10 conseils pour vivre en « open space »

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     08/04/18    
conseils vivre open space

Les entreprises françaises aménagent régulièrement leur bureau pour en faire un « open space ». À l’intérieur, tout le monde se côtoie tout au long de la journée et vivre dans une même pièce peut rapidement devenir très désagréable, pour les salariés comme pour le dirigeant. Chacun a, certes, le droit de travailler comme il l’entend mais établir des règles de vie en communauté demeure indispensable. Voici donc dix conseils pour mieux vivre ou survivre en open space.

1. Respecter autrui 

La première règle évidente de la cohabitation en open space repose, bien évidemment, sur le respect d’autrui. Les bureaux étant très rapprochés, mieux vaut se comporter de manière respectueuse envers vos collaborateurs. Ce n’est pas parce que vous êtes le « chef » au bureau que vous devez en oublier le savoir-vivre. Ainsi, évitez d’être trop bruyant, que ce soit en vous déplaçant, en grignotant quelque chose ou simplement en oubliant d’activer le mode silencieux de votre téléphone. 

2. S’adapter aux habitudes de ses collaborateurs 

Étant donné que vivre en open space implique une certaine cohésion de groupe, essayez de connaître les habitudes de vos collègues pour adapter, dans la mesure du possible, votre attitude en conséquence. Bien entendu, il ne s’agit pas d'accepter des comportements irrespectueux (surtout de par votre statut de dirigeant) mais, une fois que chacun connaît les rituels de l’ensemble du groupe, vous éviterez au mieux de vous marcher sur les pieds. 

3. Être discret 

L’open space reste souvent un espace restreint et un comportement donné peut très vite empiéter sur le travail de vos collaborateurs. Il n’y a rien de plus désagréable qu’un collègue téléphonant à côté de vous alors que la concentration est à son maximum. Cela vaut aussi lorsqu’on est dirigeant d’entreprise ! Pensez à passer vos appels en dehors de l’open space et à ne pas parler tout seul en effectuant certaines tâches. Ce genre de petits détails fait partie des critères à considérer lorsqu’on vit (ou travaille) en communauté.

4. Définir des règles simples 

Travailler en open space demande d’établir des règles simples, dès le départ. Elles peuvent constituer des basiques comme manger les plats chauds aux fortes odeurs en dehors de l'espace ou encore ne pas vider son flacon de parfum chaque jour au bureau. Même s'il s'agit de règles essentielles, mieux vaut les définir au préalable avec l’ensemble de l’équipe. Une fois déterminées, vos salariés, au même titre que vous, devront les respecter au quotidien.

5. Savoir gérer ses émotions 

Travailler dans ce type d’espace peut s’avérer stressant, d’autant plus lorsqu’on a de lourdes responsabilités. Certains comportements peuvent vite devenir désagréables lorsqu’ils s'accumulent (un collègue très bavard ou qui aime régulièrement faire des blagues douteuses dans l'espace…). Dans le cas où vos collaborateurs vous excèdent, ne vous laissez pas envahir par l’énervement. Restez calme et prenez sur vous lorsqu’il s'agit de détails insignifiants. Si, en revanche, la situation devient réellement embarrassante, parlez-en directement avec le ou les salarié(s) concerné(s). 

6. Aménager son espace perso

L’open space a tendance à devenir impersonnel si vous ne l’agrémentez pas de petites touches à vous. Les bureaux sont trop souvent identiques et sans âme. L’enjeu est donc de les égayer avec des photos, des plantes, des couleurs… ! Et pour que l’espace soit plus agréable au quotidien, faites participer vos collaborateurs afin que chacun s’y sente bien. 

7. Interagir dans l’espace, mais de manière raisonnable 

Même s’il s’agit d’un espace de travail demandant beaucoup de concessions, l’open space se présente aussi comme l’occasion de partager de bons moments et de communiquer avec vos salariés. Bien entendu, ce type de situation ne doit pas empiéter sur le travail de chacun. Il n’est, certes, pas interdit de discuter mais mieux vaut le faire discrètement et sans interpeller un collaborateur qui se trouve à l’autre bout de l’espace. 

8. S’isoler en cas de travail complexe

Les tâches que vous avez à effectuer s’avèrent parfois très complexes et demandent beaucoup de concentration. Dans ce genre de situation, il ne faut pas hésiter à se rendre dans une autre salle disponible où vous pourrez vous retrouver seul un moment (sans pour autant prendre l’habitude de se mettre fréquemment à l’écart). Misez sur les salles de réunion ou les bureaux individuels non occupés. Vous serez plus à l’aise pour vous concentrer et les bruits ne parasiteront pas votre travail. 

9. Moduler ses horaires 

Au sein d’une entreprise, l’open space a des inconvénients. Déconcentrés par le bruit ambiant, les salariés, tout comme vous, ont du mal à se concentrer. Dans le souci d’être productif une bonne partie de la journée, pourquoi ne pas envisager de leur permettre de venir plus tôt ou de terminer plus tard ? Ils pourront ainsi, en principe, se concentrer pleinement sur leurs missions. Veillez toutefois à ce que leur travail soit bien réalisé et, si tel n’est pas le cas, rien ne vous empêche de leur interdire de travailler de chez eux.

10. Se couper du bruit 

Connu pour être relativement bruyant, un espace collaboratif conserve quelques bruits parasites, que ce soit la photocopieuse, les touches de claviers qui s’activent ou encore les collaborateurs qui parlent un peu trop fort. Difficile de garder son calme. Pour résoudre cette problématique, n’hésitez pas à prendre un casque, des écouteurs ou des « boules quies ». Un moyen efficace pour atténuer les bruits environnants. 

Ces quelques conseils devraient vous permettre d‘améliorer la qualité de vie de votre entreprise en open space. Mais si jamais la situation devenait insoutenable, il vous faudra trouver des solutions d’aménagement. Depuis plusieurs années, sachez que des open spaces adaptés ont été élaborés pour éviter les bruits parasites grâce à l’installation de mousses acoustiques ou de dispositions particulières. N’hésitez donc pas à vous renseigner sur les différentes possibilités ! 

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