Comprendre le fonctionnement d'une fiche de paie

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     04/10/17    
Comprendre le fonctionnement d une fiche de paie

À partir du 1er janvier 2018, le bulletin de paie remis au salarié doit respecter un nouveau modèle. Cette obligation est applicable à partir du 1er janvier 2017 pour les employeurs d'au moins 300 salariés. Les employeurs peuvent toutefois utiliser ce nouveau modèle de bulletin de salaire de façon facultative depuis le 1er mars 2016.

Chaque employé reçoit une fiche de paie le jour du versement de son salaire. La majeure partie des salariés ne comprennent pas réellement la signification de tous les chiffres et les termes qui y sont mentionnés : salaire brut, salaire net, TVA… des petits détails qui prêtent confusions et que vous devrez parfois leur expliquer. A défaut, le salarié peut se sentir perdu et peut même envisager une forme d’abus de la part de son employeur. A vous de savoir expliquer toutes les mentions et les chiffres sur leur fiche paie afin de les rassurer.

Quelles mentions doit comporter le bulletin de paie ?

  • le nom et l'adresse de l'employeur (le cas échéant, la désignation de l'établissement dont dépend le salarié),
  • le numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF) et le numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret) - voir Quels sont les numéros d'identification des entreprises ?
  • l'intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail - voir Convention collective : les obligations de l'employeur
  • le nom et l'emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (le niveau ou le coefficient hiérarchique),
  • la période et le nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires, en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes :
  1. la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours) - voir Durée du travail du salarié : forfait en heures ou en jours
  2. la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail,
  3. la nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales,
  4. la rémunération brute du salarié,
  5. le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions,
  6. la nature et le montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail),
  7. le montant effectivement reçu par le salarié,
  8. la date de paiement,
  9. les dates de congé et le montant de l'indemnité de congés payés, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée,
  10. le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales,
  11. le montant total versé par l'employeur (= somme de la rémunération et des cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et exemptions),
  12. la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr
  13. la mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.

Attention, les mentions suivantes sont supprimées !

  • l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale,
  • le récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisation.

Les cotisations et contributions sont regroupées par risques (santé, accidents du travail-maladies professionnelles, retraite, famille, assurance chômage).
La rubrique intitulée « Autres contributions dues par l'employeur » agrège les contributions dues uniquement par l'employeur, notamment :

  • le versement transport,
  • la contribution au Fonds national d'aide au logement (Fnal),
  • la contribution solidarité autonomie,
  • le forfait social,
  • la taxe d'apprentissage,
  • la contribution patronale au financement des organisations syndicales.

Attention ! 
Les indications relatives au droit de grève ou à l'activité de représentation des salariés sont interdites (la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie). Les libellés et l'ordre des mentions obligatoires diffèrent selon le statut du salarié, cadre ou non-cadre.

Quelle est la différence entre salaire brut et salaire net ?

Le salaire brut constitue la rémunération de base avant le retrait des cotisations sociales salariales et patronales ou les ajouts. Il doit être visible sur la fiche de paie. C’est à partir du salaire brut que les cotisations sociales sont retirées.
Le salaire net est ce qui est payé à tout salarié après déduction des charges sociales. Ces dernières correspondent pour les plus importantes à la sécurité sociale (maladie, vieillesse, famille et le chômage.
La plupart des interrogations proviennent d’une variation du salaire net notamment lors des changements de taux de prélèvement ou lors d’absences. Pour éviter de vous retrouver face à une multitude de salariés mécontents, vous devrez essayer de comprendre chaque ligne et de pouvoir en expliquer la signification.

La remise du bulletin de paie au salarié

Tout salarié doit recevoir un bulletin de paie lors du paiement du salaire, quel que soit le nombre de ses employeurs, le montant et la nature de ses rémunérations et la forme du contrat notamment.
Si le salarié a donné son accord, l'employeur lui remet le bulletin de paie par voie électronique, dans des conditions garantissant l'intégrité des données. Si le salarié refuse, l'employeur le lui remet en main propre ou par courrier.
Si l'employeur ne le remet pas régulièrement, il peut être condamné à des dommages-intérêts et à une amende pénale.
L'employeur est tenu de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans.

Attention !
Le salarié qui a perdu sa fiche de paie peut demander un double à l'employeur, mais aucune disposition légale n'oblige l'employeur à le transmettre.

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