Comptabilité : classez c'est gagné !

Thierry Goemans     21/05/13    
comptabilite classez

La comptabilité est une corvée et elle n'est en rien une fin en soi : il n'y a pas de comptabilité sans activité économique. Cependant, pour ingrate qu'elle soit, la comptabilité est un outil de pilotage de l’entreprise en plus d’être une obligation.

Adoptez la méthode du classement réflexe !  

Dans beaucoup de start-up et de TPE, les tâches administratives répétitives sont remises à « plus tard, quand on aura le temps ». On y dit aussi que la comptabilité, c’est compliqué.

Or, il n’y a rien de pire que les tas de documents qui s'entassent diversement : un peu sur le bureau, un peu dans le salon, à la maison; rien de moins motivant que de devoir checker parmi des tonnes d'emails pour retrouver les pièces jointes qui vont justifier la déclaration à faire "pour hier".

Voici un message que je répète inlassablement dans mes cours de gestion pour entrepreneurs : Classez systématiquement vos papiers !

Alors voilà : d'accord, continuez à ne pas vous soucier de la paperasse chaque jour. Mais achetez un trieur cartonné et compartimenté, dans lequel vous classez directement, par thème, par interlocuteur ou par destinataire, tous les "papiers entrants". Faites de même sur votre ordinateur avec des répertoires dédiés, pour gérer les documents dématérialisés, arrivés par emails ou les factures que vous téléchargez.

L’important, c’est l’habitude, qui vous permet de ranger au bon endroit, en un seul geste.
Ce faisant, systématiquement, vous faites 50% de l'effort administratif. Il vous restera à "traiter" les éléments triés, chaque mois : réponse au courrier, envoi des factures au comptable, déclaration à faire, paiement à émettre. 

Faites une purge chaque mois

Donc nous sommes d'accord, ne faites rien au jour le jour, sauf centraliser tous les documents. Et planifiez un demi-jour par mois : mettez-vous en mode "administrateur de société" et videz le trieur.

Gérez vos affaires : c'est tellement plus facile de s'y mettre quand tout est sous la main. Et les problèmes sont plus simples à affronter si toutes les données sont sous la main, avec tous les éléments nécessaires pour décider de la suite pratique à donner.

Vous pouvez aussi choisir de déléguer (ou externaliser) "la vidange du trieur". Mais le fait d'avoir rangé par vous-même les informations à traiter va vous donner une bonne connaissance des enjeux administratifs de votre entreprise. C’est bien le moins : vous ne pouvez pas risquer d'apprendre ce qui se passe dans votre entreprise par votre secrétaire, votre directeur financier ou votre expert-comptable. Votre crédibilité de chef d'entreprise en dépend.

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