Comment organiser une Assemblée Générale ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale    18/12/15    0
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Au cours de chaque exercice, le gérant d’une entreprise a l’obligation de convoquer au moins une fois les actionnaires ou associés en Assemblée Générale (AG) pour la définition des grandes lignes de fonctionnement et l’approbation des comptes. Cette formalité doit être remplie conformément aux dispositions statutaires et légales de la société. Voici les étapes et règles à respecter pour la réussite d’une AG.

Les dispositions à prendre avant de convoquer une AG

En fonction de la forme juridique de l’entreprise, le dirigeant ou le gérant doit arrêter les comptes et réaliser certains documents importants :

- Les comptes annuels composés de quatre documents : l’inventaire, le compte de résultat, le bilan et l’annexe ;
- Le rapport de gestion : ce document fait l’état des lieux général de la société. Il décrit sa situation au cours de l’exercice clôturé, son évolution, les grands évènements qui se sont déroulés entre la date de clôture de l’exercice et celle de la réalisation du rapport et, si possible, le montant de chaque dividende versé au cours des 3 derniers exercices.

Un mois avant la convocation de l’assemblée générale, le dirigeant doit mettre à la disposition des associés, au siège social, un dossier complet contenant les documents cités ci-dessus. Dans la majorité des cas, ils sont directement transmis directement au comité d’entreprise, aux associés et au commissaire aux comptes.

Quand faut-il convoquer une AG ?

Selon la législation française, les associés ou actionnaires doivent approuver les comptes de la société au cours d’une AG au plus tard dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Par exemple, si les comptes de la société sont clôturés le 31 décembre 2014, l’AG doit se tenir avant le 30 juin 2015. Toutefois, les dirigeants peuvent adresser une requête de prolongation de ce délai au président du tribunal de commerce. Le cas échéant, l’entreprise peut être sanctionnée pénalement.

Quel est le mode de convocation d’une assemblée générale ?

L’avis de convocation d’une assemblée générale doit être envoyé aux actionnaires ou associés, par lettre recommandée, au moins 15 jours avant la date fixée. Cependant, les statuts de l’entreprise peuvent prévoir un délai supérieur.

Dans l’avis de convocation, l’ordre du jour doit être clairement détaillé. Les actionnaires pourront donc poser leurs questions aux dirigeants par écrit. Ainsi, ils auront le temps de préparer les réponses avant le jour J. Attention, le non-respect de ces dispositions peut entrainer la nullité de l’AG.

Où peut-on convoquer une AG ?

Généralement, les statuts de société prévoient le lieu de tenue de l’assemblée générale. Si ce n’est pas le cas dans une société, les dirigeants sont libres de choisir un lieu. Par exemple, la salle de conférence de l’entreprise, un hôtel ou un chalet en campagne.

Quelles sont les personnes qui doivent assister à une AG ?

Les actionnaires ou associés de la société doivent être présents le jour de l’AG. Toutefois, un associé peut faire valoir ses droits en se faisant représenter par une tierce personne désignée et chargée de voter en son nom. Les dirigeants non associés peuvent aussi être présents. Dans certains cas, le commissaire aux comptes ou l’huissier désigné peuvent participer à l’AG pour constater la délibération. Ces possibilités doivent être mentionnées dans l’avis de convocation et dans les statuts de la société.

Les grandes lignes du procès-verbal (PV)

À l’issue d’une AG, un procès-verbal doit être dressé. Il doit contenir au moins :

- la date de l’AG ;
- le lieu de la rencontre ;
- l’identité et les qualifications du dirigeant ;
- l’identité de chaque actionnaire ou associé présent ou représenté, avec toutes les précisions sur le nombre d’actions ou de parts détenues ;
- le résumé de la réunion ;
- les rapports et documents soumis à l’assemblée ;
- la feuille de présence ;
- le résultat des votes et l’ensemble des résolutions adoptées.

NB : Au plus un mois après l’approbation des comptes annuels de l’entreprise par l’assemblée générale ordinaire, le rapport de gestion, le rapport du commissaire aux comptes et les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce de la ville ou du département.

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14 novembre 2014 6
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