10 conseils pour allier efficacement le travail sur le terrain et au bureau

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     13/05/15    
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Allier le travail au bureau et le travail sur le terrain peut s’avérer complexe et nécessite une organisation rigoureuse. L’efficacité de ces deux aspects du travail repose sur la coordination optimale des activités avant, pendant et après les descentes sur terrain. Voici 10 conseils pour vous permettre de mieux vous organiser. 

Établir un planning à moyen terme

Prévoyez un planning à moyen terme pour optimiser l’organisation de votre travail au bureau et vos déplacements sur le terrain. Ce planning peut être dressé pour quelques jours, voire une semaine, et vous permettra d’obtenir une vue d’ensemble sur votre organisation.

Un planning à court terme

La veille de votre descente sur le terrain, effectuez un planning de votre travail. À quelle heure quitterez-vous le bureau ? Comment aborderez-vous votre journée sur le terrain ? Une organisation à l’avance de votre journée vous permettra d’être plus efficace sur le terrain.

Faire un dispatching avec ses collègues

Dispatchez vos collègues dans les différentes tâches au bureau pour ne pas « disparaître » pendant vos descentes sur le terrain. Vous pourriez demander à un collaborateur de gérer les affaires à votre place pendant votre absence, de vous contacter ou de prendre certaines décisions en cas d’urgence.

Réaliser un mapping de vos déplacements

En organisant préalablement vos déplacements et vos itinéraires, vous économiserez du temps en dehors du bureau et vous enchaînerez efficacement chaque tâche que vous aurez à entreprendre sur le terrain. Le mapping de vos déplacements permettra également à vos collaborateurs au bureau de rester au courant de votre situation géographique approximative à un moment donné, et de pouvoir vous joindre le cas échéant.

Choisir les bons moyens de locomotion

Prendre le train, conduire une voiture ou une moto ou encore prendre le bus ? Après avoir planifié vos déplacements, identifiez les moyens de locomotion les plus efficaces en fonction de votre destination, et surtout ceux qui vous feront gagner du temps, car ce dernier est précieux pour tout entrepreneur. 

Confirmer un rendez-vous avant le départ

Si votre descente sur terrain implique une rencontre avec un client, un fournisseur, un prestataire ou un collaborateur, vous avez certainement déjà pris un rendez-vous. Pensez toutefois à faire une dernière confirmation avant votre départ, car un imprévu peut toujours arriver !

Apporter un terminal connecté

Les nouvelles technologies et la connectivité permanente à internet constituent un moyen efficace pour organiser parfaitement le travail au bureau et les déplacements en temps réel. Grâce à un smartphone, une tablette numérique ou un ordinateur portable, vous pourrez prendre des notes, consulter des documents du bureau et interagir efficacement avec vos collègues. 

Penser aux imprévus

Prenez de la marge lorsque vous établissez votre planning de descente sur le terrain. Pensez aux imprévus et aux éventuelles prolongations du délai que vous passerez sur le terrain pour ne pas désorganiser votre retour au bureau.

Établir des rapports de déplacements

Faites un rapport et une évaluation de votre déplacement pour votre propre utilisation, et pour d’éventuelles transmissions à vos collaborateurs ou à vos associés. Ces rapports vous permettront de dégager les éventuels travaux inaccomplis en vue d’une sortie ultérieure.

Effectuer un planning de groupe

Lorsque vous dirigez votre équipe, effectuez un planning de vos travaux de groupe sur le terrain. Répartissez les tâches de manière optimale en fonction des compétences de chacun pour assurer la plus grande efficacité d’exécution sur le terrain et au bureau.

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