phobiques administratifs », le coworking présente l’avantage de ne compter qu’une seule facture, d’un montant identique à payer tous les mois. Un esp ace à part dans un bâtiment implique, à l’inverse, plusieurs factures : eau, loyer, électricité… Les responsabilités varient en fonction du contrat mais, globalement, tout locataire reste responsable d’une éventuelle dégradation des lieux. De manière générale, le coworking semble plus libre et facilement résiliable. A la différence d’un bureau loué de façon traditionnelle, le contrat avec un espace de coworking relève de la souslocation. L’assurance de votre entreprise s’avère , dans les deux cas, une priorité. Gardez à l’esprit que la visite des futurs locaux se révèle souvent déterminante. Les espaces de travail partagés peuvent accueillir trop de sociétés et s’avérer inadaptés, au même titre qu’un local à part pourrait ne pas contenir la place souhaitée. Les délais de signature des contrats durent tous environ un mois. Alors prévoyez la chose suffisamment longtemps à l’avance. 

La logistique du déménagement d’entreprise

Votre choix est fait ! Coworking ou pas, une fois votre décision prise et les contrats signés, il faut faire vos cartons… (Préciser qu’on parle surtout de petites structures) Si vous disposez de peu de matériel, une dizaine d’ordinateurs portables, quelques gros équipements type imprimante et surtout, une foule de câbles et de papiers, des valises peuvent suffire à stocker ces effets et se déplacent relativement vite. Si vous vous organisez en équipe, chacun prend son matériel, ses accessoires et tous portent un plus ou moins gros sac. Tout peut aller très rapidement, avec peu de bagages, un taxi ou un véhicule loué peut tout à fait conduire votre équipement et vos collaborateurs à la nouvelle adresse. Le chargement constitue finalement l’étape la plus délicate et, le plus souvent, s’opère dans la rue à vitesse grand V. Organisez-vous donc au maximum !

Des professionnels pour le déménagement des grosses structures

Les moyennes à grandes structures disposant de beaucoup de matériel peuvent tout à fait recourir aux services de professionnels du déménagement. Certaines sociétés se spécialisent dans le déplacement d’entreprises, telles que JLC Déménagement à Noisy-Le-Grand ou encore Portakabin. D’autres structures célèbres comme les Gentlemen du Déménagement ou Euroflash Déménagement, prennent également les firmes en charge. A titre d’exemple, les Déménageurs Bretons procèdent au transport entre sites, à la manutention, au montage-démontage, mais proposent aussi des programmes d’accompagnement. Cette société réalise notamment des audits de faisabilité, des inventaires et dispense des conseils ainsi que des études de faisabilité.

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